4 éléments constitutifs d'un processus d'intégration à distance réussi des employés

Août
30, 2021

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Après la pandémie catastrophique de 2020, cette année donne de l'espoir aux professionnels et aux organisations du monde entier. Les entreprises mettent en œuvre de nouvelles tendances et pratiques pour s'assurer que leurs processus commerciaux ne sont pas entravés à l'avenir.

L'une de ces pratiques est celle de l'intégration d'employés distants.

Bien que la tendance au travail à distance soit arrivée il y a de nombreuses années, elle a explosé au cours des deux dernières années. En tant que professionnels, nous étions obligés de travailler à domicile et les entreprises devaient recourir à des espaces de travail virtuels. Les responsables RH n'avaient d'autre choix que d'intégrer les employés à distance.

Cependant, l'approche de l'intégration à distance n'est pas la même que l'intégration traditionnelle. Une organisation doit revoir ses stratégies d'intégration pour gérer les employés travaillant à distance. Comme ces employés n'interagiront pas physiquement avec leurs pairs et leurs managers, il devient encore plus difficile pour les responsables RH d'assurer un processus d'intégration fluide et efficace.

Par conséquent, il est important pour une organisation de mettre en place de nouveaux plans pour l'intégration des employés à distance en 2021.   

Avant d'aborder les principaux piliers d'un processus d'intégration des employés pour la main-d'œuvre à distance, comprenons les avantages de l'intégration employés à distance.

Bien que les deux dernières années aient confronté les organisations à plusieurs défis, travailler avec des employés à distance a ses propres avantages. Voici quelques-uns des avantages de l'intégration d'employés distants dans votre organisation.

Aucune restriction géographique  

L'embauche et l'intégration sur site limitent souvent les choix d'une organisation en ce qui concerne l'emplacement des employés. Cependant, lorsque vous avez des employés travaillant à distance, vous pouvez embaucher des employés travaillant de n'importe quel coin du monde. Cela vous aide à ajouter de la diversité à votre équipe et vous évite de faire des compromis sur les talents simplement en raison de la situation géographique des employés.

Grâce à la numérisation, l'intégration à distance vous permet de former une équipe véritablement mondiale et d'intégrer efficacement des employés dévoués du monde entier.

Amélioration de la collaboration  

La collaboration est la clé de la gestion de plusieurs processus métier au sein d'une organisation. Lors de l'intégration d'employés distants, utilisez toujours des plateformes collaboratives en ligne qui vous aident à vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

Cela améliore la collaboration entre les nouveaux employés au sein et entre les différents services, car ils affichent tous les mêmes tableaux de bord, accèdent à la même base de données et communiquent sur la même plate-forme.

Économiser de l'argent  

Le processus d'intégration à distance évite à une organisation de dépenser une fortune pour organiser des programmes d'orientation sur site, installer de nouveaux bureaux, fournir des appareils dédiés et plusieurs autres dépenses de bureau. Techniquement, tout ce dont vous avez besoin pour intégrer des employés distants est une connexion Internet stable et des ressources essentielles pour les nouveaux employés.

De plus, les processus d'intégration à distance aident les organisations à réduire les coûts de formation encourus lors de l'embauche de formateurs dédiés à chaque fois qu'un nouvel employé rejoint l'équipe. Les responsables des ressources humaines peuvent faciliter une formation virtuelle rationalisée et automatisée en fournissant aux nouveaux employés toutes les ressources de formation nécessaires.

Suivi efficace des progrès  

Les premières semaines qu'un employé passe dans votre organisation nécessitent un suivi régulier et efficace. Cela vous aide à vérifier l'efficacité de votre processus d'intégration.

Lorsque vous embarquez des employés à distance, vous pouvez suivre leurs progrès et leur travail sur une plate-forme centralisée. Comme la plupart des tâches impliquent l'utilisation de plateformes collaboratives en ligne, il devient plus facile pour les chefs d'équipe et les gestionnaires de surveiller le travail effectué par les nouveaux employés en temps réel.

Cela permet aux responsables des ressources humaines d'évaluer dans quelle mesure ils ont intégré les employés et de prendre des décisions cruciales.

Connexe : 3 conseils pour diriger une équipe distante à croissance rapide

Une flexibilité et une commodité accrues  

Les besoins des employés ont considérablement changé au cours de temps. En 2021, les employés préfèrent des horaires de travail flexibles et un confort optimal dans l'accomplissement de leurs tâches. Tant que le travail est fait, ils préfèrent travailler dans des conditions flexibles.

Le processus d'intégration à distance offre à vos employés la flexibilité et le confort qu'il est impossible de leur fournir s'ils travaillaient sur site. Au lieu de s'habiller tôt le matin et de se rendre au travail, l'intégration à distance permet aux employés de rejoindre leur nouvelle entreprise tout en profitant du confort de leur foyer.

Cela empêche les responsables RH de s'assurer que les nouveaux employés sont à l'aise dans leur nouvel espace de travail. De plus, un niveau de confort décent permet aux nouveaux employés de donner le meilleur d'eux-mêmes, augmentant ainsi leur productivité et leur engagement dans votre organisation.

Quatre éléments constitutifs d'un processus d'intégration des employés pour les employés à distance  

Seamless Employee Support  

Les nouveaux employés sont souvent confus et ont plusieurs doutes au cours des premières semaines de leur intégration dans une nouvelle organisation. Ils peuvent avoir quelques questions au fur et à mesure qu'ils comprennent les choses et s'adaptent au nouvel environnement de travail. L'organisation doit fournir un soutien continu aux nouveaux employés lors de leur intégration dans une telle situation.

Le travail à distance augmente encore le besoin et l'importance de l'assistance aux employés, car vos employés n'ont pratiquement pas d'autres options que votre centre de services.

Il est toujours conseillé à une organisation de mettre en œuvre un service d'assistance aux employés moderne pour tirer parti de son processus d'intégration des employés. Ces centres de services sont alimentés par l'IA et offrent une assistance personnalisée à vos employés, quel que soit le service dans lequel ils travaillent.  

Les responsables des ressources humaines peuvent utiliser les centres de services modernes pour envoyer des e-mails personnalisés à tous les nouveaux employés lors de leur premier jour de travail. Ces e-mails peuvent contenir des informations essentielles telles que les coordonnées des membres de l'équipe, les identifiants de connexion aux plateformes collaboratives, les politiques de l'entreprise, les rôles et responsabilités et toutes les autres informations pertinentes.

De plus, ces services d'assistance aux employés utilisent l'IA conversationnelle pour éliminer l'utilisation d'agents de support dès le premier niveau de support. Ils emploient des chatbots IA qui assistent vos employés et interagissent avec eux jusqu'à ce que leurs problèmes soient résolus.

L'approche traditionnelle de l'assistance aux employés n'est plus pertinente pour l'intégration des employés à distance car elle leur fournit des solutions génériques et différées. Les centres de services basés sur l'IA comprennent le contexte des problèmes soulevés, analysent la base de connaissances de l'entreprise et développent des solutions adaptées spécifiquement à l'employé concerné.

La mise en œuvre de centres de services modernes rend l'intégration des employés distants plus facile et plus efficace. Il fournit un soutien holistique aux nouveaux employés sans rechercher le même sur différentes plates-formes.

Un plan d'intégration révisé  

Les organisations commettent souvent l'erreur de mettre en œuvre le même plan d'intégration pour les employés distants que pour les employés sur site. À mesure que le mode de travail change, il devient nécessaire de changer l'approche d'intégration des employés.

Une organisation doit traiter le processus d'intégration des employés comme tout autre projet à réaliser sur une période plus longue. Assurez-vous de créer un nouveau plan ou d'apporter des modifications importantes au plan existant pour l'intégration des employés à distance. Avoir des objectifs bien définis à atteindre sur une période précise.

Il est également conseillé de fixer des jalons spécifiques à atteindre pour mesurer l'efficacité du processus d'intégration. Un plan d'intégration bien défini et holistique permettra à votre responsable des ressources humaines de traiter les employés distants de manière plus rationalisée.

Faire en sorte que les employés se familiarisent avec leurs équipes avant le premier jour  

Il est difficile pour un responsable des ressources humaines d'établir une relation entre le nouvel employé et son équipe lorsqu'il travaille à distance. Il est donc conseillé de familiariser les nouveaux collaborateurs avec leurs équipes avant leur premier jour de travail. Cela leur évitera de prendre du temps pour construire leur équipe une fois qu'ils seront à bord et qu'ils travailleront.

Les responsables des ressources humaines organisent souvent des réunions virtuelles entre les nouveaux employés et leurs responsables du recrutement avant leur date d'embauche. De plus, toute la documentation RH est faite plus tôt pour éviter toute distraction une fois que les employés ont commencé à travailler.

Lorsque vous vous engagez avec vos employés avant leur premier jour et que vous les familiarisez avec l'équipe avec laquelle ils travailleront, cela les aide à se sentir plus à l'aise lorsqu'ils commencent officiellement à travailler. Une organisation doit se concentrer sur la communication et la collaboration tout en traitant l'intégration des employés distants.

Surveillance et retour d'informations réguliers  

Pour que l'intégration à distance soit un succès, les organisations doivent surveiller leurs progrès. Il est bon que les responsables RH gardent un œil sur la façon dont ils s'adaptent à leur nouvel environnement de travail. Assurez-vous de garder à l'esprit le plan d'intégration tout en surveillant les progrès pour faire correspondre les résultats aux objectifs.

En outre, une organisation doit demander des commentaires honnêtes et détaillés aux employés sur leur expérience avec l'organisation. Cela aide la direction à renforcer les processus qui fonctionnent et à améliorer ceux qui ne fonctionnent pas.

Connexe : Votre processus d'intégration est-il interrompu ? Voici comment y remédier

Ce sont quelques-uns des éléments clés du processus d'intégration d'un employé lors de l'embauche d'employés à distance. Le respect de ces processus aide les responsables RH à assurer une intégration fluide et sans tracas, augmentant ainsi le taux d'engagement et la productivité de l'organisation.