3 façons dont la technologie peut moderniser les dépenses des employés du gouvernement

Tout en restructurant constamment l'économie mondiale, la technologie a permis aux employés et aux entreprises de fonctionner plus efficacement. En dépit de ses avantages évidents, l’adoption de nouvelles technologies par les gouvernements des États et les administrations locales a été un peu lente.

Bien que des ressources limitées ou des restrictions réglementaires puissent constituer des raisons valables de ne pas évoluer, 47% des employés des gouvernements des États et des administrations locales ont répondu [19459004à] ] Enquête de GCN cela est dû à un manque de hiérarchisation des priorités par les dirigeants. Mais plus choquant encore, 80% des personnes interrogées dans le même sondage ont déclaré que leur agence n'était pas disposée à adopter une solution basée sur le cloud.

Les anciens processus devenant de plus en plus frustrants pour les employés, les agences nationales et locales sont maintenant faire face à des pressions croissantes pour adopter des technologies plus modernes telles que les applications cloud intelligentes l'analyse de données et le logiciel en tant que service (SaaS).

Parce qu'il est impossible de l'ignorer et qu'il est essentiel de s'y attaquer, les CFO du Les niveaux étatique et local recherchent des solutions.

Les problèmes de dépense initiés par les employés sont résolus grâce à la technologie

La deuxième dépense la plus importante des employés après la masse salariale, la dépense initiée par les employés est l'un des aspects transactionnels les plus importants des dépenses du gouvernement. Cependant, l'enquête de GCN a révélé que seulement 16% des employés du secteur public ont déclaré avoir accès à des systèmes en nuage basés sur le Web pour la soumission de dépenses. En fait, 40% des employés du secteur public utilisent toujours un stylo et du papier, rendant les dépenses difficiles à suivre, sujettes aux erreurs et vulnérables aux risques.

Mais la technologie peut aider à remédier à ces problèmes récurrents. Matt Gibbons, directeur principal des ventes auprès du gouvernement et des sous-traitants chez SAP Concur, a évoqué l'utilisation de la technologie comme solution: «L'automatisation des processus internes et le recours à des solutions basées sur le cloud constituent un moyen simple et efficace d'améliorer la transparence et de rediriger les efforts vers les citoyens. programmes, ce qui est essentiel pour les gouvernements d’État et les administrations locales aux budgets serrés. ”

Un meilleur contrôle et une réduction des dépenses: ce n’est qu’un des domaines dans lesquels la technologie peut aider à automatiser les dépenses.

Comment la technologie peut révolutionner Le processus de gestion des dépenses de vos employés

Les économies de coûts, l'évolutivité et une sécurité améliorée peuvent aider les agences à se concentrer sur des initiatives stratégiques plutôt que d'approuver des dépenses. Mais comment le logiciel de dépenses réalise-t-il cela? Automatisez le processus, collectez les données et commencez à mettre à profit les informations utiles.

1. Contrôlez les dépenses des employés, réduisez les coûts

Les employés dépensent plus d'argent, dans plus de catégories de dépenses, en utilisant plus de méthodes de paiement que jamais auparavant. C’est d’autres fournisseurs et fournisseurs de surveiller et d’approuver davantage de méthodes de paiement pour approuver et enregistrer. Comment est-il possible de suivre la multitude de données en croissance dans le secteur des dépenses? Surtout lorsque les papiers et les reçus commencent à s'accumuler et que vous ne parvenez pas à localiser ce rapport de dépenses…

Une technologie qui permet de gérer les dépenses engagées par les employés peut éliminer le papier et permettre aux employés d'entrer, de suivre et de gérer facilement et des frais d'audit en quelques clics. Avec une application mobile, vous pouvez facilement gérer vos dépenses à tout moment, n'importe où, ce qui vous permet de gagner du temps et d'améliorer la satisfaction de vos employés. Prenez des photos de reçus n'importe où et générez automatiquement des dépenses pour permettre aux employés de retrouver le temps qui leur convient et ainsi pouvoir recommencer à faire ce qu'ils font le mieux.

Arrêtez de chercher des reçus en papier. Rationalisez la technologie des dépenses, des déplacements et des factures pour mieux gérer les dépenses des employés:

• Automatisez les dépenses de la réception au remboursement
• Gérez les dépenses de manière proactive avec l'automatisation AP
• Transformez les données des dépenses des employés en informations exploitables
• Réduisez les coûts et identifiez le gaspillage

2. Augmenter la productivité, atteindre l'évolutivité

Le suivi manuel des données relatives aux dépenses des employés est lent et fastidieux. GCN a constaté que plus de 80% des répondants du secteur public ont déclaré qu'il faut au moins deux semaines pour que les dépenses soient approuvées. Dans la main-d’œuvre moderne d’aujourd’hui, deux semaines, c’est assez long. La technologie modifie les attentes quant à la manière dont le travail est effectué et il ne s’agit pas que des natifs numériques. Désormais, toutes les générations sont habituées et attendent des expériences de travail simples et faciles à utiliser.

Que ce soit sur la route ou au bureau, les technologies mobiles automatisées peuvent contribuer à améliorer la satisfaction de vos employés et à augmenter votre productivité. Les technologies automatisées de budget, de dépenses et d'audit peuvent traiter rapidement les données relatives aux dépenses des employés et vous avertir de toute transaction suspecte, tout en maîtrisant votre budget afin d'éviter les dépenses excessives. Parallèlement, les employés en déplacement peuvent activement mettre à jour leurs nouvelles dépenses via des appareils mobiles et recevoir leurs remboursements plus rapidement. Les itinéraires mobiles peuvent aider les employés à rester à jour, à l'heure et en sécurité lorsque les plans tournent mal

Transformez votre productivité avec la technologie dans les trois domaines suivants:

Prévisions budgétaires et stratégie

• consolider les données pour obtenir une vision globale des dépenses des employés
• Contrôler et ajuster le budget en fonction des besoins de l'entreprise
• Améliorer la précision et l'actualité des dépenses

Suivi des dépenses des employés

• Classer et cartographier automatiquement les dépenses en fonction des images de réception
• Rationaliser la gestion des dépenses
• Appliquer la conformité aux règles
• Rembourser plus rapidement les employés et améliorer l'expérience utilisateur

Audit des règles et des dépenses

• Certifiez instantanément chaque dépense en fonction de votre propre stratégie
• dépenses avant remboursement
• Assurez-vous que tous les employés sont en conformité avec des auditeurs indépendants

3. Réduire FW & A, améliorer la sécurité financière

Les agences qui suivent manuellement les dépenses sont encore plus exposées à la fraude, au gaspillage et aux abus (FW & A). Contrairement à la technologie, les êtres humains peuvent commettre des erreurs et avoir des opinions biaisées sur les dépenses non conformes à la politique de dépenses. En 2018, l'Association des examinateurs certifiés en fraude (ACFE) [1945915] a constaté que 18,7% des fraudes commises par des employés se produisaient dans des entités gouvernementales, ce qui coûtait 180 000 dollars à chaque fois que cela se produisait.

toujours méchant. Parfois, cela est dû à la complexité des politiques de voyage du gouvernement, qui sont souvent difficiles à comprendre même pour les voyageurs les plus expérimentés. L'inspecteur général [1945916] du DoD a signalé des preuves de ce type de gaspillage en 2016, invoquant des pertes totales de 458 millions de dollars imputables à des paiements irréguliers versés en 2014.

La technologie des relevés de dépenses permet de détecter des problèmes de fraude et de conformité dans des conditions quasi réelles temps. En analysant 100% des rapports de dépenses, l’intelligence artificielle peut aider à réduire de 60% les erreurs relevées dans les rapports de dépenses et à capturer 10 fois plus d’erreurs et de fraudes, en détectant des schémas et des anomalies impossibles à détecter. Il peut même identifier les accidents par rapport aux intentions malveillantes, ce qui vous permet d'isoler les récidivistes de la majorité des utilisateurs ayant parfois des réclamations accidentelles. Exécution cohérente de l'application des politiques dans l'ensemble de l'agence

Simplifiez les problèmes de dépenses des employés

Optimisez votre contrôle, votre efficacité et votre transparence grâce à la technologie en nuage modernise vos processus de dépense, de déplacement et de facturation.

Cette technologie offre aux organismes gouvernementaux une surveillance et un contrôle accrus des dépenses engagées par les employés. Le flux de travail est simplifié grâce à un système basé sur le cloud qui gère efficacement l'intégralité du processus de dépense, de la demande de dépense au rapprochement dans un flux de travail automatisé – amélioration de la précision, réduction du temps de remboursement, et possibilité pour le personnel de se concentrer sur la mission de l'agence.

être configurés pour appliquer les politiques réglementaires et des agences et pour créer des rapports garantissant la conformité et le suivi des dépenses, contribuant ainsi à réduire ou à éliminer les FW & A La plate-forme ouverte se connecte facilement aux systèmes ERP, aux ressources humaines et à la comptabilité pour consolider les données de dépenses en un seul processus connecté.

Vous recherchez davantage? En savoir plus sur les solutions de modernisation des dépenses des employés de SAP Concur pour la modernisation des dépenses des employés.

Pourquoi l'IA, l'apprentissage automatique, les aperçus prédictifs et les assistants numériques sont-ils devenus les nouveaux outils indispensables de Des directeurs financiers novateurs pour améliorer les performances de l'entreprise? Regarder la webémission du 6 novembre.

Cet article est paru dans la salle de rédaction de SAP Concur et est republié avec autorisation.

Suivez SAP Finance en ligne: @SAPFinance (Twitter) | LinkedIn | Facebook | YouTube

<! – Commentaires ->