SnoPUD connecte le contenu aux processus métier pour atteindre l'excellence opérationnelle

À Enterprise World 2019 à Toronto, nous avons organisé un panel avec quelques-uns de nos clients pour discuter de leurs différents parcours de transformation numérique et de la façon dont ils soutiennent leurs objectifs organisationnels en déployant des technologies de services de contenu.

L'un des panélistes était Jill Stelter de Snohomish County PUD (alias SnoPUD), une entreprise de services publics de distribution d’eau et d’électricité située au nord de Seattle. Au cours des dernières années, SnoPUD était en train de perdre la bataille, luttant pour gérer un ensemble toujours croissant d’informations et répondant aux besoins en informations de ses parties prenantes. Cela comprenait tout, des spécifications techniques aux ordres publics en passant par les demandes de documents publics, en passant par les audits réglementaires.

Pour SnoPUD la réponse était claire. Ils devaient tirer parti des solutions clés proposées par OpenText ^™ Content Services comme les solutions OpenText Extended ECM for SAP ^® . La plate-forme OpenText ™ Extended ECM offre une plate-forme de contenu numérique qui s'intègre de manière transparente à SAP, ce qui était essentiel compte tenu de l'environnement SAP de l'utilitaire. Cette intégration approfondie fournit des métadonnées structurées de SAP qui sont appliquées au contenu non structuré lié au processus métier, ce qui lui donne un contexte. Désormais, le contenu est géré et partagé via Extended ECM et servi dans l'interface utilisateur de SAP. Chaque jour, les utilisateurs travaillent efficacement.

Voici quelques faits saillants du parcours numérique de SnoPUD et des résultats obtenus en matière de partenariat. with OpenText.

"Extended ECM" modifie-t-il la manière de travailler des personnes?

«Lorsque les personnes ont compris les améliorations apportées au processus de commande de travail et ont commencé à le comprendre, elles ont voulu appliquer les mêmes principes pour améliorer d'autres processus. »

En quoi Extended ECM ajoute-t-il de la valeur à votre organisation?

« Avec plusieurs départements fonctionnant sur le même processus, Extended ECM fournit un espace de travail professionnel lié à Content Server que tous les utilisateurs peuvent télécharger et accéder aux mêmes informations. Cela crée davantage un sentiment de communauté dans ces domaines d’activité, en fournissant une cohérence et une structure au contenu, car tout le monde place maintenant tout au même endroit. ”

En quoi Extended ECM ajoute-t-il de la valeur à vos employés?

«Tous ces acteurs de l'organisation essaient d'obtenir les informations (non structurées) quand ils en ont besoin, le fait de pouvoir disposer d'un emplacement de travail unique en plus des transactions SAP (informations de structure) a considérablement amélioré la cohérence. et rapidité – les processus métiers se sont vraiment améliorés "

" Comment Extended ECM ajoute-t-il de la valeur à votre gestionnaire de documents?

"Nous voulions un endroit où placer des documents liés à nos transactions SAP. Après avoir constaté les avantages d'OpenText, nous avons compris que nous pouvions gérer les enregistrements avec rétention et autorisation à un niveau supérieur pour connecter différentes personnes via des améliorations des processus métier. Nous nous sommes demandé pourquoi nous ne le faisions pas avec toutes nos informations. ”

Le concept novateur pour piloter leur initiative de gouvernance de l'information à l'échelle de l'entreprise basée sur OpenText ™ Extended ECM pour les solutions SAP® était totalement sauvage. réussi et a largement contribué à l’adoption du projet d’entreprise par les utilisateurs. Grâce à la mise en œuvre de cette solution, SnoPUD a pu procéder à un nettoyage en profondeur de leurs fichiers électroniques et physiques.

De plus, SnoPUD a remplacé son système de génération de documents numériques obsolète et fastidieux par la présentation de documents OpenText ™ pour solutions SAP®. une plate-forme flexible et efficace qui s'intègre à SAP et gère facilement les correspondances de l'utilitaire, notamment 500 000 lettres par an et jusqu'à 20 000 factures par jour. La migration vers un environnement de services gérés dans le cloud est une étape clé de la transformation numérique de SnoPUD.

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