Pourquoi il est plus productif d’avoir moins de réunions

Beaucoup de gens qui ont entendu l’adage « travailler intelligemment, pas dur » peuvent penser que mon affirmation ici tourne autour de cette idée sur la pointe des pieds et fait écho à ce sentiment, mais ils auraient tort. Alors que la nature du travail continue de faire l’objet d’un examen minutieux, principalement axé sur le « où », les débats entourant la fréquence et la nécessité du travail réunions de travail ont également augmenté. Ce sujet est désormais largement abordé, et à juste titre. En 2024, nous avons de nombreuses opportunités pour améliorer la productivité, la créativité et la satisfaction des employés. Il existe des arguments convaincants pour que les équipes de travail moins de réunions, auquel j’adhère fortement. Laissez-moi vous dire pourquoi.

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Le coût des réunions excessives

Le coût de faire subir aux gens réunions excessives est le premier. Au sein de la plupart des équipes de travail, les dirigeants et les patrons sont généralement assez hésitants quant à la constitution des équipes et aux dépenses qu’elles engagent. Organiser des réunions est quelque chose que la plupart considèrent comme une tâche productive et progressive et, par conséquent, passe souvent inaperçu lorsqu’il s’agit d’éliminer des activités inutiles et coûteuses. Cependant, les recherches actuelles et l’expérience personnelle me disent que ce n’est pas le cas. La recherche met en évidence une tendance selon laquelle des réunions excessives peuvent nuire considérablement à la productivité. Spécifiquement, une étude menée par Harvard Business Review ont constaté une augmentation assez substantielle de 71 % de la productivité et de la satisfaction des employés lorsque la fréquence des réunions était réduite de 40 %.

Ainsi, non seulement vous augmentez le rendement de votre équipe lorsque vous réduisez les réunions, mais vous en avez également plus pour votre argent avec votre personnel. Il est extrêmement courant que toutes les sections d’une réunion ne s’appliquent pas à chaque participant et à son flux de travail. Par conséquent, les gens se tournent les pouces et écoutent leurs collègues présenter leur travail par politesse à leur égard et à celui de l’autre. chef de réunion.

Ce temps pourrait-il être mieux utilisé ailleurs ? Presque certainement. L’information pourrait-elle être diffusée de manière plus efficace et plus ciblée ? Certainement.

Comme mentionné au début, il existe des possibilités de transmettre des informations plus efficacement que lors d’une réunion, grâce aux nouvelles technologies, telles que MouNotion ou Bulles. Ne perdez pas le temps de vos collègues dans des réunions inapplicables et l’argent que vous dépensez en salaires. Au lieu de cela, discutez de ce qui doit être discuté lors de la réunion et poursuivez cette conversation de manière asynchrone avec un outil comme celui mentionné ci-dessus, en conservant les détails et le contexte des informations fournies, mais de manière plus efficace.

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L’impact psychologique et opérationnel

Tout n’est pas une question de coût, et en fait, de nombreux patrons donneraient la priorité brillance opérationnelle sur quelques dépenses supplémentaires. Il faut donc examiner comment cette revendication s’inscrit dans le volet opérationnel des choses. Je souhaite approfondir les statistiques qui viennent d’être évoquées pour me demander s’il s’agit simplement d’une anomalie et de la préférence de quelques privilégiés ou si la grande majorité pense que la réduction des réunions affectera positivement le fonctionnement de leur lieu de travail.

J’ai remarqué et entendu les membres de mon équipe dire que se réunir moins leur permet de se sentir plus autonomes et moins microgérés, ce qui signifie qu’ils se tiennent davantage responsables de l’accomplissement du travail.

Nous constatons que travailler seul augmente également la possibilité d’une concentration profonde, ce qui est essentiel dans les rôles créatifs. Nous constatons que participer à une réunion d’équipe pour discuter d’une plus grande partie du travail terminé ou bloqué signifie que nous opérons avec une efficacité optimale avec un rendement accru. Comme je l’ai affirmé, il s’agit de prendre les bonnes décisions avec les technologies dont nous disposons en 2024.

C’était très opérationnel, alors plongeons-nous en profondeur dans la psychologie. Les réunions mènent souvent à ce que l’on appelle « Syndrome de récupération des réunions« , c’est là que les employés ont besoin de temps pour rassembler leurs pensées et récupérer mentalement après des réunions fréquentes, longues ou chaotiques.

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Techniques de réduction des réunions stratégiques

Maintenant que nous avons plus de clarté, voyons comment votre entreprise peut optimiser ses pratiques de réunion :

• Jours sans réunion : Permettez à ce travail en profondeur d’avoir lieu. Passez des journées où les interruptions se produisent rarement et laissez les flux de travail se développer avec concentration.
• Donnez la priorité aux réunions axées sur l’ordre du jour : Ne vous rencontrez pas si vous ne savez pas pourquoi vous vous rencontrez. Annette Catino, PDG du réseau QualCare Alliance, dis ça gentiment: « Donnez-moi un ordre du jour, sinon je ne vais pas rester là. » Rencontrez-vous mieux, pas plus souvent.
• Limiter la durée et la taille des réunions : Amazon utilise un règle des deux pizzas — n’invitez pas plus de personnes que deux pizzas ne peuvent en nourrir. N’inondez pas la pièce et n’en faites pas trop, et vous obtiendrez des commentaires et des résultats plus réfléchis.
• Adoptez la technologie : Intégrez des outils d’IA, des outils de gestion de réunions et des plateformes capables d’automatiser certaines parties des réunions pour maximiser l’efficacité. Ne perdez pas de temps à faire des tâches idiotes et banales.

Juste comme ça, vous arriverez au futur des réunions. Elles sont appelées à devenir plus stratégiques et, au lieu d’être la méthode de communication par défaut, les équipes (les bonnes) adopteront une approche plus réfléchie où elles évalueront le besoin réel de chaque réunion et la valeur potentielle qu’elle représente. Ne restez pas à la traîne et créez désormais une culture dans laquelle les réunions sont améliorées et non plus chargées, que vous soyez en personne ou à distance.