5 astuces numériques pour rendre le travail à domicile plus facile et plus productif

Août
17, 2020

6 min de lecture

Les opinions exprimées par les contributeurs de Entrepreneur sont les leurs.

Cet article a été écrit par Mitchell Terpstra, un Entrepreneur NEXT propulsé par un expert Assemble. Voulez-vous pérenniser votre entreprise avec une expertise à la demande? Entrepreneur NEXT possède les solutions d'experts dont votre entreprise a besoin pour réussir sur un marché en évolution.

À l’ère de la pandémie, nous avons tous dû nous adapter à un monde où nous dépendons encore plus de nos outils numériques . Avec nos espaces de bureaux physiques sous clé, nous sommes encore plus à la merci des bizarreries et des tracas des logiciels de productivité et des services. Lorsque toutes nos communications sont en ligne, des inconvénients et désagréments mineurs peuvent s'additionner au cours de la journée pour nous priver de temps et d'énergie précieux.

Pour lutter contre cela, voici une liste de cinq hacks numériques pour garder nos journées de travail efficaces et productif. Il existe une gamme ahurissante de services numériques disponibles pour la productivité aujourd'hui, mais avec un peu de savoir-faire, nous pouvons nous assurer qu'ils nous font gagner du temps au lieu de le gaspiller.

1. Synchronisez tout …

Il fut un temps où la coordination des informations entre divers services numériques était un problème majeur, avec votre calendrier, carnet d'adresses, e-mails, documents et données répartis sur un certain nombre de services, dont peu pouvaient interface les uns avec les autres. Même au début de l’ère du smartphone il peut être difficile de s’assurer que les rendez-vous sur le calendrier de votre ordinateur portable correspondent à ceux de votre téléphone.

Il n'y a aucune raison d'avoir des maux de tête similaires en 2020. Si vous ne l'avez pas déjà fait, cela vaut la peine de configurer des comptes qui synchronisent automatiquement les données entre les appareils et les services. Google Microsoft et Apple proposent tous des services qui permettent à vos e-mails, calendrier, contacts et données de s'interfacer, mais si vous êtes prêt en confiant votre vie numérique à une méga-société (ou vous voulez simplement soutenir le petit gars), des concurrents comme Dropbox et Evernote ont considérablement étendu les fonctionnalités de leurs services de synchronisation Ces dernières années.

Aussi pratique et utile que soient les services de synchronisation modernes, maintenir nos données à jour dans tous les services, il y a aussi un inconvénient: lorsque nous nous engageons dans l'ensemble de services d'une entreprise, nous sommes à leur merci.

La crainte n'est pas tant que Microsoft ou Google vont soudainement cesser leurs activités, nous laissant bloqués. Au contraire, des pannes se produisent, et elles sont potentiellement débilitantes si nous avons conservé tous nos œufs numériques dans le même panier. De plus, plus nous sommes intégrés dans un ensemble de services, moins nous avons de chances de quitter ce service même si nous commençons à penser qu’il s’agit d’une mauvaise affaire.

Maintenez votre indépendance numérique en ayant un plan de sauvegarde. Il existe de nombreux services et appareils qui vous permettent de sauvegarder des fichiers, à distance, à l'aide de la technologie cloud ou sur un disque dur externe local. La mise en place de ce type de redondance garantit que vous ne serez jamais à la merci de Microsoft, Apple ou Google.

L'avenir du travail est ici – chez Entrepreneur NEXT nous construisez une manière plus intelligente d'embaucher les meilleurs experts. Épargnez-vous le temps perdu généralement dans des entretiens ennuyeux ou des présentations inutiles en agence – nous nous occuperons des détails de l'embauche pour vous.

3. Apprivoisez vos notifications.

Nos téléphones semblent être de petites machines génératrices d'efficacité, nous connectant à des collègues et des ressources et nous tenant à jour. Alors pourquoi avons-nous l'impression qu'ils nous coûtent constamment un temps précieux?

Votre téléphone est un vampire de l'attention vous tirant constamment hors de la tâche immédiate pour voir ce que pourrait être la dernière notification – sans parler du fait que, la moitié du temps, cette nouvelle notification est quelqu'un aimer une photo sur Facebook ou quelque chose de similaire sans importance.

La plupart des applications activent les notifications par défaut, vous laissant constamment soumis à des appels numériques à l'attention. Avez-vous vraiment besoin de vos notifications Instagram ? Vous ouvrirez éventuellement l'application et verrez quand même vos préférences et vos demandes d'amis. Est-il vraiment important de savoir à quel moment quelqu'un aime l'une de vos photos?

Parcourez vos applications et vérifiez les autorisations de notification. Désactivez tout ce qui n'attire pas votre attention sur des informations légitimement importantes. Soyez impitoyable. Vos applications vous pardonneront.

4. N'ayez pas peur de votre téléphone.

Même avec vos notifications sous contrôle, vous pourriez être tenté de regarder constamment votre téléphone. Il est tentant de décider de l’éteindre ou de le mettre dans un tiroir pendant des heures. Le problème avec ces mesures extrêmes est qu'il est peu probable que vous vous y teniez longtemps, car être entièrement sans votre téléphone semblera trop une limitation.

À la place, résolvez de vérifier les notifications de votre téléphone à intervalles réguliers, par exemple une fois toutes les 15 minutes. Pour beaucoup, même se limiter à vérifier leur téléphone toutes les cinq minutes réduira considérablement leur utilisation du téléphone. Lors de la vérification, répondez aux choses auxquelles vous devez répondre, puis reposez le téléphone.

Voici une bonne pratique: ne vérifiez rien sur votre téléphone, pendant le travail, que vous ne vérifieriez pas sur votre ordinateur portable professionnel. Vous développerez l'habitude de vérifier votre téléphone intentionnellement, avec un but, plutôt que par réflexe. Le gain de temps peut être considérable.

5. Oubliez le multitâche. Tâche en série avec objectif.

Il fut un temps où le «multitâche» était le plus gros mot à la mode dans la productivité numérique. La capacité des ordinateurs à gérer de nombreuses tâches différentes à la fois était censée libérer notre potentiel caché de productivité inégalée. Alors, pourquoi le multitâche nous laisse-t-il un sentiment dépassé et flou au lieu d'être productif?

La vérité est que si les ordinateurs peuvent gérer plusieurs tâches à la fois, notre cerveau ne le peut pas. Nous ne pouvons tout simplement pas diviser notre attention pour nous concentrer sur deux projets en même temps. Au lieu de cela, nous effectuons des tâches en série, passant rapidement d'une tâche à l'autre. Lorsque nous pensons que nous sommes multitâches, nous sautons simplement d’un projet à l’autre, empêchant ainsi le type de détermination et d’attention concentrée que le vrai travail exige.

Au lieu de faire des tâches en série sans réfléchir, vous coûter du temps sans générer beaucoup de travail, tâche en série avec un but. Avoir un plan. Lorsque vous vous asseyez pour travailler, décidez exactement comment vous souhaitez répartir vos tâches pour la journée.

Si vous prévoyez de passer d'un projet à l'autre, ayez une justification spécifique pour le faire. Et rappelez-vous qu'essayer d'effectuer plusieurs tâches à la fois ne vous rend pas plus productif, mais vous rend simplement plus confus et flou.

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