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octobre 31, 2019

Solutions aux rapprochements périodiques, deuxième partie5 minutes de lecture

Solutions aux rapprochements périodiques, deuxième partie


Dans notre précédent article, Solutions aux rapprochements périodiques, Première partie nous avions identifié quelques solutions pour aider à rationaliser le processus de rapprochement afin de mieux équiper votre équipe comptable. Dans cet article, nous allons explorer certains des nouveaux outils susceptibles de vous faire gagner du temps lorsque le rapprochement a les mêmes composants de rapprochement sur une période donnée.

Traitement simplifié

Les rapprochements peuvent utiliser des formats standard ou personnalisables pour faire correspondre le type de rapprochement. que vous essayez d'exécuter. Ces formats peuvent faciliter le processus de rapprochement en éliminant les détails supplémentaires inutiles. En outre, vous avez la possibilité d’utiliser la fonctionnalité de type Excel dans l’outil pour effectuer des calendriers de report ou d’amortissement dans l’outil natif. Si votre support de rapprochement nécessite une feuille de calcul détaillée, vous avez la possibilité de télécharger un programme complémentaire dans le rapprochement.

Nombre de ces outils permettent également de compiler les ajustements générés à partir du processus de rapprochement dans un fichier d'ajustements pouvant ensuite être chargé. système (s) source (s), permettant ainsi un fichier d'ajustement précis et opportun sur le (s) système (s) source (s).

Notification et flux de travail

En raison de changements d'horaire de clôture de période ou du fait que les rapprochements ne tiennent pas toujours. priorité, les rapprochements ne sont pas toujours terminés à temps et dans certains cas, pas du tout. Les systèmes disponibles aujourd'hui fournissent des outils permettant de garantir la disponibilité, le statut et les prochaines étapes, qui sont identifiés et communiqués à tous les participants. Vous pouvez également intégrer le courrier électronique de votre entreprise pour avertir les utilisateurs lorsque des rapprochements sont disponibles pour le traitement ou qu'un examen ultérieur est une option. La notification peut être effectuée pour des rapprochements individuels ou via un courrier électronique quotidien informant les utilisateurs de toutes leurs tâches et de leur statut. Les utilisateurs ont également la possibilité de se connecter au système de rapprochement pour voir leur bureau ou leur liste de tâches. Le bureau affiche les tâches, leur statut et les délais d'exécution des tâches utilisateur. Les utilisateurs peuvent voir les éléments en retard sur la date d'échéance de leurs tâches. Tous ces éléments permettent à l'utilisateur de connaître les échéances respectives de ses tâches.

Le flux de travail au sein de ces outils déplace les rapprochements, réconciliés automatiquement ou manuellement, vers l'étape suivante du processus. De nombreuses entreprises exigent que leurs rapprochements soient approuvés par un ou plusieurs gestionnaires. Le flux de travail déplacera le rapprochement terminé dans la file d'attente du ou des réviseurs appropriés. Ces mouvements ont également la possibilité d’être capturés et communiqués par courrier électronique, soit sous forme de courriers uniques, soit sous forme de courriers électroniques quotidiens répertoriant tous les rapprochements prêts à être examinés. Un réviseur peut avoir l'option d'approuver ou de refuser et, s'il refuse, de demander des informations supplémentaires ou de donner des instructions supplémentaires.

Ces rapprochements rejetés sont ensuite renvoyés vers la file d'attente de l'approbateur via le workflow. La notification et le flux de travail permettent de gagner beaucoup de temps, en particulier dans les cas où le préparateur et l’approbateur se trouvent dans des bureaux différents.

Outils de gestion des processus et de reporting en temps réel

Les rapprochements ne figurent pas toujours en tête des priorités de l’office des finances. et, par conséquent, ne sont pas toujours gérés activement. Même pour ceux qui essaient de garder un aperçu du statut des rapprochements, cela se fait souvent via une feuille de calcul sur l'ordinateur du contrôleur ou via des documents partagés avec des cases d'enregistrement / de départ / complétées à remplir par les réconciliateurs. [19659004] Les outils de statut de rapprochement et de hiérarchisation sont facilement disponibles via des tableaux de bord et des rapports dans les applications disponibles. Les rapports sont utiles pour avoir un enregistrement permanent à des fins d'audit, mais les tableaux de bord sont souvent préférés et beaucoup disposent de fonctionnalités d'exploration. Vous voulez savoir combien de rapprochements ont dépassé leur échéance? Cliquez et vous pouvez explorer. Vous voulez savoir quel employé est le goulot d'étranglement? Cliquez et vous pouvez explorer. Les tableaux de bord et les outils de création de rapports disponibles facilitent grandement la gestion des rapprochements.


Pour en savoir plus sur la façon de surmonter les difficultés liées à la clôture financière, vous pouvez télécharger notre guide complet ici ou ci-dessous. Sinon, restez à l'écoute pour le blog n ° 8 de la semaine à venir!



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