3 astuces intelligentes pour gérer avec succès les équipes distantes

Juillet
23, 2020

7 min de lecture

Les opinions exprimées par les contributeurs de Entrepreneur sont les leurs.

Cet article a été écrit par Mitchell Terpstra, un Entrepreneur NEXT propulsé par un expert d'Assemble . Si vous cherchez à franchir la prochaine étape dans votre entreprise, nous vous encourageons à consulter Entrepreneur NEXT propulsé par Assemble .

Considérez un instant le neuf à cinq, butts-in sièges paradigme de la vie professionnelle américaine. D'où vient-il?

La première vague de la révolution industrielle a décollé dans les usines textiles de Grande-Bretagne au 18e siècle. Il fallait des travailleurs pour faire fonctionner des métiers à tisser qui filaient le coton, le lin ou la laine à grande échelle en fil utilisé pour fabriquer des vêtements, des tapis, des tissus d'ameublement et d'autres produits.

La productivité dépendait des corps humains se rassemblant sous un même toit et s'occupant des machines. La dextérité humaine ou la prise de décision était nécessaire pour aider les machines à générer un rendement maximal tout en supervisant le contrôle de la qualité. Cela est devenu l'arrangement par défaut pour de nombreux secteurs de l'industrie.

De nos jours, ce script est inversé. En dehors du secteur manufacturier, la plupart des travailleurs n'ont plus besoin de se rassembler entre les mêmes quatre murs pour s'occuper de grosses machines encombrantes. En fait, les outils numériques d’aujourd’hui, plutôt que d’exiger de la présence, libèrent largement les employés du besoin de se retrouver sous un même toit. Bienvenue sur le lieu de travail dispersé.

Avant COVID-19, environ 5 pour cent des Américains employés travaillaient à domicile ou à distance. Au plus fort de la pandémie, ce pourcentage est passé à 62% .

De plus, trois sur cinq ont déclaré vouloir continuer à travailler à distance, si

Si vous êtes un entrepreneur qui se retrouve soudainement responsable de la gestion d'une équipe distante d'employés, voici trois domaines sur lesquels vous concentrer pour préparer votre équipe au succès.

1. Communiquer, communiquer, communiquer.

La communication représente plus de 90% de la gestion d'équipes distantes . Cependant, les membres de l'équipe travaillant à l'extérieur d'un espace de travail commun, de nombreuses méthodes de communication sont soudainement abandonnées.

Les rappels post-it, les conversations à la porte du bureau, les mises à jour des interphones téléphoniques, les tables rondes ad hoc et des dizaines d'autres petites méthodes de communication en personne ne sont plus des options disponibles. Sans toutes ces options à votre disposition, la communication peut parfois devenir aléatoire ou imprudente, ce qui permet aux hypothèses de remplacer une direction claire dans l'esprit des membres de votre équipe et de faire dérailler les projets.

Au fur et à mesure que les membres de votre équipe passent au travail à distance, vos méthodes de communication devront également s'adapter. Reconnaissez l'importance de rationaliser vos communications afin que la transmission des informations importantes soit aussi efficace que possible, que les membres de l'équipe restent au courant des projets et que chacun se sente responsable sans être complètement submergé par un déluge d'appels, de courriels, de chats et

De même, de nombreux managers frustrent souvent les membres de l'équipe en choisissant une méthode de communication inappropriée. Nous avons tous entendu la plainte "réunion qui aurait pu être un e-mail". Évitez d’être ce chef d’équipe en pensant que s’agit-il principalement d’une diffusion d’informations explicites? Allez avec l'email. Ou est-il nécessaire de faire des allers-retours importants pour générer des idées et parvenir à un consensus? Mieux vaut aller avec une conférence téléphonique ou un chat vidéo. Un avantage spécifique du chat vidéo est la possibilité pour les membres de l'équipe de détecter les nombreux indices non verbaux qui sont absents de la communication écrite.

D'un autre côté, l'un des avantages du courrier électronique est la possibilité d'archiver les messages importants, de rechercher par mots-clés et récupérer si nécessaire. Cependant, des applications gratuites comme Otter apportent également cette fonctionnalité aux conférences téléphoniques. Otter peut enregistrer les conversations vocales de votre équipe et fournir des transcriptions automatisées basées sur ces enregistrements, donnant aux membres de votre équipe un document consultable pour récupérer les informations clés plus tard, quand ils en ont besoin.

2. Assurez-vous que votre équipe dispose de ressources adéquates.

Dans votre entreprise, quelle part du premier jour ou de la première semaine des nouveaux employés est généralement consacrée à leur présenter toutes les ressources, l'équipement et le personnel utile? Des chaises de bureau ergonomiques aux casse-croûte à faire soi-même, les premiers jours de travail ont l'aura excitante d'une séance de démonstration à l'école élémentaire.

Pourtant, toute cette réflexion sur les ressources tend à sortir par la fenêtre avec la télécommande. travailleurs . Certes, une partie de l'avantage des travailleurs à distance est de réduire les coûts, y compris sur les espaces de bureau et les ressources connexes. Et, bien sûr, cela ne signifie pas que vous devez expédier une machine à expresso coûteuse à chacun de vos travailleurs à distance. Mais leurs obstacles au succès sont vos obstacles. Une partie de vos vérifications avec les membres de l'équipe doit être de vous assurer qu'ils disposent de tous les outils dont ils ont besoin pour faciliter le flux de travail et réaliser le meilleur travail dont ils sont capables. Leur demander de réfléchir à leur flux de travail et d'identifier les blocages à la productivité peut indiquer clairement quelles ressources peuvent être en ordre.

Il est également important de considérer qu'il peut y avoir une différence entre vos travailleurs à distance plus expérimentés et les membres de l'équipe qui ont été renvoyés. dans le travail à distance pour la première fois en raison du COVID-19. Ces derniers n'ont peut-être pas l'habitude de penser à structurer leur propre espace de travail pour le confort, la productivité et le flux de travail.

Ce n'est peut-être pas pour les installer avec leur propre bureau debout. Cela pourrait être aussi simple que de placer leur ordinateur au-dessus d'une pile de livres. Même de petites améliorations, comme un amplificateur Wi-Fi, des écouteurs antibruit ou une meilleure caméra s’ils présentent à des clients en votre nom, peuvent faire une énorme différence.

3. Favorisez l’esprit d’équipe.

Regardons les choses en face: les gens veulent appartenir. Particulièrement pour les Américains, le travail est l'un des principaux moyens par lesquels nous choisissons de nous définir et où nous recherchons un sentiment d'appartenance. De nombreux psychologues ont souligné que les employés ont tendance à continuer à travailler pour les entreprises lorsqu'ils ont des relations positives avec leurs collègues, et que la productivité augmente également souvent.

Ce sentiment d'appartenance se complique lorsque les collègues sont dispersés et que des interactions en face à face significatives sont possibles. sont minimisés. Même les moments les plus ringards du lieu de travail – les célébrations d’anniversaire obligatoires, les pow-wow des refroidisseurs d’eau, la ruée vers les beignets gratuits dans la salle de repos, etc. – contribuent fortement à donner aux gens le sentiment d’être à leur place.

Sans ces possibilités de connexion, le travail à distance augmente la probabilité que les membres de l'équipe se sentent isolés les uns des autres et moins alignés sur la mission de l'organisation. En fait, selon le rapport «State of the Remote Report » de Buffer la solitude était la deuxième réponse la plus citée par les personnes interrogées sur leurs difficultés à travailler à distance.

Pour maintenir vivant ce sentiment de camaraderie qui aide les équipes à bien travailler ensemble, les chefs d'équipe devraient créer des opportunités pour les membres de l'équipe de s'épanouir dans des interactions distantes sur le lieu de travail. Les interactions sur le lieu de travail à distance échouent souvent à être tout le travail, tout le temps.

Les chefs d'équipe devraient créer des canaux où les collègues peuvent interagir à un niveau plus personnel, peut-être pour partager des intérêts communs, établir des relations mentor-mentoré utiles ou célébrer des étapes importantes.

Si la main-d'œuvre est répartie entre les employés de bureau et les travailleurs à distance, gardez à l'esprit que les travailleurs à distance peuvent se sentir comme des employés de seconde zone, uniquement là pour soumettre les tâches terminées. Pensez à leur donner plus de rôles de leadership pour équilibrer ce sentiment d'importance perçu, même inexact, aux yeux de l'organisation.

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