Trois principes pour rédiger une documentation analytique efficace / Blogs / Perficient

La documentation est un élément crucial de la mise en œuvre de votre analyse. De votre document de référence de conception de solution à votre wiki interne pour toutes les ressources, s’assurer que vous pouvez rédiger et modifier votre documentation est essentiel pour garantir une compréhension cohérente et approfondie de votre implémentation.

Avec une documentation efficace, vous pouvez :

• Prévenir les lacunes dans les connaissances entre les membres de l’équipe et contribuer aux efforts d’intégration.
• Engagez les membres de l’équipe dans des techniques ou des observations qui pourraient autrement être perdues dans la mémoire.
• Assurez-vous que les connaissances peuvent facilement être diffusées et transférées entre les membres de l’équipe et les départements.
• Adhérez aux normes qui permettent à votre équipe d’éliminer toute ambiguïté ou incertitude quant à son travail.

Pendant votre période de mise en œuvre de l’analyse, vous serez probablement responsable de la rédaction de nombreux éléments de documentation. Pour vous aider à rédiger une documentation analytique, voici cinq principes pour rédiger une documentation analytique efficace.

Écrire pour quelqu’un qui n’a aucune connaissance

La question centrale à laquelle vous devez penser chaque fois que vous commencez à rédiger un document est la suivante :

« Une personne n’ayant aucune compréhension du travail ou des tâches effectuées peut-elle être capable de comprendre le travail et d’effectuer les tâches après avoir lu votre documentation ? »

Il peut être difficile d’écrire efficacement avec un langage technique, car vous risquez d’aliéner un public non spécialisé en raison de la complexité impliquée. Cependant, une approche plus orientée processus avec une rédaction axée sur les étapes permet de maintenir une cadence cohérente tout en permettant de présenter davantage d’informations techniques.

Même si le résultat est important, le processus véhiculé à travers la documentation est crucial pour une compréhension plus approfondie du travail lui-même. En comprenant le processus, votre utilisateur final peut travailler plus facilement vers le résultat en synthétisant ses propres idées avec les connaissances qu’il reçoit de votre documentation.

Pour cette raison, voici quelques conseils pour rédiger avec une approche axée sur le processus :

• Effectuez chaque étape pendant que vous écrivez et écrivez pendant que vous effectuez chaque étape ; assurez-vous que vos actions correspondent à ce que ferait l’utilisateur final.
• Utilisez une approche organisée à chaque étape, en vous assurant que les informations principales sont présentées en premier tout en réservant toute information secondaire pour une note ou un addendum visible après les informations principales.
• Lors de l’édition, essayez de revenir en arrière à partir de votre résultat, en inversant l’approche que vous avez adoptée pour terminer le processus ; votre utilisateur final doit considérer chaque étape du processus comme faisant partie du résultat lui-même.

Avec cette approche, vous pouvez intégrer une syntaxe technique dans votre écriture en pensant à l’utilisateur final tout en garantissant que les utilisateurs non techniques peuvent comprendre le processus.

Utiliser les conventions et la syntaxe standard

Il est important de se rappeler que les conventions et la syntaxe vont souvent de pair ; Lorsque vous rédigez une documentation efficace, vous devez toujours décrire et définir au préalable toute convention ou syntaxe, tout en vous assurant qu’elle reste cohérente tout au long de votre documentation.

En analytique, cela peut faire référence à des colonnes et des graphiques standardisés pour transmettre des données importantes aux parties prenantes, ou même à des conventions de dénomination pour les balises utilisées pour les organiser au sein d’un système de gestion de balises (TMS). Pensez à utiliser les éléments suivants pour vous assurer que vos conventions et votre syntaxe correspondent à ce qui est attendu :

• Assurez-vous qu’un glossaire ou un lexique est conservé, mis à jour et reflété à mesure que la terminologie et la syntaxe de votre documentation sont modifiées.
• Utilisez des acronymes chaque fois que cela est approprié, mais assurez-vous toujours de rappeler périodiquement à l’utilisateur final ce qu’ils signifient afin d’éviter toute perturbation de la compréhension.
• Décrivez un ensemble de directives et de normes pour votre documentation et respectez-les pendant que vous écrivez, tout en vérifiant toujours votre documentation pour tout cas où elle ne correspond pas.

Il est important de minimiser les perturbations que vous rencontrez lors de la rédaction d’une documentation, car toute interruption liée à la compréhension ou à l’interprétation d’un élément de syntaxe ou de convention a un impact sur l’efficacité de votre documentation.

Devenez obsédé par les détails, mais rappelez-vous la situation dans son ensemble

Les détails sont un outil important lors de la rédaction d’une documentation efficace. Utiliser plus de détails et être plus descriptif dans votre documentation réduit toute ambiguïté ou incertitude pouvant résulter de la lecture de votre documentation par votre utilisateur final. Voici quelques façons d’incorporer des détails dans votre écriture :

• Utiliser un langage pratique et simple lorsque vous expliquez chaque étape d’un processus permet de rester ancré dans le processus tout en évitant tout malentendu sur ce qui est écrit.
• Organisez vos informations dans un format clair et lisible de haut en bas ; une fois que vous avez une vue d’ensemble, vous pouvez élaborer, consolider ou minimiser la complexité de votre écriture si nécessaire.
• Faites en sorte que chaque section contienne des informations pertinentes et soit modulaire en ce sens que chaque section peut être interprétée indépendamment sans qu’il soit nécessaire de référencer chaque section.
• Cherchez à inclure plus de détails pour toute information qui n’est pas considérée comme évidente ou compréhensible sans lire la section précédente.

Lorsque vous incluez des détails, assurez-vous d’équilibrer la quantité de détails inclus avec le flux de la section globale. Cela minimise le temps nécessaire pour la comprendre tout en s’adressant à des publics non techniques qui adoptent et interprètent la documentation sans trop d’investissement.

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J’espère que cet article vous aidera à rédiger une documentation analytique plus efficace. Bonne écriture !