Offrez une expérience numérique aux employés et éliminez la surcharge d'e-mails avec MS Teams

Les chercheurs disent que l'employé moyen passe 28% de la semaine de travail à gérer le courrier électronique. Il ne fait aucun doute que le courrier électronique est une partie extrêmement importante de notre vie professionnelle. L'envoi de rapports, la collaboration, la tenue d'informations sur les affaires de l'entreprise, le service aux clients et le maintien des relations commerciales se font par l'intermédiaire de tas d'e-mails. Pour la plupart des gens, l'e-mail est la première et la dernière action de la journée. Bien que certains aient appris l'art de garder ce tas sous contrôle, la plupart ne l'ont pas fait. La surcharge des e-mails a au moins 10 ans; HBR a publié des articles sur le sujet en 2012. Si nos vies ont tellement changé depuis, pourquoi la surcharge des e-mails existe-t-elle toujours et comment pouvons-nous la surmonter?

Offrir une expérience numérique aux employés

Nous menons une vie numérique, d'autant plus que le monde combat le COVID-19. Les applications mobiles nous permettent de rattraper notre famille, nos amis et nos collègues. Les outils en ligne permettent aux artistes de collaborer à distance sur des vidéos et de la musique. Le logiciel de réunion aide les enfants à assister à des cours virtuels. Les chatbots aident les fournisseurs de services et les marques à répondre aux requêtes des clients sur les réseaux sociaux.

Aucun de ces exemples ne provient d'un lieu de travail. L'expérience employé est radicalement différente de l'expérience client, bien que le rapport 2020 sur l'état du lieu de travail numérique montre que 81% des entreprises considèrent le lieu de travail numérique comme important. Les entreprises aspirent à tirer parti de la technologie pour obtenir de meilleurs résultats commerciaux, retenir les talents et créer un avantage concurrentiel. Leur défi n'est pas la croyance, mais l'adoption.

Une enquête récente sur la préparation des entreprises à l'expérience numérique des employés montre que la préparation des organisations à l'expérience numérique des employés est à la traîne. Seules 46% des entreprises sont prêtes à la technologie, 30% montrent que les gens sont prêts, et seulement 27% affichent la préparation des processus. La préparation à la technologie s’améliore grâce à l’adoption rapide des solutions de travail numérique, mais il reste encore beaucoup de chemin à parcourir. Les initiatives de gestion du changement et le changement de culture peuvent influencer l'adoption, mais les organisations doivent également adopter des outils qui sont déjà disponibles à cette fin.

Microsoft Teams est une solution

Microsoft Teams est un outil puissant qui peut introduire les changements que les entreprises doivent apporter dans leurs opérations, leurs communications et leur collaboration. Sans surprise, une grande partie de l'expérience numérique des employés qu'elle permet consiste à remplacer certains de ces tas d'e-mails.

Communiquer : dans le passé, nous appelions cet e-mail d'envoi. Grâce à MS Teams, les employés peuvent discuter avec le (s) public (s) approprié (s), épingler des chats pour un accès facile, et même créer de nouvelles équipes ou canaux pour communiquer et maintenir des discussions avec le même groupe à plusieurs reprises au fil du temps.

Répondre : Répondre aux e-mails constitue une grande partie de la journée des travailleurs, mais cela peut être minimisé avec MS Teams. Les utilisateurs peuvent tirer parti de la fonctionnalité «Répondre à tous avec messagerie instantanée» d'Outlook pour répondre via Teams Chat, renommer les titres de chat en fonction des sujets de messagerie, publier des messages dans le chat et exploiter les équipes et / ou les canaux référencés ci-dessus pour les discussions de groupe.

Rassembler et partager des informations : Les transferts et les pièces jointes d'e-mails ont toujours été le principal moyen de collecter des données et de les partager avec des collègues. Avec MS Teams, les employés peuvent transférer des informations vers Teams Channel à partir d'Outlook à l'aide de l'adresse e-mail de la chaîne, télécharger des fichiers dans Chat ou utiliser des formulaires pour publier une enquête via Chat ou Teams afin d'évaluer les opinions du groupe.

Collaboration sur des documents : Les chaînes d'e-mails de va-et-vient avec des pièces jointes versionnées manuellement peuvent enfin appartenir au passé. Tout document Microsoft Office téléchargé vers MS Teams est automatiquement activé pour le travail collaboratif, et la gestion des versions de document prend en charge la fonctionnalité d'archivage / d'extraction.

De plus, comme pour toutes les fonctionnalités ci-dessus, si la fédération est activée, les employés peuvent également effectuer toutes ces tâches avec leurs clients, partenaires et fournisseurs.

Gains de durabilité secrets

Récemment, le principal fournisseur d'énergie indépendant du Royaume-Uni, OVO Energy, a commandé une étude sur l'empreinte carbone de l'envoi et de la réception d'e-mails. Cette recherche a montré que près de 72% des utilisateurs ne savent pas qu'il existe une empreinte carbone associée aux e-mails. Et quelle empreinte! L'employé de bureau moyen reçoit 121 courriels par jour . Sur la base des calculs d'OVO Energy, ces e-mails génèrent 1 652 g d'équivalent dioxyde de carbone (CO2e) par jour et par travailleur. Il est clair que tous ces CC et BCC ont un effet combiné non seulement sur la sensation de surcharge des e-mails, mais également sur l'environnement. Si les employés avaient été informés de cet impact, peut-être que 49% de tous les utilisateurs n'auraient pas avoué avoir envoyé des e-mails inutiles à un collègue à distance de parole.

Bien qu'il n'y ait pas de statistiques d'empreinte carbone pour Microsoft Teams, les textes généralement plus courts, l'utilisation de likes / emojis et le manque de pièces jointes ont probablement une empreinte carbone plus petite que les e-mails. (Si vous êtes curieux de connaître l'empreinte carbone que vous générez par e-mail, consultez cette calculatrice .)

Conclusion

Les experts disent que la surcharge des e-mails est le symptôme d'un problème plus important , et potentiellement indicative d'un dysfonctionnement de la gestion. Bien que Microsoft Teams ne soit pas une solution miracle, elle peut aider à éradiquer la culture de la surcharge des e-mails et aider les organisations à tirer parti de leur expérience d'employé numérique tant recherchée. Envisagez de lancer un défi d'adoption Teams aux collègues en leur demandant d'utiliser l'application ou le site Web Microsoft Teams à partir de n'importe quel emplacement ou appareil. Si rien d'autre, Teams les évitera d'avoir à lire un autre e-mail.