Trouvez une stratégie de liste de tâches qui fonctionne pour vous

Avril
21, 2021

7 min de lecture

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En apparence, il n'y a pas grand-chose à comprendre sur une liste de choses à faire. C'est, littéralement, une liste de choses que vous êtes censé faire. Ou est-ce que vous devez faire des choses? Ou des choses que vous voulez faire, mais que vous ne pourriez peut-être pas faire autrement, à moins qu'elles ne soient écrites? Après réflexion, les listes de choses à faire sont peut-être plus compliquées qu'il n'y paraît.

Compliqué – et aussi lourd. Il y a la notion terrifiante de la liste interminable de choses à faire, qui se régénère constamment, même si nous nous battons vaillamment pour atteindre le fond. Ajoutez à cela la crainte que réduire nos vies à des points de balle restreint notre liberté et contrecarre notre créativité .

D'un autre côté, il y a la poussée de dopamine qui vient avec la vérification de quelque chose, et le sentiment spécifique de pouvoir et de contrôle qui ne peut être reproduit d'aucune autre manière. La recherche a montré que si les tâches que nous n'avons pas encore achevées nous distraient, le processus de création d'un plan pour les accomplir est libérateur. Une étude de l'Université de Wake Forest a révélé que les gens accomplissent mieux les tâches s'ils sont d'abord autorisés à déterminer comment terminer une activité d'échauffement. Comme le conclut l'un des auteurs: «Le simple fait d'écrire les tâches vous rendra plus efficace.»

Donc, écrire les tâches est utile pour votre esprit. Mais y a-t-il une bonne façon d'organiser une liste de choses à faire? Et comment en créer un qui vous laisse le contrôle, plutôt que d'être submergé?

Papier vs numérique

Devriez-vous écrire vos listes à la main avec un papier et un stylo, ou utiliser l'une des myriades d'applications d'organisation disponibles? La réponse courte est que les deux ont leurs charmes et leurs inconvénients.

L'écriture manuelle présente plusieurs avantages utiles. D'une part, la recherche suggère que le fait de mettre un stylo sur du papier vous aide à conserver les informations, ce qui peut nous aider à organiser plus efficacement nos pensées et nos objectifs. Sans oublier, rien ne correspond tout à fait au sentiment de supprimer un élément d’une liste par une barre oblique triomphante. J'ai commencé JotForm pour créer des formulaires en ligne faciles à utiliser, mais j'apprécie même la simplicité d'écrire certaines choses à la main.

Les planificateurs papier offrent également l'avantage d'avoir tout stocké au même endroit, alors qu'avec les applications, vous devez souvent rebondir entre elles. Le multitâche a tendance à faire dérailler la productivité donc si l’objectif d’une liste de tâches organisée est l’efficacité, il est difficile de battre un planificateur analogique à l’ancienne.

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Mais pour les amateurs de technologie, les planificateurs numériques offrent un attrait indéniable. Les bons ont toutes sortes de fonctionnalités pratiques, telles que la planification des tâches, leur synchronisation avec votre courrier électronique et la création simultanée de plusieurs listes. Vous pouvez passer des jours de votre vie à essayer de choisir la bonne – selon les estimations, il existe plus de 17 millions options – mais une, Todoist, se classe systématiquement en tête. Les utilisateurs l'adorent pour son design élégant, sa capacité à créer facilement des sous-tâches et des projets, et des étiquettes d'échéance codées par couleur. Il est également intégré à Gmail Outlook et bien d'autres.

Plusieurs listes de tâches

Toutes les tâches ne sont pas créées de la même manière et il existe une grande différence entre "proposition de livre de plan" et "maman de texte". Sachant cela, certaines personnes suggèrent de maintenir plusieurs listes de choses à faire. Ecrivant pour Harvard Business Review management consultante et coach exécutive Allison Rimm explique qu'elle n'utilise pas moins de trois listes et un calendrier pour s'organiser, chacune avec leur propre fonction:

La première liste, dit-elle, concerne les projets importants mais non urgents. La deuxième concerne les éléments qui doivent être terminés aujourd'hui, et la troisième est une liste de choses à ne pas faire, pour se rappeler des choses dont elle a consciemment décidé qu'elles ne valaient pas son temps. Enfin, le calendrier est utilisé pour bloquer le temps de rester dans les délais.

«Prendre le temps de développer une mission claire – votre objectif personnel – et une vision de ce à quoi ressemble le succès est essentiel si vous voulez être judicieux pour déterminer ce qui est suffisamment important pour figurer sur votre liste en premier lieu,» elle écrit.

Choisissez une chose

L'un des principaux problèmes liés à la création de listes de tâches est que les êtres humains sont notoirement incapables de déterminer combien de temps les choses prennent réellement. Selon une étude, un maigre 17 pour cent d'entre nous peuvent estimer avec précision le passage du temps, ce qui n'est pas de bon augure pour notre capacité à créer et à nous en tenir à une liste de tâches.

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Au lieu de cela, je préfère une méthode que j'appelle la stratégie du «chasseur». Il y a longtemps, avant qu'une livraison de tacos ne soit à portée de main, nous cherchions de la nourriture. Une chasse réussie signifiait se faire manger; une chasse ratée signifiait avoir faim. Acquérir de la nourriture était à peu près le seul point à l'ordre du jour. Plutôt que d'écrire une tonne de tâches jetables pensez à une chose que vous devez absolument faire et qui aura le plus grand impact. L'auteur à succès Gary Keller épouse également cette idée dans son livre, The One Thing dans lequel il écrit:

« De longues heures passées à cocher une liste de choses à faire et terminer la journée avec une poubelle pleine et un bureau propre ne sont pas vertueux et n'ont rien à voir avec le succès. Au lieu d'une liste de choses à faire, vous avez besoin d'une liste de réussite – une liste délibérément créée autour de résultats extraordinaires. »

Alors, comment choisir une chose? Tout d'abord, créez la longue liste de choses à faire de vos rêves / cauchemars. Ensuite, sur une nouvelle page, notez une chose de cette liste que vous voulez accomplir. S'il s'agit d'une tâche énorme, divisez-la en tâches plus petites que vous pouvez accomplir en une journée.

Une fois que vous avez atteint votre objectif, vous pouvez à nouveau consulter votre liste de tâches débordante et passer à l'étape suivante.

Tuez complètement la liste

N'importe quel nombre d'options de liste de tâches peut vous convenir. Mais il est également possible qu’une liste de tâches ne soit tout simplement pas votre truc, et ce n’est pas un problème. Au-delà des applications de création de listes, il existe de nombreuses autres façons d'organiser vos objectifs. Dans un article pour le Wall Street Journal Alexandra Samuel dit qu'elle adopte une approche plus personnelle. Par exemple, elle utilise son Amazon Echo pour ajouter rapidement des articles à sa liste d'épicerie, qui peuvent également être ajoutés par son mari et d'autres membres de la famille lorsqu'ils voient quelque chose de bas. Pour les idées de projets, elle tient une feuille de calcul Google . Pour les e-mails, elle suggère des modules complémentaires comme Boomerang ou Followup.cc.

Comme toute tactique organisationnelle, celle-ci n'est pas pour tout le monde: «Il n'y a aucun doute qu'il y a des gens qui préfèrent avoir un seul endroit pour suivre tout ce qu'ils doivent faire, et sont heureux de les classer par 'échéance', les achats , «des idées» et ainsi de suite pour les garder droites », écrit-elle.

«Mais si vous êtes le genre de personne qui est submergée et vaincue en voyant toutes vos tâches au même endroit, ou si vous n'avez jamais pris le rythme d'un examen quotidien de la liste des tâches, il est peut-être temps de reconsidérer la sagesse conventionnelle sur les listes de tâches. Parce que d'après mon expérience, quitter les listes de tâches peut être la chose la plus productive que vous ayez jamais faite. »

La vérité est qu'il y a autant de façons différentes d'aborder une liste de tâches qu'il y a de personnes. Qu'il s'agisse d'un système chirurgical précis de sous-listes à code couleur ou d'une note autocollante en lambeaux accrochée à votre ordinateur portable, la meilleure liste de choses à faire est, en fin de compte, celle qui vous convient le mieux.

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