Vous avez trop de réunions ? Voici comment réduire

Trop de réunions dans votre emploi du temps signifient une faible productivité avec tous vos autres travaux. Vous pouvez vraiment apprendre à réduire votre charge de travail de réunions et à faire de vos réunions un succès.

Zoom somnolent? Fatigué? Épuisement? Vous organisez, assistez ou dirigez peut-être trop de réunions.

Dans certains cas, une vidéo ou un e-mail peut remplacer (vous pouvez aligner les idées, explorer des solutions et même planifier le prochain exercice).

La probabilité d’avoir plus d’un rassemblement inutile ou chronophage chaque jour augmente lorsque nous avons trop de réunions à notre horaire. Travail à distance ne signifie pas que vous êtes loin de rencontrer des miasmes.

Heureusement, il y a quelque chose que vous pouvez faire. Vous passerez votre temps sur des projets plus productifs avec le soutien de vos coéquipiers. Pourquoi vous réunissez-vous trop ?

Tout d’abord, explorons le pourquoi de trop de réunions

Pourquoi votre journée de semaine est-elle remplie d’appels téléphoniques, de réunions Zoom et de caucus ? De nombreuses explications existent pour expliquer pourquoi vous ne pouvez rien faire – et le principal problème semble être que vous et votre équipe êtes continuellement en réunion.

D’une manière ou d’une autre, le monde de l’entreprise a développé une pratique consistant à inviter tout le monde aux réunions. Et heureusement, il y a eu suffisamment d’informations collectées maintenant que vous savez pour ne les inviter que si vous pensez que vous devez les inclure. Trop de réunions porteront sur n’importe quoi et n’importe quel travail sur lequel un employé travaille. Cela vaut pour les rassemblements lorsque vous n’êtes pas l’hôte ou le coordinateur de la réunion.

Nous supposons parfois que nous sommes simplement courtois et couvrons toutes les bases en invitant tout le monde – mais gaspiller du temps en ayant trop de chefs ou de participants dans la cuisine (ou les réunions) ne profite à personne – y compris à vous-même.

Si quelqu’un vous invite à une réunion virtuelle et que votre première pensée est : « Je n’ai pas besoin d’être là », laissez vos employés se prendre en charge et refusez. En tant qu’employé, vous voudrez envoyer un message à l’hôte exprimant votre choix de ne pas y assister et demandez-lui s’il vous mettra à jour en envoyant un « résumé » des points de discussion par la suite. Si l’hôte ou le coordinateur de la réunion est d’accord, c’est fantastique !

Cependant, certains coordinateurs deviennent un peu sensibles aux demandes de notes de réunion – alors soyez prudent.

Certaines séances doivent être conduites différemment

Par exemple — peut-être que la réunion aurait dû être un e-mail, un appel téléphonique rapide ou un message instantané. Trop de membres d’équipe au sein de votre entreprise gaspillent du temps dans des réunions mal planifiées qui auraient peut-être mieux fonctionné sur un autre support.

Rassemblements inutiles par jour

Nous comprenons que le nombre de confabs que vous avez chaque jour varie en fonction de votre titre ou de votre poste au sein de l’entreprise. Par exemple, les supérieurs doivent effectuer des tête-à-tête et projeter des synchronisations qui durent de 30 minutes à une heure. Vous avez des managers et des chefs d’équipe qui ont des contraintes similaires.

Peu importe qui vous êtes, ne dépassez pas 3 à 4 réunions par jour et faites en sorte qu’elles soient courtes. Pensez également à votre productivité. Demandez-vous si vous travaillez mieux l’après-midi ou le matin. Évitez de programmer des réunions pendant vos moments les plus productifs.

Évitez trop de réunions

Suivez ces quatre façons d’éviter d’assister à un million de réunions par jour – ou du moins de réduire le temps.

1. Annuler les réunions sans ordre du jour

2. Annuler s’ils n’ont pas affiché les heures de réunion deux jours ouvrables à l’avance

3. Ignorer la communication asynchrone pour les réunions – toutes les communications doivent être en temps réel

4. Raccourcir toutes les réunions

En tant que patron, vous voudrez vous assurer que ces règles s’appliquent – et tout le monde fera mieux dans l’entreprise si vous respectez vos propres règles. Alors, préparez votre agenda à l’avance et partagez-le avec vos employés. Assurez-vous que tous les participants sont préparés avec des sujets de discussion, des questions et des descriptions rapides de leur situation. Il est utile de demander que toutes les questions et descriptions soient écrites (cela fait gagner plus de temps que vous ne pouvez l’imaginer).

Sans un plan et une compréhension détaillée de votre travail, une réunion peut ne pas être nécessaire.

Avec un ordre du jour de réunion facile à utiliser créateur, tout le monde se sent motivé pour participer.

Il y a probablement un moment où vous et votre équipe êtes les plus productifs – ne tenez pas une réunion au beau milieu de vos moments les plus productifs.

Certaines personnes font la plupart de leur travail entre 8 h et 12 h. Vous savez donc qu’il est dans votre intérêt et pour le bien-être de votre liste de tâches de bloquer une période « sans réunion » avant le déjeuner.

Cette période historique pourrait être vague. Marquez « Occupé » sur votre calendrier et les autres membres de l’équipe sauront ne pas programmer d’heure pendant cette période.

Une autre façon est de réserver un jour par semaine pour les réunions et de n’en avoir aucun les autres jours. Informez les organisateurs de réunions que vous n’assistez aux séances que les mardis ou mercredis. De cette façon, vous maximiserez votre productivité les autres jours de la semaine.

Déterminez si vous autorisez la communication asynchrone

Certaines équipes considèrent l’utilisation de la communication asynchrone comme un meilleur moyen pour elles. Essayez-le si cela fonctionne – et sinon – sautez-le et établissez d’autres règles. Certaines équipes travaillent avec Slack ou Outlook dans une communication en temps réel, et ce sont des outils de communication solides qui fonctionnent (avec d’autres que vous pouvez trouver en ligne).

La communication de votre équipe à distance peut être difficile, mais comprendre les différences entre votre équipe au bureau et votre équipe à distance peut augmenter la productivité dans les deux groupes. La communication synchrone consiste à communiquer maintenant, dans le présent, comme lors de réunions en face à face, de sessions Zoom ou de conversations téléphoniques. Ceux-ci peuvent être le seul type de communication qui fonctionne bien pour votre équipe particulière.

Votre communication asynchrone par e-mail, chat instantané ou plateformes de gestion de projet peut être la meilleure solution pour votre équipe. Ce dernier fait souvent gagner du temps en éliminant le besoin d’arranger quoi que ce soit. L’équipe peut alors communiquer à loisir sans interruption. Cette stratégie est bénéfique si vos coéquipiers se trouvent dans un fuseau horaire différent.

Conclusion — Maintenant ou jamais

Si tout le reste échoue, soyez comme Douglas Shearer – un scénariste hollywoodien qui a évité les conférences ennuyeuses en gardant une tarentule sur son épaule. Il n’a jamais été invité aux réunions.

Peut-être devriez-vous essayer quelque chose de similaire.

Crédit d’image en vedette : photo de Rodnae Productions ; Pexel ; Merci!

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