Solutions à la gestion de période proche – Perficient Blogs

Dans notre article précédent nous avons examiné les difficultés rencontrées dans la gestion du processus de clôture de période et leurs conséquences pour les organisations financières. Dans cet article, nous examinerons quelques solutions pour une gestion par période proche. Nous examinerons ensuite les avantages des outils de gestion automatisés par rapport aux outils manuels et à l'utilisation d'outils de génération de rapports en temps réel.

Clôture de la période

Le processus de clôture de la période repose essentiellement sur l'achèvement d'une liste complète de tâches. et respect du calendrier des tâches. Bien que ces tâches puissent être gérées et suivies manuellement, l'utilisation d'un outil d'application de gestion de clôture de période présente de nombreux avantages par rapport à un processus manuel.

Définition standardisée des tâches et des processus

La première étape d'une clôture organisée est l'identification et la documentation. toutes les étapes doivent être effectuées dans une période standard clôturée. Chaque tâche pour une clôture mensuelle, trimestrielle et annuelle doit être documentée de manière cohérente pour chaque entité participant à la clôture de la période. La définition doit définir complètement la tâche, identifier qui doit la compléter et définir son calendrier. Le calendrier comprend les heures de début, de durée et de fin prévues.

Ces tâches peuvent être intégrées dans un calendrier principal et mises à la disposition de tous les employés participant au processus de fermeture. Chaque tâche doit être documentée de manière cohérente avec des tâches similaires pour faciliter la communication et identifier la difficulté de la tâche. Si une unité commerciale répertorie «Fermer les immobilisations; Fermer les comptes à payer; etc. », toutes les unités commerciales doivent faire de même et pas seulement« Fermer tous les sous-livres ». Les écarts par rapport au plan standard peuvent être documentés et communiqués à tous les participants avant la fin de cette période.

Les applications disponibles aujourd'hui offrent une interface commune à laquelle tous les employés peuvent accéder. Cette interface donne accès à des tâches normalisées et peut être configurée de manière à assurer un traitement cohérent ou, le cas échéant, un traitement unique.

Les employés peuvent voir leurs propres tâches, ainsi que les tâches précédentes et dépendantes, ainsi que leur statut. La création de tâches de clôture de période est simple, de nombreuses applications offrant la possibilité de télécharger les listes de tâches initiales ou récurrentes à partir d’un fichier existant, le cas échéant. La modification, l'insertion ou la suppression d'une tâche est simple et directe et peut être appliquée de manière ponctuelle pour une période donnée ou peut être rendue permanente pour une modification du processus de fermeture.

Notification et flux de travail

Les utilisateurs peuvent être avertis. via le flux de travail lorsqu'une tâche dont ils sont responsables doit être effectuée. Cette notification peut être envoyée par courrier électronique ou par l’utilisateur en passant en revue le bureau de leur application pour les tâches à exécuter. Le bureau affiche les tâches, leur statut et les délais d'exécution des tâches utilisateur. Les utilisateurs peuvent voir leurs tâches ouvertes, les délais et les dates manquées. Tous ces éléments permettent à l'utilisateur de gérer ses tâches respectives de clôture de période.

Au fur et à mesure de l'exécution des tâches, elles sont marquées comme étant clôturées et, en fonction des paramètres système, l'exécutant de l'étape suivante est informé qu'il a maintenant une tâche en attente. Des liens dynamiques avec les applications peuvent être insérés pour amener l'utilisateur final à l'application spécifique à utiliser pour mener à bien ses tâches.

Outils de gestion des processus et de création de rapports en temps réel

Identique aux outils de rapprochement, période. Les outils -end permettent aux utilisateurs et à la direction de voir instantanément l’état actuel de la clôture. Ils sont disponibles sous forme de tableaux de bord et de rapports.

Les tableaux de bord disposent également de fonctions d’exploration permettant à la direction de comprendre exactement où en est le processus de fermeture, les tâches terminées, les tâches à accomplir et les éventuels goulots d’étranglement qu’il faut résoudre. .

Pour en savoir plus sur la façon de surmonter les difficultés financières, vous pouvez télécharger notre guide complet ici ou ci-dessous. Sinon, restez à l'écoute pour le blog n ° 10 de la semaine à venir!