Une bonne communication peut sauver votre marque pendant la quarantaine

Mars
24, 2020

6 min de lecture

Les opinions exprimées par les contributeurs de entrepreneurs sont les leurs.

Les entreprises sont durement touchées alors que la nation tente de lutter contre COVID-19. Les revenus ont cessé pour les entreprises non essentielles qui ont fait la bonne chose et fermé leurs portes. Les entreprises qui peuvent continuer à fonctionner à distance perdent des clients, des clients ou des abonnés à gauche et à droite, les contrats sont «suspendus» et les services sont annulés sans préavis.

Les émotions de tout le monde sont vives et il y aura naturellement beaucoup de réactions instinctives aux choses qui se passent autour de nous. Cependant, vous devez examiner attentivement les répercussions de ce que vous dites ou ne dites pas. Les émotions accrues sont directement liées à la rétention de la mémoire à long terme, donc tout ce que nous disons ou faisons sera ancré dans l'esprit de ceux avec qui nous faisons affaire.

Nous devons prendre le temps de faire une pause et de créer un plan décrivant ce qui doit être communiqué et comment nous allons le communiquer à la fois en interne et en externe. Comme Entrepreneur Le rédacteur en chef Jason Feifer l'a récemment encouragé, «Le coronavirus nous rendra tous plus forts.»

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La cohérence, la fréquence et la précision seront des objectifs clés à garder à l'esprit. Le fait de paraître vague ou non communicatif ne fera qu'ajouter à tout sentiment d'incertitude que le récepteur pourrait déjà ressentir. Tenez compte de ces meilleures pratiques pour votre marque en ces temps difficiles, et espérons qu'elles vous aideront à rester à flot afin que vous puissiez continuer à les respecter à l'avenir.

Communiquez en temps réel

La communication instantanée est primordiale car les dernières nouvelles causent changements rapides. Soyez à l'affût des mises à jour qui affectent directement votre entreprise et l'accès de vos consommateurs à celle-ci. La communication avec votre public devrait être quasi-instantanée si certaines nouvelles interrompent votre capacité à mener des affaires, donc soyez proactif avec des messages préparés .

Ayez une communication rédigée et facilement disponible à déployer en un clin d'œil. Il est beaucoup plus facile d’effectuer quelques modifications que de rédiger un e-mail entier lorsque vous êtes en mode réactif. Prenez le temps maintenant d'organiser les coordonnées, de créer des directives de communication et de communication standard pour votre équipe.

Évitez les déclarations vagues

Traitez toujours toutes les situations évidentes, quelle que soit la difficulté, même si vous n’avez pas de réponses concrètes. La transparence est la clé ici, alors annulez des déclarations vagues comme: «Nous travaillons avec diligence pour trouver une solution.» Expliquez les étapes spécifiques que votre équipe prend et les préparatifs en cours.

Créer une structure et des procédures

Organiser des contacts, des calendriers de communication et des plans d'urgence et préparer des messages préemballés. Commencez par créer une liste de toutes les parties prenantes avec lesquelles vous devez communiquer pendant cette période. Ensuite, segmentez vos parties prenantes dans des listes distinctes pour les clients, partenaires, employés, consommateurs, fournisseurs, organisations commerciales, chaînes d'approvisionnement, etc. Ensuite, utilisez des outils de communication simples pour rationaliser et organiser vos efforts (par exemple Propel, Hubspot et Constant Contact et al). Si vous n'êtes pas déjà familier avec les CRM, Constant Contact est probablement le plus simple pour commencer.

À partir de là, documentez vos procédures et directives de communication, en indiquant clairement qui, quoi, où et comment. Cela devrait être largement disponible au sein de votre organisation. Indiquez clairement à tout le personnel exactement ce qu'ils devraient et ne devraient pas communiquer à l'extérieur, ainsi que la façon dont ils devraient répondre à toutes les questions ou préoccupations qui pourraient leur être posées. Ayez une FAQ bien pensée à portée de main pour aider votre équipe à naviguer dans les questions difficiles.

Enfin, demandez conseil à un expert en communication ou en gestion du changement, ne serait-ce que pour une relecture rapide, puis décidez d'un calendrier de communication et respectez-le.

Atténuer les défis

Il n'y a aucun doute sur l'immense incertitude économique à venir, et il est naturel de vouloir couper les coins partout et partout où vous le pouvez. Il existe cependant une différence entre l'engagement de la responsabilité fiscale et la réduction prématurée des dépenses, notamment en coupant les liens avec les entrepreneurs et les prestataires de services. Ces gens sont votre tribu, et pour survivre à ce type de crise, vous allez avoir besoin d’une tribu prête à se battre avec vous.

Avant de décider de suspendre ou d'annuler des services, ayez une conversation ouverte et honnête avec vos partenaires sur la façon d'atténuer ensemble les défis actuels. Cela signifie que vous appréciez la relation et que vous voulez faire tout ce que vous pouvez pour traverser des moments difficiles ensemble. Vous ne savez jamais quelles ressources ils pourraient avoir ou quelles compétences inattendues ils possèdent qui pourraient aider à maintenir votre entreprise à flot. Instillez une saine pratique mentale de la formation de votre cerveau pour penser immédiatement aux possibilités par opposition aux pires scénarios. Des pensées paniquées comme «Je ne sais pas comment nous allons pouvoir continuer à travailler» ne créeront pas le type de réflexion stratégique et créative qui est nécessaire en ce moment.

Commencez par énumérer toutes les façons dont vous peut apporter de la valeur ou être utile compte tenu de vos capacités et de votre expertise actuelles. Y a-t-il des services ou des solutions supplémentaires que vous pourriez offrir? Recherchez des relations stratégiques ou d'affiliation qui vous permettent de mettre en marque blanche ou de revendre des produits ou services complémentaires. En effectuant cet exercice, cela vous aide non seulement à identifier des opportunités de revenus supplémentaires, mais vous aide également à concentrer votre énergie sur des solutions positives et avant-gardistes lorsque les temps sont difficiles.

Soyez sensible et authentique dans votre marketing

I a récemment reçu un e-mail d'un distributeur très connu dont j'ai acheté les produits et dont j'ai bénéficié au fil des ans. Il venait de donner accès à ses programmes numériques gratuitement pour le reste du mois et m'a écrit avec la ligne d'objet, "HOLY CRAP … 21,601?!?!" Apparemment, il n'avait aucune idée que la demande serait aussi élevée (* roulement des yeux *).

Je me suis immédiatement désinscrit de sa liste. Je ne suis tout simplement pas d'humeur.

Offrir vos cours ou services gratuitement peut être généreux. Cependant, rappelez-vous de la situation réelle qui se passe là-bas. Pensez à tous les restaurants, salons de coiffure et autres entreprises non essentielles de brique et de mortier qui ont dû fermer leurs portes pour aider le plus grand bien.

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Investir dans une stratégie de haut niveau

Je pense qu'il est important de nous concentrer sur les possibilités et de proposer le genre d'effort créatif qui nous aidera à sortir plus forts que jamais. Encouragez un dialogue positif et ouvrez la porte aux suggestions créatives de votre équipe sur les façons dont votre entreprise peut s'adapter à ce qui se passe. Considérez cette période comme une bénédiction pour consacrer du temps à notre entreprise qui, avant que nous ne puissions jamais sembler le trouver. Mettons en action les choses que nous disons toujours que nous voulons faire mais n'avons jamais le temps de planifier complètement.