Rapport kilométrique sur les soins de santé: 4 meilleures pratiques

Les organismes de santé savent déjà qu'il peut être difficile de suivre le kilométrage personnel. Compter sur les employés pour estimer les kilomètres parcourus et saisir manuellement les informations dans les rapports de dépenses limite la fiabilité et l'efficacité. Un processus de suivi manuel du kilométrage peut en réalité coûter de l'argent à votre organisation, en particulier lorsque vous gérez un grand nombre de personnes et de données.

Avec la croissance des soins de santé mobiles, il est temps de commencer à planifier l'avenir.

à la hausse

À 11%, SAP Concur a constaté que ses clients du secteur de la santé dépensent la plus grande part en kilomètres parcourus en voiture personnelle soit plus du double de la dépense moyenne de toute autre industrie. Et cela ne fera que coûter plus cher. La demande de soins de santé mobiles continuera à augmenter alors que le nombre d'Américains âgés de 65 ans et plus doublera au cours des prochaines décennies, ce qui nécessitera beaucoup plus de soins. Cette croissance signifie que davantage de membres du personnel, tels que des infirmières et infirmiers et des hospices, se rendent dans divers endroits. Sans solution de kilométrage complète, le suivi des rapports de kilométrage précis continuera à créer de la frustration au fur et à mesure que votre organisation grandira.

Lissez la route de votre organisation et économisez de l'argent en incorporant ces quatre meilleures pratiques de gestion des frais de transport et de kilométrage personnel. [19659003] Meilleures pratiques pour la déclaration de kilométrage

1. Faites évoluer vos orientations

Définissez clairement vos politiques de dépenses en incluant les dos et les kilomètres personnels. Les employés apprécieront de bénéficier de conseils facilement accessibles pour les aider à rester en conformité, à maintenir leurs rapports exacts et à permettre le remboursement le plus rapide possible. Assurez-vous de revoir et d'ajuster les directives chaque année pour vous assurer qu'elles répondent toujours aux besoins de votre entreprise et de vos voyageurs.

La politique de votre entreprise en matière de kilométrage personnel doit inclure les informations suivantes:

• Délai de soumission des rapports de dépenses relatifs au kilométrage
• utiliser une voiture personnelle par rapport à une location de voiture
• Les taux variables applicables à différents groupes d’employés, le cas échéant
• Des attentes claires quant à ce qui sera remboursé et ne sera pas remboursé

2. Définir des attentes élevées

En ce qui concerne la gestion des dépenses, le kilométrage personnel offre peu de contrôle et moins de données aux organisations de soins de santé. Mais ce n’est pas nécessairement le cas. Définissez des attentes plus élevées pour obtenir plus de visibilité et de contrôle sur les dépenses de votre personnel.

Capturez et remboursez avec précision le kilométrage personnel en:

• Exiger des documents concernant la distance parcourue
• Exploitez les données relatives aux dépenses pour avoir une visibilité sur les dépenses de l'organisation [19659011] Contrôle des voyageurs avec un kilométrage excessif en voiture personnelle

3. Soyez précis

Avec autant de professionnels de la santé sur la route, le suivi précis du kilométrage peut faire toute la différence pour la gestion des dépenses de vos employés, d’autant plus que le suivi du transport est la deuxième dépense la plus importante supportée par les organisations de soins de santé, après le tarif aérien. 19659022] Les entreprises économisent en moyenne 20% sur les économies de coûts après le passage du kilométrage autodéclaré au suivi automatisé du kilométrage GPS. -Motus Mileage tracker

Fournir et encourager l'utilisation d'outils tels que le suivi GPS peut aider à la précision. Les avantages supplémentaires incluent:

• Permettre aux employés de capturer sans effort les distances parcourues
• Augmentation de la précision des distances déclarées et remboursées
• Collecte plus facile des informations dont vous avez besoin pour la conformité et le reporting fiscal
• Augmentation de la conformité des employés et réduction du risque de fraude [19659014] 4. Rendre tout cela mobile

  Formez le personnel à suivre le kilométrage avec un appareil qu’ils connaissent et qu’ils aiment déjà: leur téléphone portable.

  Dans une étude récente, Forrester a constaté que 43% des entreprises envisageaient un système de T & E offert par application mobile le moyen le plus efficace de maintenir la conformité . Avec une application mobile, les employés sont plus susceptibles de l'utiliser et de soumettre des informations instantanément plutôt que d'estimer des kilomètres plus tard. Motus Tracker Tracker a également révélé que les entreprises économisaient en moyenne 20% sur les économies réalisées après le passage du kilométrage autodéclaré au suivi automatisé du kilométrage GPS.

  Le suivi du kilométrage via une application mobile est:

  • Simple
  • Intuitif
  • Automatisé

  Il permet aux membres du personnel de se libérer de tâches administratives pour pouvoir s'occuper de nouveau des patients.

  Les solutions de localisation GPS mobiles telles que Concur Drive ont complètement mis fin au kilométrage autodéclaré. Pour en savoir plus sur Concur Drive, téléchargez notre brochure ou pour en savoir plus sur les fonctionnalités de dans Drive.

  <! – Commentaires ->