Stratégies intranet gagnantes: contenu structuré et silos de données

Ceux d’entre nous qui développent des intranets d’entreprise ont longtemps lutté contre la tendance des gens à travailler en vase clos. Notre objectif est de créer des sites intranet et de collaboration où les personnes travaillent de manière ouverte et transparente et où l’information est accessible, ce qui permet une meilleure prise de décision et une meilleure productivité. Beaucoup d’intranet et d’outils de collaboration tels que Wikis, Enterprise Social et Blogs, soutiennent cette approche de travail.

Même si je continue à travailler de manière transparente et à éliminer les obstacles à la communication, ce type de travail a également

Toutes les données ne sont pas égales

Plus de données et de contenu peuvent être utiles, mais toutes les données ne sont pas égales. La facilité de création de contenu nouvellement trouvée a conduit à un épisode à l'échelle de l'entreprise de l'émission «Hoarders». Au-delà des lobbies immaculés de la plupart des organisations, vous verrez probablement des piles de documents et de données collectant des toiles d'araignées numériques. Tout ce contenu présente des défis uniques:

1. Les données (ou le contenu) sont dupliquées à trop d'endroits, il n'y a pas de source de vérité unique
2. Données (ou contenu) difficiles à rechercher ou à localiser
3. ou impossible de déterminer si le contenu est fiable

Cela vous semble-t-il familier? Votre entreprise ne réalisera probablement pas la pleine valeur de votre contenu et de vos données. Voici l'impact sur vos utilisateurs finaux:

• Utilisateur de tous les jours: plus de bruit, il est plus difficile de trouver le bon contenu lorsque nécessaire
• Gestionnaire de connaissances: plus de foin pour trouver l'aiguille dans la botte de foin des meilleures pratiques et perspectives
• Administrateur système: plus d'infrastructure, de gestion et d'exigences en matière de gouvernance

Afin d'exploiter pleinement le potentiel de votre contenu et de vos données, nous devons l'analyser soigneusement, comprendre les tendances, extraire les meilleures pratiques socialiser les connaissances organisationnelles de manière structurée et logique.

Protégez votre contenu avec des silos de données

Par le passé, nous avons mal vu les silos. Ils voulaient dire que les groupes travaillaient à part, sans trop savoir ce que l’autre faisait. Cela a entraîné des efforts inutiles et, dans certains cas, des cultures de travail toxiques. Mais il est temps de repenser notre vision des silos. Un silo physique est un outil utilisé pour stocker et protéger des biens précieux de manière isolée. Pensez à l'agriculteur qui utilise un silo pour stocker sa récolte de blé. Ils passent des heures à séparer le blé de l'ivraie, à éliminer ce qui n'a aucune valeur et à stocker le produit final dans un silo, jusqu'à ce qu'il puisse être utilisé ou commercialisé.

Atteindre un équilibre avec les silos de données un équilibre entre la décomposition des silos organisationnels et la création de silos de données. En adoptant ce que j'ai appelé les habitudes de données «SAFE», vous pouvez pleinement réaliser la valeur des styles de travail et de la collaboration ouverts et transparents. SAFE signifie Store, Analyze, Frame et Expose. Voici la ventilation de cet acronyme important:

• Store – Fournit des outils et une infrastructure qui permettent à vos utilisateurs de stocker des données et de collaborer efficacement. Les plates-formes et le stockage de données deviennent plus faciles à déployer en raison du passage de plus en plus d'entreprises vers des plates-formes basées sur le cloud, telles qu'Office 365. Stocker, classer et gérer correctement les données. Autoriser les données inutiles à expirer et à élever des données utiles. Cela nous amène à notre prochain élément:
• Analyse – Les données pour les données ne sont pas une stratégie gagnante, car les données à elles seules ne donnent aucune idée. Examiner systématiquement les données, extraire des connaissances précieuses, les formaliser et les partager avec le reste de l'organisation. Ne présumez pas que la connaissance se répandra de manière organique dans votre entreprise. Vos employés perdent leur temps à parcourir les données, tentant de comprendre le chaos. Une fois que vous avez séparé votre blé numérique (connaissance) de la balle (bruit), il est temps de passer à l’étape suivante:
• Cadre – Organiser les données en structures logiques marquage. Cela élève les données précieuses au-dessus du bruit, en proclamant les connaissances officiellement reconnues, les meilleures pratiques et mérite d'être partagé. Maintenant, obtenez les données aux personnes:
• Expose – Rendez les données accessibles et faciles à trouver pour les utilisateurs finaux en fournissant du contenu via des plates-formes de portail telles que SharePoint Online. Choisissez des plates-formes qui vous permettent de produire des hiérarchies d’informations et d’autoriser les utilisateurs à effectuer des recherches efficaces. Ce contenu officiel est mis à part (silo) et se distingue facilement des données moins pertinentes.

Réalisez le potentiel de vos données intranet

Les organisations qui adoptent ces pratiques peuvent s'attendre à:

• Une culture qui reconnaît et encourage l'expertise
• Des communautés avec une collaboration active et ciblée
• Une augmentation de la prise de décision basée sur les données

Chez Perficient, nous développons des solutions adaptées . Nos experts comprennent parfaitement Office 365 et le milieu de travail numérique. Nous fournissons des services de conseil et des produits qui permettent à votre personnel de réaliser plus. Notre cabinet Microsoft primé est largement reconnu comme l'un des meilleurs de l'industrie. Notre service intranet Rise offre une expérience moderne pour SharePoint Online. Contactez-nous dès aujourd'hui pour savoir comment nous pouvons aider votre entreprise à adopter les habitudes de données SAFE.

Vous pouvez en apprendre davantage sur les meilleures pratiques du portail en téléchargeant notre guide publié récemment Trends in Modernization Modernization par en cliquant ici ou en remplissant le formulaire ci-dessous.