4 façons de réviser vos habitudes de messagerie et reprendre votre temps

16 avril 2018

5 min de lecture

Château dans le ciel. Rêve de pipe. Paradis de fou. Ils signifient tous un fantasme inatteignable, et pour beaucoup, c'est l'idée d'atteindre finalement «boîte aux lettres zéro».

Chaque jour de semaine aux États-Unis, les cols blancs passent environ 5,4 heures un sondage Adobe Campaign. Plus que tout autre groupe d'âge, les personnes âgées de 18 à 34 ans ont tendance à consulter leurs courriels pendant leurs entraînements, tout en mangeant avec des amis et même en conduisant.

Alors, pourquoi le courriel est-il si «épatant»? D'une part, le courrier électronique établit l'ordre du jour selon l'heure d'arrivée, et ce n'est pas un moyen précis et efficace de trier les tâches, explique Dan Ariely, professeur de psychologie et d'économie comportementale à l'Université Duke. Les notifications en temps réel ne sont pas non plus efficaces, car elles servent souvent de distractions par rapport au travail à effectuer. Étant donné que les gens consultent souvent leurs courriels pendant leurs déplacements, ils ont tendance à lire chaque message plusieurs fois avant d'avoir le temps d'y répondre plus tard.

La bonne nouvelle: "Inbox zero" est possible. pour une productivité accrue. Voici votre guide pour réorganiser votre stratégie de courrier électronique.

1. Pensez à un courriel comme un courrier postal.

Imaginez que vous receviez un courrier postal toutes les quelques minutes et que vous ouvriez chaque lettre immédiatement. Inefficace, non? La façon dont le courrier normal fonctionne, les gens reçoivent un lot par jour, ce qui signifie qu'ils le vérifient une fois et prennent immédiatement des décisions sur ce qu'il faut jeter et sur ce qu'il faut marquer.

«Nous ne traitons pas les courriels de cette manière», explique Peter Bregman , auteur de 18 Minutes: Trouvez votre concentration, maîtrisez la distraction, et faites ce qu'il vous faut . "Nous le faisons comme si le facteur assis juste là et vous tape sur l'épaule chaque minute et sonne une cloche dans votre oreille."

Encore pire, imaginez ouvrir un courrier, le lire, le refermer, retourner Il dit au facteur: «Rends-le moi un peu», dit Bregman. C'est essentiellement ce que nous faisons quand nous lisons un courriel sur le pouce sans avoir le temps de répondre.

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2. Tenez-vous-en aux sessions d'e-mail planifiées et désactivez les notifications.

La première étape pour modifier votre stratégie d'e-mail consiste à arrêter la vérification en temps réel. Engagez-vous à ouvrir votre boîte de réception pas plus de trois fois par jour – au début, au milieu et à la fin de la journée. Lorsque vous vérifiez votre courrier électronique, faites-le en toute connaissance de cause – asseyez-vous, concentrez-vous et accordez toute votre attention.

Tout d'abord, effacez tout ce que vous pouvez, explique Joseph R. Ferrari, professeur de psychologie à DePaul University. Répondez à tout ce que vous pouvez immédiatement, archivez les messages que vous devez conserver dans les dossiers correspondants, puis fermez votre boîte de réception jusqu'au prochain moment prévu.

Pour que cette stratégie fonctionne, assurez-vous que votre boîte de réception est toujours fermée. fois vous avez prévu. Cela signifie pas de notifications, soit – désactiver les alertes de nouveaux messages et les badges d'icônes sur votre téléphone. De cette façon, vous ne serez pas tenté de vérifier vos e-mails entre les sessions planifiées.

3. Profitez des filtres de boîte de réception.

Ariely trie son email de quatre manières différentes: "Maintenant", "Quotidien", "Hebdomadaire" et "Un jour" – et il définit les règles de boîte de réception pour les expéditeurs. section. Par exemple, les messages de The New York Times peuvent être placés dans un dossier quotidien, alors qu'il peut consulter les promotions Amazon et les avis de livraison hebdomadaires – mais Ariely vérifie seulement sa section «One Day» sur les vols ou temps d'arrêt supplémentaire.

Configurez vos propres filtres. Dans Gmail, recherchez simplement quelque chose dans votre boîte de réception – par exemple, le nom d'un investisseur. Ensuite, cliquez sur "Plus", "Créer un filtre avec cette recherche", puis choisissez ce que vous souhaitez que le filtre fasse (comme envoyer l'email de l'investisseur dans votre dossier "Maintenant"), enfin cliquez sur "Créer un filtre". permet de gagner du temps et de l'énergie puisque vous pouvez diriger votre attention selon l'urgence du message.

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4. "Toujours être en train de fermer."

"Ils disent à propos des vendeurs:" Soyez toujours fermés ", dit Bregman. "Vous devriez penser à votre email de la même manière. Que dois-je faire pour répondre à un courriel afin de ne pas créer sept autres courriels pour 25 autres personnes? »

Cela pourrait être décrocher le téléphone et appeler quelqu'un plutôt que d'aller et venir plusieurs fois pour planifier une réunion. Cela pourrait signifier retirer des destinataires inutiles d'un fil de discussion, ou mettre définitivement fin à la conversation une fois les objectifs atteints. Soyez intentionnel avec chaque message que vous envoyez, et ayez toujours le même objectif en tête – éviter les va-et-vient inutiles.

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