10 façons de gérer votre équipe pour les jours d'absence du bureau

Il n'est pas surprenant que les absences au travail aient augmenté en 2020 alors que le monde fait face à une pandémie mondiale dévastatrice. Et les effets se font encore sentir alors que nous approchons de la fin de 2021. Une analyse des données du marché du travail fédéral par USA TODAY montre que les travailleurs se sont davantage portés malades en 2020 qu'à tout autre moment au cours des deux dernières décennies.

L'enquête a révélé que 1,5 million de personnes devaient s'absenter du travail chaque mois en raison de leur « propre maladie/blessure/problèmes médicaux. En outre, un quart de million de personnes par mois s'absentent du travail en raison de problèmes de garde d'enfants, soit une augmentation de 250 % par rapport à 2019.

« Certainement, les quarantaines et les maladies dues au virus ont entraîné une augmentation des absences, tout comme les défis pour les parents qui travaillent. qui se sont retrouvés à jouer le rôle d'enseignant, d'éducatrice et d'employée », explique Colleen Madden, porte-parole de Challenger, Gray & Christmas, une entreprise d'outplacement qui aide à la recherche d'emploi, au coaching de cadres et à la restructuration d'entreprise. « Tous ces facteurs de stress ont probablement causé un épuisement professionnel chez de nombreux travailleurs, ce qui conduit également à l'absentéisme ». En 2019, le nombre le plus élevé de travailleurs de cette catégorie en un seul mois était de 1,27 million. En moyenne, 2,5 millions de personnes étaient employées dans cette catégorie par mois en 2020.

De plus, la pandémie a accéléré les tendances du travail à distance ou hybride. Une enquête Upwork prévoit que d'ici 2025, 36,2 millions d'Américains travailleront à distance, soit une augmentation de 87% par rapport aux niveaux d'avant la pandémie. Aussi, une enquête Slack montre que 72% des travailleurs préfèrent le modèle hybride.

Si vous gérez votre équipe, ce n'est pas tout. En plus de jongler avec l'absentéisme et les horaires flexiblesvous devez également gérer les demandes de congés et les pannes – qui peuvent voir une légère augmentation tout au long de la saison des vacances.

Mais, que se passe-t-il lorsque vous tomber malade, prendre des vacances ou simplement avoir besoin d'une journée pour régler des problèmes personnels ? Eh bien, voici dix façons dont vous pouvez toujours gérer votre équipe pendant ces jours d'absence.

1. Utilisez votre calendrier.

Si vous savez à l'avance que vous ne serez pas au travail, vérifiez votre calendrier. Par exemple, disons que vous avez un rendez-vous chez le dentiste. Mais, c'est le même jour qu'une réunion d'investisseurs. Pour éviter les conflits de calendriervous souhaiterez peut-être reprogrammer votre visite chez le dentiste.

Ou, vous souhaitez peut-être une journée supplémentaire à passer avec votre famille pendant les vacances. Cependant, vous remarquez que vous êtes déjà en sous-effectif ce jour-là. En tant que tel, vous pouvez changer de jour ou simplement donner un jour de congé à tout le monde.

Une autre utilisation de votre calendrier ? Lorsque vous êtes absent du bureau, vous pouvez définir un message d'absence du bureau qui inclut :

• Quand vous serez absent du bureau.
• Une raison rapide expliquant votre absence.
• Le nom et les coordonnées des membres de l'équipe qui peuvent vous aider pendant votre absence.

Si vous n'avez jamais fait cela auparavant, voici Comment définir un message d'absence du bureau dans Outlook et Comment faire Définir un message d'absence du bureau dans Google Agenda

2. Planifiez à l'avance comme un enseignant.

Que ce soit connu à l'avance ou à la dernière minute, les enseignants sont toujours préparés. Dans ce cas, avoir un plan pour l'enseignant suppléant afin que la classe continue de fonctionner correctement. Bien que cela puisse sembler une tonne de travail supplémentaire, la vérité est que vous ne devez le faire qu'une seule fois, en faisant des mises à jour occasionnelles.

Si vous n'êtes pas dans le domaine de l'éducation, voici quelques conseils sur la façon de procéder. de Melisa Ferguson à Bored Teachers;

• Une salle de classe bien gérée permet aux élèves de se familiariser avec les routines et les attentes qu'ils peuvent presque enseigner eux-mêmes. Votre lieu de travail devrait fonctionner de la même manière.
• Discutez de votre absence avec votre équipe afin qu'elle soit au courant de vos attentes lorsque vous êtes absent.
• Demandez aux membres de votre équipe les plus fiables d'intervenir et de soutenir les autres en votre absence. .
• Ayez toujours un plan B. « Malgré la planification la plus méticuleuse d'un enseignant, tout peut mal tourner dans une classe K-12 », écrit Ferguson. Cela peut également se produire sur le lieu de travail. Envisagez d'avoir des missions de sauvegarde ou qui contacter en cas d'urgence.
• Assurez-vous que votre équipe peut accéder à tous les outils et ressources pertinents sans les leurs.
• Demandez à votre équipe de fournir des commentaires sur ce que vous pouvez à l'avenir pour garantir le succès quand vous êtes parti.
• Montrez votre appréciation en remerciant verbalement votre équipe ou en leur offrant quelque chose comme une soirée pizza.

3. Élaborez un plan d'absence du bureau.

Vous n'aurez peut-être pas à le faire si vous ne prenez qu'un jour de congé. Bien que cela ne fasse pas de mal en soi, un plan d'absence du bureau est généralement mieux adapté lorsque vous vous absentez pendant plusieurs jours. Et voici cinq conseils offerts par Rachel Bolsu pour À savoir ;

• Proposez un plan de couverture qui décrit vos responsabilités quotidiennes et qui peut les prendre en charge pour vous.
• Connectez-vous avec vos coéquipiers, afin qu'ils connaissent vos attentes pendant votre absence.
• Soyez franc dans vos communications. En d'autres termes, si vous prévoyez de vous déconnecter complètement, informez-en votre équipe. Mais, si vous travaillez juste à la maison pour la journée, alors vous devriez être en communication avec eux.
• Même s'ils ne sont pas dans votre plan de couverture, toute votre équipe doit savoir quand vous ne serez pas au travail .
• Et, comme mentionné ci-dessus, définissez votre e-mail automatique d'absence du bureau.

4. Organisez le flux de travail de votre équipe.

J'y ai déjà fait allusion, mais donnez à chacun de vos employés une liste précise d'actions à entreprendre pendant votre absence. La clé, cependant, est que vos instructions soient claires comme du cristal.

De plus, vous devez vous assurer que chaque membre de l'équipe réalise comment ses tâches s'intègrent dans les objectifs plus larges que vous visez à atteindre en tant qu'entreprise ou équipe. C'est un moyen simple de les garder concentrés et motivés sur leurs responsabilités, quelle que soit votre présence.

5. Définissez clairement chaque tâche.

Donnez des instructions qui vont au-delà de la simple déclaration : « faites X ». Si quelqu'un n'est toujours pas clair, fournissez-lui des exemples pertinents. Vous pouvez également souhaiter qu'ils vous répètent les instructions pour s'assurer qu'ils comprennent vraiment ce que vous leur demandez.

En outre, il peut être utile d'avoir des documents, des fichiers ou des wikis en main auxquels ils peuvent facilement accéder s'ils rencontrent un problème.

6. Attribuez des dates d'échéance exactes et définissez des rappels de tâches.

Vous devez également attribuer à votre équipe des échéances strictes et un moyen pour eux de mesurer leurs progrès. La raison? Cela leur permet de savoir qu'ils sont sur la bonne voie.

7. Encouragez vos employés à documenter leurs réalisations.

Même lorsque vous êtes au bureau, vous voulez toujours que votre équipe reste concentrée sur ses objectifs sans les importuner. Une façon d'y parvenir serait de leur faire préparer des rapports quotidiens ou hebdomadaires qui vous sont soumis – ou à un autre supérieur.

Personnellement, je ne pense pas que cela doive être trop détaillé. Après tout, cela pourrait créer plus de travail inutile pour vous et votre équipe. Cependant, un simple document Google qui répertorie ce qu'ils ont fait, accompli ou les étapes franchies suffirait.

8. Construisez la confiance.

« La confiance est le ciment de la vie. C’est l’ingrédient le plus essentiel d’une communication efficace. C’est le principe fondamental qui maintient toutes les relations. — Stephen Covey

Si vous avez fait tout ce qui précède, vous avez probablement créé une culture de confiance. Par conséquent, vous n'avez pas à vous soucier de la productivité de votre équipe lorsque vous n'êtes pas là. Et, s'il y a des moments où vous avez besoin de microgérercela n'est plus nécessaire.

En bref, en permettant à votre équipe de travailler comme et quand bon lui semble, sans craindre que vous ne regardiez par-dessus ses épaules , ils seront engagés et motivés dans leur travail.

9. Retardez ou déléguez les tâches récurrentes.

Tout ce qui n'est pas une priorité dans votre vie professionnelle devrait être retardé jusqu'à votre retour au travail. Ou, pour les tâches essentielles, vous pouvez les déléguer à quelqu'un d'autre. .

• Compétence. Attribuez la bonne personne pour le travail spécifique.
• Clarté. Cet alignement devrait inclure une compréhension de « à quoi ressemble le bien », une chronologie et « la méthode de mesure du succès ».
• Confiance. Encore une fois, il s'agit de ne pas intervenir et de laisser le membre de l'équipe faire son travail.
• Engagement. Assurez-vous qu'ils comprennent ce que l'on attend d'eux afin qu'ils s'engagent dans la mission.
• Checkpoint. Mettre en place des points de contrôle réguliers pour suivre leur progression.
• Continuité. Il est essentiel que les tâches quotidiennes et les processus répétitifs aient tout ce qui doit être fait pour que la délégation de votre équipe soit cohérente et efficace.

10. Enregistrement.

Vous n'avez pas besoin que toute votre équipe participe à un appel Zoom. Je pense que ce serait un peu trop, mais vous pouvez contacter votre assistant, votre partenaire commercial ou le membre de l'équipe que vous avez chargé pour voir comment tout se passe. Ensuite, s'il y a un problème, au moins votre attention doit être résolue dès que possible.

Crédit image : Charlotte May ; Pexels ; Merci !

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