Pourquoi les dirigeants devraient commencer à transformer les appels en ligne en e-mails

Le pourcentage de réunions virtuelles a chuté de 48% en 2020 à 77% en 2022une conséquence logique du changement vers travail à distance et les plateformes de communication numérique que nous avons connues ces dernières années.

Mais voici le cornichon – seulement 30% de ces réunions sont considérées comme productives. En fait, de nombreux cadres et employés estiment qu’une partie importante d’entre eux aurait pu être remplacée par des e-mails. Pire encore que les réunions sur place auparavant standard, les appels en ligne vous collent à un ordinateur et vous prièrent d’une interaction en face à face précieuse avec des collègues.

Donc, si nous voyons tous les problèmes évidents avec ce mode de communication, pourquoi s’y accrochons-nous?

Ma vaste expérience dans le suivi et l’optimisation de la productivité a montré que de nombreux appels en ligne peuvent être remplacés efficacement par des e-mails (ou d’autres moyens de communication asynchrones). Voici comment le faire et réaliser accrue de productivité (et réduire la fatigue de la réunion) pour votre équipe.

1. Maître l’art des e-mails clairs et concis

Bien que les réunions en ligne soient sans aucun doute essentielles pour des discussions complexes, de longues explications ou des situations nécessitant une contribution de l’équipe, elles sont souvent surutilisées.

Les gens optent souvent pour des réunions en ligne par peur d’une mauvaise interprétation ou d’un manque de clarté. Ironiquement, ces appels sont souvent suivis par des e-mails résumant la discussion et la confirmation des accords par écrit.

Tant que tu sais écrire e-mails clairs et orientés vers l’actionles appels sont souvent une étape inutile. Ce sont des principes de rédaction par e-mail puissants qui m’ont sauvé des heures de réunions en ligne futiles:

• Lignes d’objet claires et spécifiques Aide à classer les informations dans la boîte de réception. Par exemple, ne vous contentez pas d’écrire « Rapport mensuel » dans la ligne d’objet, mais soyez précis sur le mois et le rapport auquel vous faites référence.
• Utilisez l’espacement des paragraphes et les puces pour structurer des informations en morceaux facilement digestibles. Limitez les paragraphes à 2-3 phrases pour une meilleure lisibilité.
• Être direct et orienté vers l’action Pour indiquer que l’action est requise et à partir de qui. Utilisez des verbes d’action comme «examen», «approuver», «répondre» ou «calendrier».
• Évitez les longues présentations et les plaisanteries; Idéalement, énoncez votre objectif dans la première phrase.
• Cela dit, Soyez toujours gentil, offrir de l’aide et Évitez les phrases passives-agressives dans vos e-mails.
• Fournir des délais clairs car lorsque vous vous attendez à une réponse ou à une action à prendre.
• Relire pour éviter les fautes de frappe et affiner le message.

Bien que la composition d’un e-mail bien conçu puisse nécessiter des efforts initiaux, le temps investi dans le développement de cette compétence permettrait finalement de permettre à votre équipe d’innombrables heures consacrées à des appels en ligne improductifs.

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2. Explorer des méthodes de communication alternatives

La culture du travail d’une entreprise peut également contribuer à la passion des employés pour les appels en ligne. Si une organisation favorise une mentalité « toujours en cours », une certaine forme de Le présence est inévitable. Les employés peuvent se sentir obligés de participer à des appels inutiles pour démontrer leur disponibilité et leur réactivité constantes, même si cela entrave leur productivité.

Tout d’abord, discutez de cette intention avec votre équipe et expliquez que les appels en ligne ne sont pas le mode de communication par défaut pour minimiser le nombre d’appels nécessaires pour démontrer le travail. N’oubliez pas que certains employés ont peut-être travaillé auparavant dans des environnements très axés sur les réunions, ce qui les a amenés à percevoir des réunions constantes comme la norme.

Ensuite, des méthodes de communication alternatives seront introduites pour maintenir une connexion tout en minimisant les interruptions. Par exemple, Outils de gestion de projetles plates-formes de messagerie et les documents partagés sont des alternatives solides aux appels en temps réel – s’ils sont utilisés efficacement. Ces outils facilitent la collaboration sans avoir besoin de réunions constantes.

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3. Créez des directives claires pour utiliser les appels

De nombreuses organisations manquent de protocoles de communication clairs, laissant les employés incertains sur le moment de l’utilisation des appels par rapport aux e-mails. En tant que leader, il est de votre responsabilité d’établir Claides directives et permettre à votre équipe de travailler le plus efficacement.

Ce processus est plus simple qu’il n’y paraît. Commencez par communiquer avec votre équipe, décrivant les scénarios où un e-mail (ou un message direct) est suffisant, tel que le partage d’informations, les mises à jour du projet et les demandes simples.

Par la suite, fournissez des directives claires pour le moment où un appel est nécessaire, tels que des négociations complexes, des questions urgentes et des séances de brainstorming.

Expliquez les avantages de la réduction des réunions inutiles et soulignez la valeur d’une communication efficace par les e-mails et autres méthodes asynchrones.

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4. Planifier les temps de travail axés pour limiter les appels inutiles

Avec des appels consécutifs, il est presque impossible de maintenir la concentration et d’atteindre tout travail significatif. Bien que les appels soient officiellement du temps de «travail», il est discutable de la quantité de travail réel et productif qui est accompli pendant eux. En outre, 92% des employés Admettez avoir multitâche lors de réunions virtuelles, ce qui bat encore plus leur objectif.

Bien que le besoin (et la durée des blocs de travail ciblés puisse varier d’une profession à l’autre, tout le monde bénéficie de périodes dédiées de «non-réunion». Celles-ci peuvent être des fenêtres de temps tout au long de la journée qui sont cruciales pour le travail en profondeur, le traitement par e-mail ininterrompu et simplement Permettre à l’esprit de se promener et de générer de nouvelles idées. Ou ceux-ci peuvent être des jours sans réunion dédiés entiers.

Pour aider vos employés à réduire le ping-pong constant des appels en ligne, encouragez-les à réserver des plages horaires de concentration tous les jours et en informer leurs collègues à leur sujet dans des calendriers partagés ou des notifications de statut de relâche. Soulignez l’importance de respecter ces temps de concentration et d’éviter de planifier des réunions pendant ces périodes. Ou prenez en charge et créez un calendrier pour les jours sans réunion.

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Suivre et analyser votre communication

Avant de révolutionner la communication en ligne dans votre entreprise, analysez vos modèles de communication actuels. Parlez à votre équipe pour comprendre leurs perspectives sur les appels en ligne et leur efficacité perçue.

Ne prenez aucune décision sans examiner les informations basées sur les données. Utilisez des outils pour suivre la fréquence des appels par rapport à la productivité et identifier les domaines à améliorer. En suivant les habitudes de communication de votre équipe, vous pouvez quantifier le temps gagné en réduisant les appels inutiles, potentiellement traduire en heures gagnées chaque semaine.