Partie 8 des 10 parties Série sur la planification d'entreprise collaborative
Les processus de gestion sont le mécanisme par lequel les organisations se fixent des objectifs, élaborent des plans opérationnels, allouent des budgets, collectent des prévisions, analysent et communiquent leurs résultats. Elles concernent généralement l’ensemble de l’organisation à un moment donné et sont essentielles pour la réalisation des objectifs à court et à long terme.
Dans le passé, ils étaient organisés en six processus distincts:
- La planification stratégique, où des objectifs sont définis
- Une planification opérationnelle qui définit le mode de fonctionnement de l'organisation au cours des prochaines années pour atteindre ces objectifs
- Une budgétisation qui alloue des ressources au plan opérationnel
- Une prévision qui essaie de prédire où l'organisation se dirige vers
- Une gestion des risques qui examine les éléments susceptibles de compromettre le succès futur et les moyens d'atténuer tout impact
- Des rapports et des analyses combinant les résultats de tous les processus de gestion pour soutenir la prise de décision et permettre à l'entreprise de rester sur la bonne voie Objectifs à long terme
Ils étaient généralement réalisés à des moments précis de l'année, tels que la planification annuelle, les prévisions trimestrielles et les rapports mensuels. Il est intéressant de noter que ces processus programmés ont tous été mis en place dans les années 1920, il y a près de 100 ans, lorsque le monde était très différent et que le moment était propice à la gestion des performances.
Cependant, dans le contexte économique actuel, imprévisible et en rapide évolution. , les plans sont souvent périmés avant même de commencer. Il est impossible de prévoir les événements six mois après, et encore moins 18 mois pour le processus de budgétisation traditionnel.
Aujourd'hui, avec des solutions modernes de planification et d'analyse financières combinées à de nouvelles méthodes de gestion telles que «au-delà de la budgétisation», ces processus ne sont plus nécessaires. limité dans le temps. Ils peuvent fonctionner comme un processus de gestion unique où les activités de planification sont déclenchées non pas par une date du calendrier mais par des événements et des exceptions. Pour toutes les entreprises, à l'exception des petites entreprises, cela nécessite une capacité d'automatisation sophistiquée qui ne repose pas nécessairement sur une intervention humaine.
Pour automatiser un processus, les critères suivants doivent être établis:
- Un objectif final clairement défini. ] Définir l'objectif final est essentiel pour délimiter les différents processus et leurs tâches individuelles.
- Processus définis (19459013). Celles-ci peuvent être dessinées sous la forme d'une carte interconnectée qui, aux fins de la planification et de la planification, montre comment sont définis les objectifs, les ressources allouées et la gestion des performances. Chaque processus nécessitera de prendre des décisions qui, ensemble, vont au but final.
- Actions clairement définies par département. Les processus reposent sur une chaîne d'activités de gestion directement liées au but recherché. Il ne peut y avoir aucun malentendu pour ceux qui sont impliqués dans l'exécution d'une tâche particulière concernant leurs propres responsabilités. Ils doivent également reconnaître que leur rôle est de servir quelque chose de plus grand que leurs propres actions individuelles. Ce n'est que lorsque les utilisateurs travaillent ensemble et exercent les fonctions qui leur sont assignées que l'organisation peut atteindre l'objectif final.
- Informations requises. Les tâches individuelles d'un processus nécessiteront généralement quelques informations de base pour l'utilisateur, ainsi qu'une explication des objectifs à atteindre.
- Résultat requis. Toute réponse requise doit être définie, ainsi que les attentes de la part de l'utilisateur final à préciser.
- Approbation requise. Certaines soumissions peuvent nécessiter l'approbation de la direction avant d'être considérées comme terminées.
- Synchronisation coordonnée . Les tâches d'un processus dépendent souvent de l'achèvement d'autres tâches, et le timing est crucial. Les responsables de chaque tâche doivent comprendre ces dépendances et disposer d'un délai pour l'achèvement de la tâche.
- Déclencheurs d'activité . L'heure de début de chaque activité doit être spécifiée. Cela peut être à la fin d'une autre tâche ou lorsqu'une exception est détectée. Celles-ci doivent être soigneusement cartographiées afin de s'assurer que les déclencheurs fonctionnent correctement pour chaque activité successive.
Les solutions de planification modernes utilisent ces critères pour automatiser un processus continu visant à atteindre les objectifs à long terme de l'organisation.
Dans son livre
. Meilleures pratiques en matière de planification et de gestion des performances David Axson mena des recherches sur les entreprises les plus performantes et découvrit que:
«Les entreprises aux meilleures pratiques séparent leurs processus de gestion internes du calendrier et fournissent un ensemble de services de planification et de reporting. les processus qui utilisent un traitement continu et une surveillance de l'activité. Le temps qui passe devient (simplement) l’un des nombreux critères permettant de déclencher la déclaration d’informations ou le lancement d’activités de planification ou de prévision. ”
Le prochain blog de cette série examine les options en matière de solutions de planification collaborative et leur évaluation. [19659004] Suivez SAP Finance en ligne: @SAPFinance (Twitter) | LinkedIn | Facebook | YouTube
<! – Commentaires ->
Source link