Voici ce qui fonctionne pour nous

Notre configuration à distance permet à notre équipe distribuée de travailler là où ils sont le plus heureux et cette liberté est un avantage très apprécié des coéquipiers de Buffer. Nos employés se sentent confiants dans la maîtrise de leur travail et, pour nous, nous bénéficions de moins de frais généraux et d’avantages liés au recrutement sans la géographie.

Nous sommes toujours à la recherche de nouveaux moyens d’améliorer l’expérience de travail à distance pour nos Les réunions d'équipe distribuées et les réunions d'équipe à distance, que nous appelons On-Sites, s'avèrent être des compléments inestimables à notre configuration à distance. Cela semble probablement un peu ironique à ce stade – de faire confiance à On-Sites quand nous croyons tellement au travail à distance – mais écoutez-moi.

Pourquoi organiser des réunions d'équipe à distance si vous êtes complètement à distance

Nous n'échangerions pas la valeur d'être une équipe distribuée, mais il est difficile de nier la valeur du temps total pour le moral de l'équipe et les connexions fortuites. Neuf retraites annuelles (et les milliers de câlins échangés) nous ont montré à quel point notre temps passé ensemble était précieux et ont incité à l'idée de réunions d'équipe plus petites.

Tandis que l'équipe de People expérimente sans cesse des moyens de cultiver ce sentiment de sérendipité. Dans tous les fuseaux horaires, rien ne remplace la chaleur d'un véritable câlin ou la joie que vous obtenez de regarder un sourire se dessiner sur le visage de quelqu'un et éclairer ses yeux sans le filtre d'un objectif d'appareil photo. Une véritable interaction humaine avec ceux avec qui nous passons nos journées à collaborer et à créer est la clé de nos réunions d'équipe à distance.

À mesure que l'équipe grandit, les retraites annuelles sont de plus en plus axées sur la culture d'équipe et la stratégie d'entreprise; En fait, l'un de nos objectifs de retraite est de maximiser les occasions de créer des liens avec les équipes tout au long de la semaine de retraite. Cela laisse peu de temps pour une collaboration directe au sein de l'équipe.

En outre, bien que notre équipe distante soit parfaitement équipée pour travailler ensemble, dans le temps et dans l'espace, tout au long de l'année, tant pour les tâches quotidiennes que pour la planification stratégique de haut niveau. , Le sentiment d'isolement qui découle du fait d'attendre une année entière pour rencontrer votre équipe face à face peut rendre les choses plus difficiles qu'elles ne doivent l'être.

Ce n'est pas que nous ne pouvons pas en avoir. discussions stratégiques de haut niveau à distance. C'est plutôt l'effet vivifiant des réunions d'équipe dédiées qui nous passionne et nous incite à ménager un espace pour la même collaboration au quotidien.

Pour obtenir ce lien interpersonnel qui anime notre travail quotidien, Les solutions sur site sont notre solution.

Que sont les sites sur site?

Nous avons introduit ces réunions d'équipe en personne et axées sur le travail en 2017 pour compléter la retraite annuelle. n'ont pas regardé en arrière. Alors que la retraite annuelle a lieu au deuxième trimestre et qu'On-Sites est principalement prévu pour le troisième ou le quatrième trimestre, nous avons constaté qu'il y avait suffisamment de temps au visage pour maintenir ce sentiment de connexion entre collègues au cours de l'année.

être intentionnel sur les questions de haut niveau que chaque équipe / zone veut aborder. Il est souvent facile de s’emballer au quotidien: il ya toujours un e-mail de plus à répondre, un compte-rendu de dépenses à effacer, une demande de retrait supplémentaire à examiner; Les sites sur site nous donnent ce temps bloqué pour être pleinement présents les uns aux autres. Ils nous donnent l'occasion de travailler sur des éléments fondamentaux qui nous rapprochent en tant qu'équipe et qui contribuent à rendre le quotidien plus agréable et plus cohérent.

Comment nous concevons On-Sites

En tant que professeur, j’élaborais souvent des leçons en pensant à la fin. Quel est le résultat que je voudrais atteindre ici? Cette approche explique en grande partie la manière dont nous concevons On-Sites at Buffer. Nous commençons par les résultats escomptés des réunions d’équipe à distance et déterminons le reste à partir de là.

Des résultats tels que qui participe et quel est le but de On-Site aide à cristalliser d’autres détails, tels que le lieu de la tenue de On-Site et combien de temps ce sera. Bien que nous n'ayons pas prescrit de nombre de jours fixe pour On-Sites cette année, de nombreuses équipes ont opté pour 3 jours de travail complets, avec 2 jours de voyage. Les discussions de stratégie et de vision de haut niveau peuvent être à la fois stimulantes et stimulantes et il semblerait que trois jours suffisent parfaitement à la plupart des équipes pour maîtriser tous les sujets, tout en maîtrisant leur énergie et en leur laissant un peu de temps de liaison. Cette durée préserve également les week-ends. pour passer du temps en famille avant et après ce voyage d’affaires d’une semaine!

Une fois les grands détails verrouillés, le reste des détails s’est mis en place. Nous avons passé en revue les enseignements tirés des mini-retraites en 2017 et présenté quelques nouvelles directives visant à simplifier un peu la planification:

• Pour les frais de repas, nous avons omis d'imposer des frais élevés sur les cartes de crédit des entreprises et de définir un forfait journalier pour chaque personne. Sur place. Le montant variait en fonction de la ville vers laquelle l'équipe se dirigeait, ainsi que d'autres détails, comme par exemple l'inclusion du petit-déjeuner dans nos conditions d'hébergement.
• Compte tenu de l'intensité d'un «hackweek» de trois jours, nous avons également fortement encouragé les équipes à rechercher des options d’hébergement offrant à chacun un espace personnel à la fin de la journée. Bien que recommandant un nombre limité de chambres et de salles de bains privées pour chaque personne, cette ligne directrice a généralement été bien accueillie! La salle de respiration à la fin d'une journée de travail déchaînée est toujours la bienvenue.
• Toutes les réunions d'équipe à distance avaient un planificateur principal qui avait collaboré avec un membre de l'équipe People (c'est moi!) Pour que l'événement se déroule. Le propriétaire de On-Site et moi-même avons co-planifié la réunion ou planifié lui-même la totalité de l'événement pendant que je restais disponible pour consulter les décisions clés en cours de route.
• Nous avons gardé ces discussions de réunion d'équipe distantes de la journée. aujourd'hui en créant des canaux temporaires Slack pour chaque événement. Cela garantissait que les décisions spécifiques sur site étaient prises en charge dans leur propre espace sans perturber la discussion quotidienne en équipes (et vice-versa!).

Comme pour les retraites annuelles, nous avons opté pour la participation en personne année. Les coéquipiers peuvent trouver difficile de voyager pour diverses raisons, et certaines de ces difficultés peuvent être surmontées en apportant le service sur site directement à ces coéquipiers (par exemple, l'équipe mobile se rendant dans le Missouri pour se rapprocher de Jordan qui venait de rentrer d'un congé familial, et l'équipe People / Finance s'est réunie à Portland, où habite Nicole). Lorsque ce n'était pas une option, nous avons expérimenté différentes variantes de réunions virtuelles et en personne.

Voici à quoi ressemblait notre On-Sites en 2018

Cette année, nous avons essayé toutes les possibilités de rencontres des réunions d'équipe:

• 100 % en personne (p. ex. données, ressources humaines / finances, mobile, analyse, publication)
• Partiellement virtuel, partiellement en personne (plaidoyer, marketing, produit, noyau)
• 100% virtuel (p. ex. cadres) [19659024] Chacun de ceux-ci avait ses mérites et ses défis, et nous apprenons au fur et à mesure. Voici quelques réflexions rapides sur la façon dont chacun de ces types de rencontres d’équipes à distance se sont déroulées:

  100% en personne

  Même si elles étaient délicates avec certains coéquipiers volant toute une journée pour être présents au On-Sites, rendez-vous avec La présence totale en personne a sans doute été l'expérience la plus fluide une fois que tout le monde était arrivé et installé. Les groupes travaillaient depuis un espace de coworking à proximité de l'hôtel ou, dans le cas de l'équipe People / Finance, dans le salon d'un appartement avec services. . Le fait que tout le monde se trouve dans le même espace physique facilite l’adaptation de l’ordre du jour à mesure que les jours se déroulent. Commencer et terminer la journée de travail ensemble aidait également chacun à se sentir pleinement impliqué dans les grandes décisions qui avaient été prises ou évoquées.

  D'un autre côté, s'attendre à ce que les coéquipiers passent une semaine complète de leur vie à voyager dans des destinations (parfois) lointaines. pour une réunion de 3 jours peut être un défi de taille. C’était particulièrement difficile pour ceux qui devaient sauter plusieurs fuseaux horaires: les voyages sur de longues distances peuvent être exigeants sur le plan physique et certains de leurs coéquipiers ne s’acclimaient que complètement aux changements de fuseaux horaires vers la fin de la semaine.

  être l'option la plus inclusive pour les coéquipiers qui font face à plus de défis en matière de voyages d'affaires ou de voyages en général. C'est une question sur laquelle nous réfléchissons continuellement.

  100% virtuel

  Les services sur site entièrement virtuels, comme la série d'appels Zoom hyper concentrée de deux jours des cadres supérieurs, ont également plutôt bien fonctionné avec tous les utilisateurs situés dans le même environnement virtuel. espace. Comme pour la première option, il était utile d’avoir un début et une fin clairs dans les discussions, et le fait de placer tout le monde dans le même espace, même virtuel, facilitait l’adaptation aux mises à jour de l’ordre du jour.

  Dès le début de People / Finance On-Site en 2017, il importait de déterminer à quoi pouvait ressembler une journée de travail pour des rencontres virtuelles comme celle-ci. Lorsque des personnes de différents fuseaux horaires appellent, le chevauchement raisonnable peut être assez réduit et l'ordre du jour doit être ajusté en conséquence. Par exemple, en tant que membre de l'équipe APAC, il était assez difficile pour moi d'assister pratiquement au premier site People / Finance sur site 2017, car nous avons une différence de fuseau horaire de 13 à 15 heures au sein de notre équipe. La solution consistait alors à me rapprocher d'un fuseau horaire plus rapproché afin de rendre possible la réunion de l'équipe distante, et tout s'est très bien déroulé!

  Nous pourrions toutefois mieux faire en matière de rencontres entièrement virtuelles, même si nous sommes conscients de la nécessité. pour les pauses. Lorsque tout le monde se trouve dans le même espace physique, il est facile de déceler des signes de fatigue sur le visage d’un coéquipier et il est également relativement facile de s’échapper d’une réunion pour une pause rapide. Lorsque vous avez une webcam centrée sur votre visage toute la journée, il peut sembler un peu plus difficile de vous échapper pour reprendre rapidement votre souffle.

  Partiellement virtuel, principalement en personne

  Nous avons travaillé avec le modèle partiel en une offre pour répondre aux besoins de chaque coéquipier à la maison et c'est vraiment le seul modèle possible pour les équipes composées de personnes qui sont vraiment incapables de voyager. Tout comme les entreprises dont les effectifs sont partiellement distants sont confrontées à des difficultés auxquelles les équipes totalement distantes peuvent échapper, nous avons constaté que ce modèle présentait des exigences plus élevées que les deux premiers et nous avons appelé à une approche plus réfléchie et plus consciente.

  Pour commencer, soyez attentif à la définition des heures de travail La prise en compte de plusieurs fuseaux horaires est particulièrement importante pour les collègues qui appellent de différentes régions. Les équipes associées à ce modèle ont également dû faire face à la difficile expérience de conversations spontanées après les heures de travail qui se déroulent lorsque l’équipe se repose et se détend. Celles-ci ont tendance à se produire par hasard et peuvent être super amusantes! Cependant, les coéquipiers virtuels passent à côté de cet avantage essentiel du Meetup. Il est important de veiller à ce que les participants virtuels se sentent impliqués dans l'ensemble de l'expérience On-Site.

  En rétrospective, nous avions le sentiment que nous étions le mieux à même de collaborer avec le maximum d'efficacité lorsque le Sur-Site était totalement virtuel via des appels vidéo ou lorsque tout le monde était physiquement présent dans le même espace pour cette semaine. En revanche, la gestion d’une expérience partielle en équipe est quelque chose de tout à fait nouveau pour nous et nous estimons qu’il reste encore beaucoup à faire. Il serait formidable d'apprendre des autres entreprises qui ont également eu à faire face à des rencontres de ce type.

  

  En véritable mode tampon, il est temps d'itérer

  En ce qui concerne 2019, voici quelques réflexions naissantes de l'équipe People sur l'avenir des services sur site:

  1. Comment pouvons-nous être plus stratégiques avec la planification sur site?
  Cette année, la plupart des travaux de planification ont été entrepris par des coéquipiers ou des responsables de secteur qui devaient faire bouger les choses en plus de leurs responsabilités quotidiennes. C’est beaucoup de gros travail! Nous avons également constaté que le fait de travailler de manière indépendante pour planifier ces visites sur site avait conduit à des occasions manquées de rationaliser les déplacements de certaines personnes. (Notre CTO, Dan, a assisté à un total de ___ Sur-Sites cette année! Merci de votre dévouement, Dan!)

  L’année prochaine, nous avons l’intention de transférer la plupart des responsabilités en matière de logistique et de planification à l’équipe People afin que chaque secteur Le responsable peut se concentrer sur la définition d'un agenda et d'objectifs de haut niveau en vue de la réunion de son équipe. Avec une vue à vol d'oiseau de tous les événements sur site qui doivent se dérouler en 2019, l'équipe People propose différentes idées telles que:

  • Disposer d'un «mois / saison sur site» où se déroulent toutes les réunions d'équipe distantes à peu près au même moment et sans que le quotidien ne soit perturbé
  • Réciproquement, espacer On-Sites pour alléger les exigences de déplacement des coéquipiers qui doivent se rendre à deux réunions d’équipe éloignées ou plus semble être une option viable. ainsi

  2. Quelles sont nos attentes concernant les déplacements lors de réunions d’équipes distantes?
  Cette réflexion porte principalement sur la question de savoir si la participation est vraiment facultative pour tous les membres de l’équipe. Est-ce vraiment une option pour un coéquipier dans un fuseau horaire lointain d'assister à un rendez-vous virtuel? Et est-ce que l'immense valeur d'avoir des chefs d'équipe présents en personne fait de la participation virtuelle une non-option pour eux? Dans quelle mesure sommes-nous prêts à rendre On-Sites facultatif l'année prochaine? Nous réfléchissons encore sur ces questions et il est difficile de dire avec certitude ce que nous déciderons!

  3. Comment pouvons-nous être plus conscients de l'expérience des coéquipiers qui ne peuvent pas être physiquement présents sur On-Sites?
  Où que nous arrivions à la question précédente, il reste une réalité dans notre équipe diversifiée que certains coéquipiers ne pourront pas participer sur les sites. Je considère que l’une de nos principales responsabilités au sein de l’équipe People est de ne jamais cesser de penser à des moyens d’améliorer la qualité de l’expérience des visiteurs virtuels d’On-Sites. Qu'il s'agisse d'introduire des directives sur la communication asynchrone au cours de cette semaine ou de fournir du matériel pour encourager une expérience plus cohérente ou robuste aux participants virtuels. Nous avons encore beaucoup à faire!

  Nous avons tellement de choses à dire que nous sommes ravis de commencer à créer l’expérience sur site de l’équipe Buffer l’année prochaine. Comme toujours, les réactions franches de l'équipe sur ce qui a bien fonctionné et ce qui doit être amélioré ont été extrêmement précieuses et nous sommes reconnaissants aux personnes qui ont pris le temps de partager leurs réflexions.

  À vous

  J'aimerais beaucoup Apprenez comment d'autres équipes distantes organisent des rencontres en petits groupes. Votre équipe a-t-elle rencontré des difficultés similaires dans la planification de ces réunions d'équipe à distance et, dans la négative, comment les avez-vous contournées? Laissez un commentaire ci-dessous – affinons cet aspect du travail à distance ensemble!

  Initialement écrit le 7 janvier 2019 . Dernière mise à jour le 7 janvier 2019