Votre lieu de travail est-il désorganisé ?

Le marketing numérique n'est pas une carrière pour les titulaires de bureau – idéalement, il devrait y avoir des notes, des planificateurs et d'autres instruments de productivité bien en vue. De toute évidence, le désarroi est différent de la saleté. Si chaque centimètre carré du bureau est entouré d'un nuage semblable à un Pig Pen, les choses doivent changer, mais ne laissez pas un bureau en désordre vous faire penser que vos employés ne font rien.

Au lieu de cela, les signes de la désorganisation sur le lieu de travail sont généralement verbaux et incluent des facteurs qui peuvent ne pas être visibles à l'œil nu, comme les e-mails et les communications entre les bureaux, les listes de tâches et les choses « derrière l'écran ».

Comment savoir si vos employés sont désorganisés [19659005]De la part de vos employés, vous devrez rester à l'écoute des questions ou des commentaires tels que « Qui dirige à nouveau ce projet ? », « Avons-nous obtenu un suivi ? J'ai envoyé 46 fois par e-mail !", et mon préféré : "Attendez, désolé, c'est quand notre rendez-vous ?"

S'il y a un sentiment général de confusion autour de toutes vos campagnes, réprimez-le rapidement avant qu'il ne devienne incontrôlable. De plus, soyez à l'affût des commentaires fréquents concernant le stress ou le fait d'avoir trop à faire. Certaines personnes sont naturellement douées pour la gestion du temps, mais d'autres peuvent commencer à filer dès que leur assiette devient un peu lourde. Être un manager efficace, c'est être capable d'équilibrer ces deux types de personnalités.

J'ai trouvé que le meilleur moyen de garder l'harmonie est de séparer vos employés en deux catégories : les contrôleurs de caisse et les long-courriers. Cela semble négatif, mais je promets qu'ils ne le sont pas. Les deux types sont des employés incroyablement utiles lorsqu'ils sont bien gérés et sont essentiels au fonctionnement d'une entreprise. Ils prennent de nombreuses notes, supervisent la charge de travail et programment le reste de l'équipe. Si quelque chose est dû la semaine prochaine, ils le feront hier. Les contrôleurs de boîte ne sont pas particulièrement créatifs, mais ils ont l'engagement d'un Terminator à accomplir les tâches à temps. Pour l'entretien régulier du bureau, en rappelant qui doit participer à quelle réunion et en se rappelant quel client rencontre quel problème technique très spécifique, vos vérificateurs de boîtes sont vos meilleurs amis.

Vos long-courriers seront généralement vos créatifs. Ils ne fonctionnent pas bien avec des délais d'exécution courts et ressentent une angoisse importante s'ils ont l'impression qu'un projet n'a pas été achevé au mieux de leurs capacités. Vous pouvez leur confier plusieurs tâches à la fois, mais donnez-leur suffisamment de temps et tenez compte d'un processus de rétroaction et de révision pour chaque projet. D'après mon expérience, la plupart des long-courriers doivent retourner à la planche à dessin au moins une fois. Non seulement les critiques constructives les aident à obtenir un meilleur résultat, mais un cycle constant de « Ça a l'air bien, approuvé » donnera à vos long-courriers l'impression d'être sur une roue de contenu plutôt qu'une partie précieuse du processus de campagne. Assurez-vous de collaborer fréquemment avec ce groupe, car ils ont une bonne vision globale de la façon d'atteindre les objectifs du client.

En définissant qui est qui parmi votre équipe et en affectant les tâches en conséquence, vous allez réduire de 90 % le conflits de personnalité et stress qui conduisent à la désorganisation.

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Comment la désorganisation affecte votre agence

Comme vous agrandissez votre agence, vous allez avoir de moins en moins de temps à consacrer à regarder les détails de chaque campagne. C'est une bonne chose, car c'est une conséquence de la croissance de votre entreprise et de son succès croissant. Cependant, vous devez compenser ce manque de temps avec des employés sur lesquels vous pouvez compter – ceux qui se sentent responsabilisés, prennent des mesures, résolvent les problèmes de manière indépendante et sont honnêtes.

Les meilleurs employés ne sont pas du genre à ne jamais faire d'erreurs – ce genre de genre. des employés n'existent pas. Les meilleurs employés sont ceux qui sont assez courageux pour venir vous voir et vous dire « J'ai vraiment tout foiré » ou « Je laisse cette tâche m'échapper et j'ai besoin d'aide ». Assurez-vous donc d'inculquer cette culture et de transformer les erreurs en de bonnes expériences de coaching.

Si vous balayez constamment les erreurs ou la négligence d'un employé, il est temps de prendre une décision exécutive quant à savoir si cet employé a ou non sa place dans votre équipe. . Avec un peu de chance, vous pourrez leur inculquer un niveau de confort avant que cela ne se produise, car c'est bien mieux qu'eux d'essayer de vous cacher une situation qui devient incontrôlable jusqu'à ce qu'il soit trop tard.

Presque tous les problèmes découlent d'un certain niveau de désorganisation. Si vos employés remettent un travail médiocre, passent trop de temps sur des tâches peu prioritaires ou ne respectent pas les délais, ce n'est probablement pas parce qu'ils sont incompétents dans leur travail, mais plutôt parce qu'ils n'ont pas l'habitude de gérer leur temps , et donc se précipiter inutilement à travers tout.

En conséquence, les clients seront frustrés et partiront si vous n'intervenez pas et ne prenez pas les rênes. Mais vous n'avez pas le temps d'intervenir sur chaque client. Alors, que faites-vous ?

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Comment enseigner les compétences organisationnelles

Si certains ou tous les membres de votre le personnel a besoin d'un peu d'aide pour développer des compétences organisationnelles clés, il existe des moyens rapides de les enseigner et d'amener l'efficacité du bureau et de la production là où il se doit. En voici quelques-uns :

• Demandez à l'un des membres les plus efficaces de votre équipe de vous aider à établir des protocoles et des procédures d'exploitation qui peuvent aider tous les employés à comprendre quelles tâches doivent être effectuées et comment communiquer efficacement.

• Utilisez une application comme Slack ou Basecamp pour garder toutes les communications essentielles des employés au même endroit et utiliser le suivi des tâches et les tâches à accomplir pour la responsabilisation.

• Tenez des réunions quotidiennes jusqu'à ce que vous ayez l'impression que vous progressez pour devenir une équipe meilleure et plus organisée. Une fois que vous sentez que vous avez progressé, réduisez-le à des réunions bihebdomadaires ou même hebdomadaires.

• Enfin : faites tout par écrit afin que ce que votre équipe a fait ou n'a pas fait ait une trace écrite.

Être organisé n'est peut-être pas naturel pour certains, mais c'est une compétence dont vos employés auront besoin pour développer si vous avez le moindre espoir de développer votre entreprise, de maintenir une réputation et de produire constamment un travail de qualité. Essayez de vous rappeler que la désorganisation n'est pas la marque d'un employé pauvre – juste le signe d'un employé qui a besoin d'une formation solide.

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