Réduire les coûts 101 – Comment économiser de l’argent lors de la gestion d’une entreprise

Que vous soyez une petite start-up ou une entreprise établie, il viendra sûrement un moment pour apprendre à économiser de l’argent et à réduire les coûts. Ce sujet est particulièrement pertinent aujourd’hui alors que le monde semble à nouveau montrer des signes de récession.

Apprendre à économiser de l’argent et à diriger efficacement une entreprise sans gaspiller des ressources est une compétence précieuse. Bien que la planification soit indispensable, vous ne pouvez souvent pas prévoir des événements comme les épidémies de pandémie, les guerres ou les difficultés financières qui s’ensuivent.

Alors, comment une entreprise peut-elle devenir plus résiliente en période de difficultés ? Il existe des moyens de s’adapter à une éventuelle crise avant même qu’elle ne frappe.

Auditer et construire un prévisionnel

Basé sur recherches récentes sur Zippia, 22% des startups échouent la première année. De plus, la principale raison de l’échec des petites entreprises était liée à des problèmes de trésorerie. Naturellement, une grande partie du succès de votre entreprise dépend de la planification de vos finances et de la bonne budgétisation.

L’analyse de votre efficacité actuelle est la première étape de tout bon plan d’affaires. Nous commencerons donc par effectuer un audit sur toutes les opérations, workflows et processus back et front-end.

Votre objectif à ce stade est simplement de recueillir des données et d’apprendre à gérer votre trésorerie et dépenses. Vous devez déterminer le retour sur investissement et la valeur de chaque activité. De plus, vous devez analyser votre flux de trésorerie et voir si votre dynamique de paiement est gérable ou si vous devez changer les choses. Les informations mentionnées vous aideront à isoler les lacunes et les inefficacités.

Par exemple, faites une liste de vos dépenses fixes et variables actuelles. Ensuite, voyez où vous pouvez réduire les coûts et optimiser.

Une fois que vous avez analysé vos opérations commerciales actuelles, il est temps de visualiser et de planifier ce que vous voulez réaliser. C’est ici que vous agissez, définissez un budget ou un objectif et respectez-le.

Utiliser la technologie pour automatiser les processus

L’open source, l’intelligence artificielle et la technologie cloud peuvent être d’une aide immense lorsque vous essayez de réduire les coûts. De nombreux outils gratuits ou abordables peuvent vous aider à automatiser et rationaliser différentes opérations.

Par exemple, si vous avez des travailleurs à distance ou postés, vous pouvez essayer d’utiliser logiciel de planification du personnel pour rendre l’ensemble du processus plus efficace et réduire les erreurs humaines telles que les chevauchements ou les quarts de travail manqués.

De même, essayez de vous passer du papier et commencez à faire des affaires dans le cloud. Il vous donnera un emplacement de stockage de données centralisé et vous permettra d’autoriser ou de refuser l’accès à différents documents et fichiers pour différents rôles professionnels.

Pensez à combien vous économiserez uniquement sur les frais de stockage en passant au sans papier !

De plus, l’automatisation des opérations manuelles, quotidiennes et à forte intensité de main-d’œuvre permet de gagner du temps. Et le temps c’est de l’argent ! La saisie de données est le meilleur exemple de tâche chronophage que vous pouvez automatiser.

Dans certains cas, les entreprises peuvent être contraintes de licencier des employés en raison d’un budget serré. Dans de tels cas, l’automatisation peut également aider à remplacer le travail humain dans la mesure du possible. Bien sûr, licencier des employés équivaut à perdre du capital humain. Si vous en arrivez à cela, apprenez à adopter la technologie comme alternative.

Cela dit, nous devons mentionner que l’automatisation n’est pas toujours l’option la moins chère. Par exemple, l’automatisation d’une chaîne de montage complète dans une usine nécessite un investissement initial important. Alors, faites le tour des solutions à l’avance pour avoir les projections financières correctes.

Enfin, au sujet de la réduction des coûts, il ne faut pas oublier la technologie virtuelle qui a permis à de nombreuses entreprises de fonctionner à distance, notamment pendant l’épidémie de pandémie. Si votre budget est serré, utilisez une technologie comme Zoom au lieu de vous déplacer pour des réunions en personne. Ou collaborez sur Google Drive et Google Meet et sous-louez votre espace de bureau. Soyez créatif et profitez de la technologie !

Réparez votre chaîne d’approvisionnement et demandez des remises

Diriger une entreprise prospère signifie observer constamment le marché. Votre objectif commercial est la rentabilité, vous devez donc vous procurer le produit de la meilleure qualité au prix le plus abordable que vous puissiez trouver. Ne restez pas coincé avec le premier fournisseur avec lequel vous avez commencé à travailler s’il y en a de meilleurs sur le marché.

Si le prix du produit baisse et que vous pouvez trouver des fournisseurs qui offrent un meilleur rapport prix/valeur, demandez à votre fournisseur d’égaler le prix. Sinon, donnez une chance à un autre fournisseur.

Lisez attentivement et comparez les contrats des fournisseurs. Dans de nombreux cas, surtout si vous achetez en gros, vous devenez éligible à des remises. N’ayez pas peur de faire valoir vos droits et de négocier les prix.

En fin de compte, obtenir un meilleur prix de votre fournisseur signifie réduire les coûts et améliorer la rentabilité globale de votre entreprise.

Cependant, il ne s’agit pas seulement de réductions. Si vous envisagez de concevoir un moyen de réduire les coûts de manière durable, vous devrez réparer votre chaîne d’approvisionnement de bout en bout. Souvent, cela inclut des services tiers, des centres de distribution, des centres de distribution, des partenaires d’expédition de fret, etc. Vous devrez faire preuve de créativité et trouver un moyen de rendre l’ensemble de la chaîne plus efficace.

Externaliser pour réduire les frais généraux

Lors de la gestion d’une entreprise, beaucoup de fonds vont à la masse salariale. De plus, en tant qu’employeur, vous proposez probablement un 401K ou un plan de retraite similaire. Les frais d’installation et d’administration de ces plans peuvent vous coûter cher. Il vaut donc la peine de chercher un fournisseur avec des frais moins élevés.

Une autre façon de réduire vos coûts 401K est de réduire les coûts administratifs en ayant une sphère de sécurité 401K qui exempte votre plan des tests de conformité.

Si votre budget est vraiment serré, vous pourriez réduire le nombre d’employés sur votre masse salariale. Au lieu de cela, essayez de sous-traiter à des indépendants ou à des agences tierces. L’externalisation est devenue populaire parmi les grandes et les petites entreprises avec taille du marché mondial de 92,5 milliards de dollars en 2019.

Par exemple, si vous êtes une entreprise sans rapport avec l’informatique et que vous avez juste besoin d’un site Web, vous n’avez pas nécessairement besoin d’un développeur à temps plein sur votre masse salariale. Au lieu de cela, confiez la tâche à un pigiste ou engagez une agence pour concevoir et maintenir votre site Web.

En plus de vous faire économiser des dépenses salariales élevées, l’externalisation de certaines parties de votre entreprise au lieu de les faire en interne réduira vos besoins en espace de bureau et en frais de location.

Basé sur Statistiques Zippia 2022:

• 37 % des petites entreprises externalisent des services comptables ou informatiques ;
• 34 % externalisent le marketing numérique ;
• 28 % externalisent le travail de développement ;
• 24 % externalisent les ressources humaines ou le travail de support client ;

Si vous avez décidé de réduire le nombre d’employés fixes sur votre liste de paie, voici quelques domaines que vous pouvez envisager d’externaliser. En ce qui concerne le choix d’un partenaire externe, vous pouvez opter pour une agence ou embaucher des indépendants. Faites vos recherches et explorez pour trouver la stratégie d’externalisation la plus rentable pour vos besoins.

Explorer des stratégies de marketing alternatives

Si votre budget n’autorise pas les publicités payantes, pensez à des moyens prêts à l’emploi et peu coûteux d’obtenir un impact et une exposition importants. Par exemple, le piratage de la croissance, le marketing de guérilla et le marketing d’influence sont toutes des options à considérer.

Un autre excellent moyen d’économiser sur les coûts de marketing en gardant à l’esprit une vision à long terme consiste à investir très tôt dans des éléments tels que le marketing de contenu, le référencement, le marketing par e-mail et la création de communautés.

Ce sont des efforts apparemment ingrats au début car ils ne produisent pas de résultats immédiats. Cependant, à long terme, ils vous apporteront des tonnes de trafic organique et vous aideront à dépenser moins en publicités payantes.

Dans le passé, les stratégies de marketing traditionnelles telles que les panneaux d’affichage ou les publicités télévisées ne vous permettaient pas de capturer des données et des mesures. Les efforts de marketing numérique d’aujourd’hui sont beaucoup plus efficaces en termes de retour sur investissement grâce aux données et à la possibilité d’apprendre et de prendre des décisions éclairées. Au lieu de dépenser à l’aveuglette, vous pouvez maintenant faire des efforts plus stratégiques.

Enfin, n’oubliez pas qu’aujourd’hui, tout tourne autour de la preuve sociale et des publicités natives qui ne ressemblent pas vraiment à des publicités. Selon un enquête BrightLocal récente:

« 77 % des consommateurs lisent « toujours » ou « régulièrement » des avis en ligne lorsqu’ils recherchent des entreprises locales (contre 60 % en 2020) ».

Nous vous recommandons de trouver un moyen d’inciter vos acheteurs à laisser des avis. L’incitation peut être n’importe quoi, d’une remise ou de cadeaux à un crédit en magasin ou à toute autre chose qui fonctionne pour votre modèle d’entreprise.

Rétrograder les abonnements

Les prochaines choses que nous voulons que vous analysiez sont vos abonnements et les services que vous utilisez. À arrêter de trop payer pour les services, vous devez vérifier régulièrement le service et la valeur que vous obtenez et les comparer à d’autres services sur le marché. N’ayez pas peur d’opter pour le tarif le plus compétitif ou de demander à vos fournisseurs de services actuels de vous proposer une meilleure offre.

Avez-vous besoin d’une limite de téléphone cellulaire d’entreprise aussi élevée ? Utilisez-vous réellement la ligne fixe que vous payez ? Votre banque propose-t-elle la meilleure offre possible ?

Après avoir analysé tous les services que vous payez, vous en annulerez certains immédiatement et réaliserez que vous pouvez en déclasser considérablement d’autres.

Une autre option consiste à économiser en obtenant des contrats annuels au lieu de contrats mensuels. La plupart des abonnements sont assortis d’une réduction pour les licences annuelles. Si vous pouvez vous permettre un investissement initial légèrement plus élevé, cela vous fera économiser de l’argent à long terme.

Perfectionnez vos niveaux de stock

Selon un Répartition mondiale des produits en rupture de stock de Statista les produits d’épicerie et les denrées périssables enregistrent la valeur de rupture de stock la plus élevée, avec 45,5 % et 38,9 %, respectivement. Ces deux catégories de produits sont suivies par les soins de santé et de beauté.

Par ailleurs, Recherche Adobe 2021 montre que par rapport à une période pré-pandémique (janvier 2020), les messages de rupture de stock ont ​​augmenté de 250 % pendant la pandémie (en octobre 2021).

Ces statistiques montrent clairement les pertes que votre entreprise subit en raison d’une mauvaise gestion des stocks. Personne ne veut faire face à des scénarios de rupture de stock, à des commandes en souffrance ou, au contraire, à un entrepôt plein de stocks morts et à aucun acheteur intéressé. Une meilleure gestion des stocks signifie de meilleures financesdonc l’optimisation de vos niveaux de stock est ce que vous allez viser à ce stade.

Des estimations récentes montrent que les détaillants travaillaient avec environ 70 % de précision des stocks en 2020. Il y a certainement place à l’amélioration. L’examen des données de ventes historiques et l’analyse de la demande actuelle, des tendances et du cycle de vie des produits peuvent vous donner une bonne idée de vos projections de ventes. Tenez compte de ces chiffres lorsque vous décidez de la taille de votre commande.

Si vous pouvez devenir plus agile et utiliser des centres de traitement ou de distribution tiers, ou même adopter la livraison directe comme modèle commercial à faible risque, vous pouvez réduire considérablement vos coûts de stockage.

Engagez un conseiller fiscal

Enfin, nous vous recommandons de travailler avec un fiscaliste ou un comptable fiscaliste qui connaît bien les lois et réglementations et qui peut vous aider à déclarer correctement vos impôts et à obtenir une déclaration de revenus favorable.

Les petites entreprises négligent souvent l’importance d’un professionnel les guidant dans ce domaine en pensant qu’elles réduiront les coûts. Au contraire, cela finit souvent par leur coûter plus cher en raison d’une déclaration de revenus incorrecte ou du fait de ne pas réclamer tout ce qu’ils auraient pu.

Cependant, notez que votre conseiller fiscal ou votre comptable vous facturera également des heures facturables. Donc, c’est aussi une dépense que vous voudriez suivre. Idéalement, les économies et la valeur qu’ils procurent devraient correspondre à leurs frais.

Idéalement, un bon comptable fiscaliste devrait vous apporter de nombreux avantages en termes d’économies de coûts :

• Vous fait gagner du temps et vous permet de vous concentrer sur des aspects commerciaux plus importants.
• Vous aide à éviter les erreurs coûteuses et à naviguer dans le processus fiscal complexe.
• Aide à la préparation et à la déclaration des déclarations de revenus.
• Ils peuvent repérer les dépenses déductibles d’impôt que vous pourriez manquer autrement.
• Ils vous tiennent au courant et vous conforment aux lois et réglementations fiscales.
• Peut fournir une expertise et des conseils financiers généraux.

Emballer

Une bonne gestion financière est cruciale pour le succès global de votre entreprise. Cependant, notez qu’être attentif à vos dépenses ne doit jamais se faire au détriment de la qualité de votre service ou de votre produit.

Économiser de l’argent et réduire les coûts dans le climat des affaires d’aujourd’hui oblige les entreprises à passer par la transformation numérique et à mettre en œuvre la technologie pour trouver des moyens plus rapides, meilleurs et plus efficaces d’atteindre leur public tout en restant rentables.

Nous vous invitons à utiliser cette technologie à votre disposition pour suivre vos dépenses de façon continue. C’est le seul moyen d’éviter des dépenses inutiles et de réduire les coûts lorsque le budget est plus serré. J’espère que nous avons réussi à vous aider à apprendre à économiser de l’argent de manière créative et à rester rentable même lorsque les choses sont difficiles.

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