Rendre les processus complexes simples et efficaces avec OpenText OT2

Les professionnels qui ont fait carrière dans le domaine des sciences de la vie peuvent reconnaître immédiatement une nouvelle idée qui améliorera considérablement la vie telle qu’ils la connaissent pour leurs clients et leurs collègues. C’est pourquoi l’équipe OpenText ™ Documentum ™ pour les sciences de la vie est si enthousiaste pour la qualité OpenText ™, dont la première version est disponible ce mois-ci et qui est disponible pour les clients et partenaires qualifiés. OpenText Quality est une application SaaS reposant sur OpenText ™ OT2, une plate-forme hybride flexible pour les services et applications de gestion de l'information d'entreprise (EIM).

Pour ouvrir la voie: dans les sciences de la vie, la conformité réglementaire est un réalité de la vie quotidienne, et qualité en est le fondement même. Cependant, les réglementations complexes entraînent des processus de flux de travail complexes, en particulier pour la gestion et la création de rapports sur les actions de non-conformité et correctives et préventives (CAPA). C’est le problème qu'OpenText Quality résout en simplifiant.

Répondre à un besoin de facilité d’utilisation

Lorsque nous avons commencé à travailler sur le développement d’OpenText Quality, l’un des principaux domaines d’intervention était la convivialité. De nos jours, tout le monde est habitué à travailler vite, avec la possibilité de terminer une tâche ou une activité en un seul clic. Ce n'est tout simplement pas possible avec les outils dont ils disposent aujourd'hui.

OpenText Quality propose une interface utilisateur intuitive et complète, adaptable à ce rôle. Tout est accessible en un seul clic, avec une navigation facile vers ce qui est pertinent.

Il est tout aussi important que les processus qualité soient connectés de manière native aux documents qui les prennent en charge, ou aux documents affectés par le processus. OpenText Quality est intégré à notre système de gestion de documents d'entreprise (eDMS) afin de promouvoir l'efficacité et la facilité d'utilisation, tout en éliminant le besoin de développement et de maintenance d'intégration sur mesure.

Doté d'un moteur d'analyse de pointe intégré, il possible d'extraire, d'analyser et de naviguer dans les données avec des visuels et d'explorer en profondeur. L’applicabilité est pratiquement illimitée – des simples rapports aux tableaux de bord complexes en passant par l’analyse des tendances.

Simplifier les flux de travail et connecter les informations

Selon Juan Aponte Luna, responsable produit chez OpenText, les entreprises ont généralement adopté une «approche nucléaire» lors de la conception. flux de travail, avec plus de rigueur que nécessaire pour couvrir toutes les bases. Plusieurs fois, des problèmes simples doivent suivre le même processus que pour les problèmes majeurs. Dans d'autres cas, il y a trop de procédures à suivre et beaucoup d'entre elles sont répétitives et inutiles. Et près de la moitié des processus sont manuels!

La connexion du contenu aux processus est essentielle. Lorsque les systèmes ne sont pas intégrés, les processus sont interrompus et les documents mal entretenus et obsolètes. Par exemple, un document répertorie une référence à un autre document qui a été remplacé depuis. Ou encore, vous voulez enregistrer un problème dans l'atelier de fabrication. Tout d'abord, vous devez vous connecter à votre système de gestion de la qualité (QMS) et enregistrer le problème, puis vous connecter à l'eDMS, trouver le document pertinent et enregistrer manuellement les données de traçabilité aux deux endroits.

Le problème est aggravé par le manque. de formation appropriée et d’utilisation sporadique des outils, explique Juan. «Je me souviens d'avoir travaillé avec des systèmes avec de nombreux utilisateurs occasionnels. Dans un cas, ces personnes ont dû lire trois très grands documents, puis suivre un processus nécessitant plus de 30 entrées! »

Lorsqu'il s'agit de mesurer l'efficacité d'un processus, ils ont généralement affaire à de mauvais outils de génération de rapports. Les systèmes sont limités dans le type d'informations de rapport qu'ils génèrent et renvoient souvent des milliers de valeurs inutiles, ce qui rend les utilisateurs malheureux. Ensuite, ils sont injustement tenus responsables des rapports.

Outre les problèmes de conception de système, de nombreux facteurs entraînent des difficultés pour les utilisateurs. La réalité est que leurs opérations les obligent à agir avec rapidité et certitude, ce qui est gêné par ce flux de travail maladroit. Globalement, la perspicacité est sacrifiée à cause de la demande de rapidité. Mais en réalité, rapidité, perspicacité et certitude peuvent coexister grâce à la facilité d'utilisation.

Délivrer rapidité, perspicacité et certitude

CAPA est comme un grand casse-tête. Mais lorsque les pièces sont pré-assemblées, vous avez une longueur d'avance. Vous pouvez visualiser ce casse-tête de différentes manières – par exemple, avec un seul écran qui présente une analyse de la cause première avec une analyse détaillée des actions à réaliser. Le système est conçu pour vous permettre de suivre le processus dans le bon ordre, avec des contrôles intégrés vous permettant de ne pas sauter une étape et des flux de travail automatisés qui éliminent le travail répétitif.

Pour ce qui est des rapports, les outils sont tout aussi simple à utiliser, avec une liaison rapide à des documents justificatifs précis. Cela aide à suivre les tendances et les descriptions des problèmes, en isolant les sources d'erreur fréquentes et en détectant les mêmes problèmes à répétition. Les entreprises en ont besoin pour se conformer aux exigences, être prêtes pour l'audit et, bien sûr, appliquer ce qu'elles ont appris en interne à une amélioration continue.

Une offre opportune qui accroît l'efficacité

Lena Shafir, Directrice de la gestion des produits du secteur des sciences de la vie OpenText explique pourquoi OpenText Quality est si rapide aujourd'hui. «Au début des investissements dans les systèmes électroniques», a-t-elle déclaré, «le principal souci était la conformité. Maintenant que la conformité est intégrée à des systèmes d'entreprise matures, bon nombre d'entre eux fonctionnent toujours en silos. Cela empêche les organisations de tirer pleinement parti de leurs investissements. Pour permettre une utilisation efficace des systèmes électroniques, nous devons être en mesure de fournir des solutions intégrées, idéalement intégrées en mode natif. ”

Dans les sciences de la vie, la qualité est toujours une priorité. La conformité touche tout ce que nous faisons. Mais pour être efficaces, les processus qualité doivent être efficaces. Comme vous avez pu le constater avec l'exemple de la déconnexion au niveau de l'atelier de fabrication, les systèmes silos ne favorisent ni la productivité ni l'efficacité. Avec OpenText Quality, tout cela change. Maintenant, l'intégration est transparente. L'utilisateur sur le site de fabrication ou dans l'entrepôt peut faire confiance à l'intégrité des processus, être assuré de l'exactitude de la documentation et prendre des décisions en toute confiance. Les utilisateurs responsables du traitement des non-conformités et des événements CAPA peuvent faire leur travail beaucoup plus rapidement et avec plus de précision.

Lorsque vous réalisez que l'efficacité est synonyme de qualité des processus, il devient clair à quel point cela sera révolutionnaire.

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