Planifiez votre voyage d'affaires sans effort. Voici 4 façons comment – et les applications que vous devez savoir

19 avril 2018

7 min de lecture

Les opinions exprimées par les entrepreneurs sont les leurs.

La perspective des voyages d'affaires, pour beaucoup, est la partie la plus attrayante d'une description de travail. Après tout, rien ne vaut les visites dans le monde entier et ne pas dépenser un centime.

Connexe: 5 façons de déstresser votre voyage d'affaires

Cependant, contrairement aux voyages d'agrément, vous pouvez vous permettre votre emploi du temps devrait aller de travers, un voyage d'affaires doit aller comme sur des roulettes. Les erreurs et les retards peuvent être très coûteux non seulement pour les cadres itinérants, mais aussi pour leurs entreprises.

Cela étant dit, bon nombre des problèmes que vous risquez de rencontrer lors d'un voyage d'affaires sont assez courants et peuvent être atténués. la planification et le bon vieux bon sens. En fait, il existe un certain nombre d'outils et de techniques disponibles pour rendre votre prochain voyage d'affaires le plus harmonieux possible.

Voici quatre problèmes courants que vous rencontrerez probablement lors de votre prochain voyage, et comment vous assurer qu'ils ne le feront pas. prenez le chemin de l'entreprise que vous avez décidé de mener.

Obtenez une image claire de votre voyage.

Sachant à quoi ressemblera le voyage à venir est à peu près le plus grand point douloureux pour la première fois et les voyageurs d'affaires expérimentés. Pour éviter tout incident imprévu, vous devez commencer à préparer votre voyage dès qu'il est assigné ou décidé. À tout le moins, commencez à préparer un mois avant le départ, sinon plus tôt.

Des outils de planification d'itinéraire tels que Routeperfect Roadtrippers et Tripit peuvent être utilisés. utilisé pour créer un itinéraire de voyage. Chacun de ces outils contient une section de contenu utile, détaillant les diverses activités que vous pouvez essayer et ce qu'il faut surveiller lorsque vous visitez des lieux étrangers.

Il est important que vos plans de voyage respectent vos objectifs d'affaires. Si votre voyage nécessite plusieurs rendez-vous, il est préférable de vous assurer qu'ils sont planifiés de manière à ce que vous disposiez de suffisamment de temps pour vous déplacer, vous rafraîchir et vous préparer à la prochaine réunion. Idéalement, les endroits où vous décidez de rencontrer vos rendez-vous d'affaires devraient être facilement accessibles à vous deux.

Connexe: Faire de 2018 l'année du hack des voyages d'affaires. Voici 4 pour vous aider à démarrer.

Enfin, apprenez-en autant sur les lieux que vous visitez que possible. Les visites domestiques doivent être planifiées différemment des voyages internationaux. Dans ce dernier cas, il est préférable d'aller au-delà de l'itinéraire de voyage habituel et d'en apprendre davantage sur les coutumes et les protocoles d'un lieu afin de ne pas heurter involontairement vos hôtes.

Anticiper et suivre vos dépenses. sur, assurez-vous de préciser quelles sont les politiques de dépenses de voyage de votre entreprise. De nombreuses entreprises remboursent les frais de voyage courants tels que les billets, l'hôtel, la nourriture et les transports locaux. Vous pourriez trouver cette information dans le manuel de votre entreprise; ou parlez à votre manager pour comprendre ce qui n'est pas payé et ce qui ne l'est pas.

Votre entreprise a peut-être également collaboré avec certaines chaînes dans les villes pour réduire les coûts. Vous pouvez demander une liste des fournisseurs de services préférés dans la ville que vous visitez et communiquer avec eux pour avoir une meilleure idée de ce à quoi s'attendre quand vous y serez.

Bien que votre gestionnaire vous dise de conserver ces reçus, c'est plus facile à dire qu'à faire. Trop souvent, les gens égarent des documents importants lorsqu'ils sont à court de temps. Pour vous assurer que cela n'arrive pas, utilisez des applications mobiles telles que Mint et Expensify pour garder une trace de vos dépenses. Les fonctions de ces outils peuvent automatiser une grande partie de la tenue de vos dossiers en enregistrant les achats effectués par carte de crédit, en effectuant le suivi des dépenses et en générant des rapports.

Gérez vos rendez-vous en voyage d'affaires. discuté de sujets sur les voyages, n'oublions pas pourquoi vous êtes là – pour rencontrer ces représentants d'affaires importants. Planifier des rendez-vous au cours d'un voyage d'affaires peut devenir très difficile très rapidement, surtout si Excel, e-mail ou stylo et papier sont tout ce que vous utilisez.

Non, il n'y a rien de mal avec ces supports. Mais votre emphase devrait être non seulement d'organiser vos réunions de façon réfléchie, mais de les suivre et de vous envoyer des rappels opportuns. Puisqu'il y a beaucoup de choses dont vous devez vous rappeler lorsque vous partez en voyage, pensez à utiliser une liste de vérification des réunions d'affaires pour vous aider à garder les choses sur le bon chemin.

applications pour aider à faire fonctionner les choses en douceur. Bien que le simple Google Calendar conviendra parfaitement, les utilisateurs expérimentés voudront peut-être consulter Calendly et Gigabook pour les aider à planifier leurs besoins. Tous ces outils permettent une planification facile pour des besoins multiples, allant des rencontres individuelles aux réunions de groupe; Certains laissent l'invité mettre en place le rendez-vous à vos dates disponibles.

Se déplacer une fois que vous êtes là.

Donc, disons que vous avez un plan de voyage impressionnant et êtes confiant que vous pouvez organiser vos réunions. Cela vous laisse toujours le défi de naviguer dans une ville extraterrestre. Sauf si vous avez été là et fait cela, vous vous retrouverez vite submergé, surtout si vous êtes dans un pays étranger. N'ayez pas peur, cependant! Avec un peu d'intelligence de rue et un peu d'aide de la technologie, vous pouvez dire au revoir à vos malheurs de voyage.

D'abord, vous aurez besoin d'une certaine compréhension de la langue locale. Puisqu'il est trop tard pour un cours intensif, faites une liste de toutes les activités que vous (probablement) participerez et apprenez les questions les plus élémentaires – dans la langue locale – plus leurs réponses, pour vous aider avec elles. Si vous êtes un voyageur régulier, vous pourriez même envisager d'obtenir Google Pixel Buds ou le traducteur linguistique hors ligne Ili. Les deux outils peuvent entendre une langue étrangère et la traduire pour vous.

Voyager à l'intérieur de la ville ne doit pas non plus être effrayant. Il est difficile de trouver une place aujourd'hui qui n'a pas de services de taxi Uber ou Ola. Même s'il n'y a pas de tels services, les suggestions ci-dessus suffiront pour communiquer avec les chauffeurs de taxi.

Enfin, n'importe qui voudrait économiser sur les frais de «roaming» de données dans une autre ville ou pays. Cela signifie que chaque fois que vous allumez Google ou Apple Maps, vous crachez beaucoup d'argent. Pour vous assurer que vous avez des informations quand vous en avez besoin, considérez une carte papier et un bon guide de la ville.

Alternativement, les applications GPS hors ligne telles que Sygic Ici ou Maps.Me peut être d'une grande utilité, car ils permettent aux utilisateurs de télécharger des cartes d'un pays directement sur leur téléphone. Les cartes ne sont pas aussi détaillées que leurs homologues en ligne, mais les informations y sont généralement plus que suffisantes

Pensées finales

Voyager, comme la plupart des autres compétences de la vie, demande du temps et des efforts. Les premières fois que vous sortez pour un voyage d'affaires, il est sage de prendre les choses lentement et facilement. Des recherches approfondies et une préparation mentale pour le pire à tout moment vous protégeront (espérons-le) de toute circonstance malheureuse.

En relation: La réalité virtuelle peut-elle aider à éliminer les dépenses de voyage de votre entreprise?

Ensuite, assurez-vous de profiter de vos voyages! L'occasion de se faire de nouveaux amis dans des endroits lointains est rare. Profitez-en, et bon voyage.