Un guide complet pour créer des rapports tabulaires dans Salesforce

Bonjour les pionniers !

Salesforce fournit de puissants outils de reporting pour aider les entreprises à analyser les données, à suivre les performances et à prendre des décisions éclairées. Dans la partie précédente de ce blog, nous avons découvert différents types de rapports disponibles dans Salesforce. Rapports tabulaires constituent le moyen le plus simple et le plus direct d’afficher vos données en lignes et en colonnes. Ils sont souvent utilisés lorsque vous avez besoin d’une liste plate d’enregistrements sans regroupements ni calculs complexes.

Dans ce guide détaillé, nous explorerons ce que sont les rapports tabulaires, leur fonctionnement et les instructions étape par étape pour les créer dans Salesforce.

Qu’est-ce qu’un rapport tabulaire dans Salesforce ?

UN Rapport tabulaire est le type de format de rapport le plus simple dans Salesforce, similaire à une feuille de calcul de base. Il affiche les enregistrements dans un tableau simple composé de lignes et de colonnes. Chaque ligne représente un enregistrement unique et chaque colonne représente un champ de l’objet sur lequel vous créez un rapport. Ces rapports sont idéaux pour les listes de données telles que les listes de contacts, les listes de tâches ou les rapports simples où aucun regroupement ou résumé n’est requis.

Principales fonctionnalités des rapports tabulaires :

• Liste simple et plate de données.
• Aucun regroupement ni sous-total.
• Souvent utilisé à des fins d’exportation ou pour de simples vues de rapports.
• Idéal pour créer des listes telles que des listes de diffusion, des listes de prospects ou des inventaires de produits.
• Peut être utilisé comme rapport source pour un composant de tableau de bord, tel que des graphiques, mais présente des limites lorsqu’il est utilisé dans des tableaux de bord.

Quand utiliser un rapport tabulaire ?

Les rapports tabulaires sont particulièrement adaptés lorsque vous devez générer une simple liste d’enregistrements sans aucun résumé ni regroupement complexe. Vous pouvez utiliser un rapport tabulaire lorsque vous avez besoin :

• Une liste de tous les comptes ou contacts.
• Une liste de tâches pour une période de temps spécifique.
• Une liste d’opportunités ou de pistes à exporter pour une analyse plus approfondie.
• Une vue plate de tous les enregistrements d’objets.

Bien que les rapports tabulaires soient efficaces pour ces listes simples, si vous devez regrouper ou résumer des données, vous souhaiterez peut-être utiliser d’autres types de rapports comme Résumé ou Matrice rapports.

Étapes pour créer un rapport tabulaire dans Salesforce

La création d’un rapport tabulaire dans Salesforce est un processus simple qui implique de sélectionner les données que vous souhaitez afficher, de choisir les champs et de les organiser dans un tableau plat. Passons en revue les étapes en détail.

Étape 1 : Accédez à l’onglet Rapports

1. Cliquez sur l’icône du lanceur d’applications et recherchez Rapports.
2. Sélectionnez Rapports. Cela ouvrira l’onglet du rapport.
3. Dans l’onglet Rapports, cliquez sur Nouveau rapport dans le coin supérieur droit de l’écran.

Étape 2 : Sélectionnez un type de rapport

Après avoir cliqué sur Nouveau rapportvous serez invité à sélectionner un Type de rapport. Salesforce propose des types de rapports basés sur l’objet sur lequel vous souhaitez créer un rapport.

1. Choisissez l’objet de votre rapport (par exemple, Comptes, Contacts, Opportunités, Pistes).
   Ici, nous allons créer un rapport pour Compte objet.
2. Si vous souhaitez créer un rapport sur des objets associés (par exemple, comptes avec contacts), vous pouvez sélectionner un type de rapport personnalisé qui permet cette relation.
3. Sélectionnez le type de rapport de comptes comme indiqué dans la figure ci-dessous.
4. Cliquez Démarrer le rapport une fois que vous avez sélectionné le type de rapport.

Note: Si vous souhaitez en savoir plus sur la création d’un type de rapport personnalisé dans Salesforce, vous pouvez suivre ceci lien.

Étape 3 : Définir les filtres de rapport

Une fois que vous avez sélectionné le type de rapport, Salesforce ouvrira le générateur de rapports. Ici, vous définirez des filtres pour affiner les données qui seront affichées dans votre rapport.

1. Filtres standards: Salesforce appliquera automatiquement certains filtres, tels que la plage de dates et la propriété de l’objet (par exemple, Mes comptes). Vous pouvez modifier ces filtres en fonction de vos besoins en matière de reporting.
2. Filtres personnalisés: Ajoutez des filtres supplémentaires pour affiner vos données. Par exemple, vous pouvez filtrer selon des valeurs de champ spécifiques, comme filtrer les opportunités par étape spécifique ou filtrer les contacts par pays.

Appliquez les filtres Standard et Personnalisé comme indiqué dans la figure ci-dessous.

Étape 4 : ajouter et organiser des colonnes

Au cours de cette étape, vous choisirez les champs que vous souhaitez afficher sous forme de colonnes dans votre rapport tabulaire.

1. Cliquez Contour dans la barre latérale gauche.
2. Cliquez Ajouter une colonne et choisissez les champs que vous souhaitez inclure dans votre rapport. Par exemple, dans un rapport de compte, vous souhaiterez peut-être ajouter des colonnes telles que Nom du compte, Numéro de téléphone, Notationet Tapez, etc..
3. Faites glisser et déposez les champs dans l’ordre souhaité.
4. Vous pouvez également supprimer toutes les colonnes inutiles en cliquant sur le symbole en forme de croix sur la colonne, comme indiqué dans la figure ci-dessous.

Étape 5 : appliquer le tri (facultatif)

Vous pouvez choisir comment les lignes de votre rapport doivent être triées. Par exemple, vous pouvez trier par nom de compte, par date de création ou par tout autre champ par ordre croissant ou décroissant.

1. Cliquez sur la flèche vers le bas de l’en-tête de colonne sur lequel vous souhaitez trier.
2. Choisir Trier par ordre croissant ou Trier par ordre décroissant en fonction de vos préférences.

Étape 6 : prévisualiser et exécuter le rapport

Une fois que vous avez sélectionné vos colonnes et appliqué les filtres nécessaires, vous pouvez prévisualiser votre rapport pour vous assurer qu’il ressemble à ce que vous souhaitez.

1. Cliquez Courir pour prévisualiser le rapport avec les données de votre organisation Salesforce.
2. Si tout semble bon, cliquez Enregistrer et exécuter pour enregistrer le rapport.

Le rapport ressemblera à ceci.

Remarque : Les rapports tabulaires présentent une limitation, comme le montre l’image ci-dessus, selon laquelle vous ne pouvez pas ajouter de graphique. Vous pouvez voir le « Ajouter un graphiqueL’option  » est désactivée pour ce format de rapport.

Étape 7 : Enregistrez et partagez le rapport

Une fois votre rapport finalisé, vous souhaiterez le sauvegarder et le partager avec d’autres.

1. Cliquez Enregistrer et exécuter.
2. Fournissez un nom de rapport et, éventuellement, une description pour aider les autres à comprendre l’objectif du rapport.

3. Sélectionnez le dossier dans lequel enregistrer le rapport. Salesforce propose des dossiers personnels, publics ou personnalisés dans lesquels les rapports peuvent être stockés.
4. Vous pouvez également définir le paramètres de partage de rapports si vous souhaitez partager le rapport avec des utilisateurs ou des groupes spécifiques de votre organisation.

Étape 8 : Exporter le rapport (facultatif)

Si vous avez besoin des données du rapport en dehors de Salesforce, vous pouvez les exporter dans plusieurs formats.

1. Après avoir exécuté le rapport, cliquez sur la flèche vers le bas à côté de Modifier.
2. Choisir Exporter.
3. Sélectionnez le format d’exportation : Rapport formaté (inclut les en-têtes de colonnes et le format du rapport) ou Détails seulement (exporte les données brutes).
4. Choisissez le format de fichier (Excel ou CSV).
5. Cliquez Exporter comme le montre la figure ci-dessous.

Avantages des rapports tabulaires

• Simple et facile: Les rapports tabulaires sont très faciles à créer et à comprendre. Ils ne nécessitent pas de configurations complexes, ce qui les rend idéaux pour les besoins de reporting rapides.
• Efficace pour l’exportation de données: Si votre objectif est d’extraire des données de Salesforce pour les utiliser dans des applications externes ou des feuilles de calcul, un rapport tabulaire est un excellent choix.

Limites des rapports tabulaires

Bien que les rapports tabulaires soient utiles, ils présentent certaines limites :

• Pas de regroupement ni de résumé: Les rapports tabulaires ne permettent pas de regrouper les données par champ ni de générer des sous-totaux, ce qui signifie qu’ils ne sont pas idéaux pour les rapports nécessitant une analyse plus détaillée ou des structures de données complexes.
• Prise en charge limitée du tableau de bord: les rapports tabulaires ne peuvent être utilisés que comme source pour certains composants du tableau de bord, et ils doivent avoir une limite de lignes définie pour être affichés dans les graphiques du tableau de bord.

Conclusion

Les rapports tabulaires dans Salesforce offrent un moyen simple et efficace d’afficher, d’analyser et d’exporter des données dans un format plat. Que vous gériez des listes de clients, suiviez des prospects ou exportiez simplement des données pour une analyse plus approfondie, ces rapports constituent l’outil idéal pour cette tâche. Bien qu’ils soient limités en termes de regroupement et de résumé, ils excellent par leur simplicité et leur facilité d’utilisation.

Ainsi, en suivant les instructions ci-dessus, vous pouvez facilement créer un rapport tabulaire dans Salesforce.

Dans la prochaine partie de ce blog, nous découvrirons la création de rapports de synthèse dans Salesforce.

En attendant, continuez à lire !! 😉

« Le progrès est moins une question de vitesse que de direction. Même de petits pas en avant mènent à de grandes destinations ».

Articles connexes :

1. Rapports Salesforce
2. Utiliser un rapport tabulaire dans le tableau de bord

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1. Introduction aux files d’attente Salesforce – Partie 1
2.Maîtriser les files d’attente Salesforce : un guide étape par étape – Partie 2
3.Comment attribuer des enregistrements à la file d’attente Salesforce : un guide complet
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