Les opinions exprimées par les contributeurs d’Entrepreneur sont les leurs.
Que vous vous soyez lancé dans votre entreprise les yeux ouverts ou que vous ayez crié à propos des éléments que vous n’aimez pas, Gestion des dépenses est essentiel pour garder les lumières allumées et les créanciers (et le fisc) à l’écart.
Ne pas gérer vos dépenses pourrait vous obliger à dépenser continuellement en abonnements inutiles qui se renouvellent automatiquement. Vous pourriez vous retrouver à court de fonds à la fin du mois et devoir conserver un solde de carte de crédit à un taux d’intérêt élevé. Ou vous pourriez vous retrouver avec une dette fiscale que vous ne pouvez pas payer et l’IRS frapper à votre porte.
Rapprocher vos dépenses est au cœur de leur gestion. Réconcilier signifie simplement comparer deux choses pour être sûr qu’ils correspondent. Par exemple, comparez le reçu de l’ordinateur que vous avez acheté et le relevé de carte de crédit de la carte que vous avez utilisée lors de la transaction. Ou votre relevé de carte de crédit et le relevé bancaire du compte que vous avez utilisé pour payer le solde de la carte. Lorsque vous faites cela, vous avez une idée de ce qui se passe avec votre flux de trésorerie.
Évitez le mal. Vous pouvez repérer les choses qui peuvent vraiment vous blesser, comme la fraude ou le vol d’identité, ou détecter les petites erreurs mathématiques avant qu’elles ne deviennent graves. Les factures sont moins susceptibles d’être perdues. Vous êtes moins susceptible de devoir payer des frais de retard. Vous rembourserez les employés avant qu’ils ne subissent un préjudice financier ou qu’ils ne vous en veulent. Vous êtes moins susceptible de vous retrouver face à une dépense imprévue. Et comme l’une de vos principales dépenses consiste à payer votre taxes estimées à l’IRS, vous réduisez vos risques de pénalités pour sous-paiement ou retard de paiement de ces taxes estimées.
Embrassez le bien. Avec des relevés de dépenses à jour et précis, vous pouvez prendre de meilleures décisions sur toute une série de problèmes, de l’embauche aux nouveaux produits en passant par les congés. Vous pourriez même découvrir de l’argent que vous ne pensiez pas avoir, ce qui signifie que vous pourrez rembourser vos dettes ou mettre de côté des fonds pour la croissance future de votre entreprise. Si vous envisagez d’emprunter pour votre croissance ou pour couvrir vos dépenses pendant votre basse saison, des registres de dépenses bien tenus faciliteront le processus.
En rapport: Ne produisez pas et n’oubliez pas : utilisez vos reçus pour obtenir un aperçu des dépenses de votre entreprise
Adoptez ces cinq stratégies pour passer de « survivre » à « prospérer »
Contrôler les dépenses est particulièrement important pour une petite entreprise. Imaginez une boulangerie qui ne sait pas ce qu’elle dépense en farine ou un concepteur de sites Web indépendant avec plus d’adhésions professionnelles que de temps pour les utiliser. La gestion des dépenses est plus difficile pour une petite entreprise ; ils ont généralement un personnel restreint, ce qui signifie que tout le monde est surchargé. Les distractions sont plus grandes et l’espace – réel et cybernétique – peut être limité, ce qui facilite la perte d’objets.
Ces cinq stratégies de gestion des dépenses vous permettront de rester sur la bonne voie et de vous aider à surmonter vos difficultés :
1. Budgétisation
La budgétisation est au cœur de la gestion des dépenses. Budgétisation établit des garde-fous sur la façon dont votre entreprise doit fonctionner. En comparant (rapprochant) vos objectifs de dépenses pour les catégories importantes avec ce que vous dépensez réellement, vous restez au courant de la situation financière de votre entreprise. Ceux-ci différeront en fonction de votre entreprise, mais incluront des éléments tels que le loyer, les fournitures, les dépenses des employés et les services publics. Comparez vos dépenses aux montants budgétés pour une période spécifique (par exemple mensuellement ou trimestriellement).
Le moyen le plus simple de procéder consiste à répertorier vos éléments budgétaires sur le côté gauche d’une page de bloc-notes ou d’une feuille de calcul, puis à saisir les dépenses réelles à droite. Ajoutez une troisième colonne montrant la différence entre votre budget et vos dépenses réelles à partir de vos reçus de caisse, relevés de carte de crédit et relevés de chèques. Donnez la priorité aux catégories les plus importantes. Ceux qui sont essentiels – comme le café et le sucre pour un café – nécessiteront plus d’attention que ceux qui sont simplement agréables à avoir, comme une télévision pour les clients.
2. Identifiez les centres de coûts
Les dépenses peuvent être importantes parce qu’elles sont importantes (par exemple, le loyer) ou parce qu’elles sont essentielles à l’exécution de votre travail (par exemple, votre facture Internet pour un programmeur ou un développeur Web). Le marketing peut être important car même s’il crée des clients, il est facile de devenir incontrôlable si votre stratégie inclut de la publicité Internet au paiement par clic ou au paiement par impression. Les centres de coûts peuvent indiquer un problème de dépenses lorsqu’il existe un écart trop important par rapport aux dépenses habituelles, ou ils peuvent indiquer que votre entreprise est en croissance ou commence à décliner. En suivant vos dépenses et leurs retour sur investissement (ROI), vous pouvez identifier les produits ou processus qui ne sont pas rentables en interne. Si votre retour sur investissement marketing est trop faible, vous pouvez choisir de soutenir la tendance acheteurs libre-service et stimulez vos ventes grâce à des expériences en ligne, en utilisant moins de commerciaux.
3. Externalisation
Les tâches administratives pour lesquelles vous payez quelqu’un pourraient être meilleures externalisé en ligne. Ceux-ci peuvent inclure la paie, la saisie de données, la comptabilité, la conception de sites Web, le marketing, les centres d’appels et même les relations humaines (RH). Ou vous pouvez essayer de les gérer vous-même avec des fournisseurs de logiciels en tant que service (SaaS). Commencez par votre plus grosse dépense, mais tout ce qui améliore la rentabilité doit être examiné.
4. Établir des procédures de bureau
Une fois que vous avez déterminé votre plan d’action, vous devez le rendre routinier. Si vous êtes un entrepreneur individuel, notez ce que vous devez faire, puis faites-le. Il peut même être utile de prétendre que vous relevez de quelqu’un d’autre (même si vous vous êtes lancé en affaires pour devenir votre propre patron). Considérer « partenaires responsables » qui vous maintiennent concentré sur votre tâche. Si vous avez des employés, documentez vos procédures. Indiquez quand elles doivent être effectuées – par exemple, mardi est le jour de la paie et jeudi est le jour de l’inventaire. Indiquez qui le fait et détaillez toutes les étapes.
5. Faites de la technologie votre amie
Selon le Technology Engagement Center de la Chambre de commerce des États-Unis, depuis 2020, les petites entreprises qui utilisent davantage la technologie a affiché une croissance plus élevée en termes de ventes, de bénéfices et d’emploi. Gardez simplement les quatre premières stratégies à l’esprit lorsque vous adoptez des technologies utiles.
En rapport: 10 modifications à la législation fiscale que vous devez connaître pour faire économiser des milliers de dollars à votre entreprise
Maîtrise totale
Vous devez capturer avec précision vos transactions pour que toute structure de gestion des dépenses fonctionne. Vérifiez ce que vous faites et révisez les procédures ci-dessus si elles ne fonctionnent pas ou en cas de changement. Qu’il s’agisse de croissance, de pertes d’activité ou d’un véritable désastre, les choses volonté changement. Celles-ci affecteront tout ce qui précède et nécessiteront de nouveaux budgets, des décisions en matière de centres de coûts, des besoins d’externalisation, des procédures et des technologies de bureau.
Lorsque vous mettrez en œuvre ces cinq stratégies pour la première fois, votre persévérance sera récompensée. La rentabilité augmentera à mesure que vous réduisez systématiquement les coûts, en particulier ceux qui ne contribuent pas à générer des revenus. Le processus peut être lent et semé d’embûches – que vous preniez une mauvaise décision d’externalisation ou que vous mettiez du temps à transformer le mercredi en jour de comptabilité – mais en gardant un œil sur vos objectifs, vous vous retrouverez bientôt maître de tout ce que vous gérez.
mars 25, 2024
Ne gaspillez pas d’argent en dépenses inutiles : voici comment procéder.
Les opinions exprimées par les contributeurs d’Entrepreneur sont les leurs.
Que vous vous soyez lancé dans votre entreprise les yeux ouverts ou que vous ayez crié à propos des éléments que vous n’aimez pas, Gestion des dépenses est essentiel pour garder les lumières allumées et les créanciers (et le fisc) à l’écart.
Ne pas gérer vos dépenses pourrait vous obliger à dépenser continuellement en abonnements inutiles qui se renouvellent automatiquement. Vous pourriez vous retrouver à court de fonds à la fin du mois et devoir conserver un solde de carte de crédit à un taux d’intérêt élevé. Ou vous pourriez vous retrouver avec une dette fiscale que vous ne pouvez pas payer et l’IRS frapper à votre porte.
Rapprocher vos dépenses est au cœur de leur gestion. Réconcilier signifie simplement comparer deux choses pour être sûr qu’ils correspondent. Par exemple, comparez le reçu de l’ordinateur que vous avez acheté et le relevé de carte de crédit de la carte que vous avez utilisée lors de la transaction. Ou votre relevé de carte de crédit et le relevé bancaire du compte que vous avez utilisé pour payer le solde de la carte. Lorsque vous faites cela, vous avez une idée de ce qui se passe avec votre flux de trésorerie.
Évitez le mal. Vous pouvez repérer les choses qui peuvent vraiment vous blesser, comme la fraude ou le vol d’identité, ou détecter les petites erreurs mathématiques avant qu’elles ne deviennent graves. Les factures sont moins susceptibles d’être perdues. Vous êtes moins susceptible de devoir payer des frais de retard. Vous rembourserez les employés avant qu’ils ne subissent un préjudice financier ou qu’ils ne vous en veulent. Vous êtes moins susceptible de vous retrouver face à une dépense imprévue. Et comme l’une de vos principales dépenses consiste à payer votre taxes estimées à l’IRS, vous réduisez vos risques de pénalités pour sous-paiement ou retard de paiement de ces taxes estimées.
Embrassez le bien. Avec des relevés de dépenses à jour et précis, vous pouvez prendre de meilleures décisions sur toute une série de problèmes, de l’embauche aux nouveaux produits en passant par les congés. Vous pourriez même découvrir de l’argent que vous ne pensiez pas avoir, ce qui signifie que vous pourrez rembourser vos dettes ou mettre de côté des fonds pour la croissance future de votre entreprise. Si vous envisagez d’emprunter pour votre croissance ou pour couvrir vos dépenses pendant votre basse saison, des registres de dépenses bien tenus faciliteront le processus.
En rapport: Ne produisez pas et n’oubliez pas : utilisez vos reçus pour obtenir un aperçu des dépenses de votre entreprise
Adoptez ces cinq stratégies pour passer de « survivre » à « prospérer »
Contrôler les dépenses est particulièrement important pour une petite entreprise. Imaginez une boulangerie qui ne sait pas ce qu’elle dépense en farine ou un concepteur de sites Web indépendant avec plus d’adhésions professionnelles que de temps pour les utiliser. La gestion des dépenses est plus difficile pour une petite entreprise ; ils ont généralement un personnel restreint, ce qui signifie que tout le monde est surchargé. Les distractions sont plus grandes et l’espace – réel et cybernétique – peut être limité, ce qui facilite la perte d’objets.
Ces cinq stratégies de gestion des dépenses vous permettront de rester sur la bonne voie et de vous aider à surmonter vos difficultés :
1. Budgétisation
La budgétisation est au cœur de la gestion des dépenses. Budgétisation établit des garde-fous sur la façon dont votre entreprise doit fonctionner. En comparant (rapprochant) vos objectifs de dépenses pour les catégories importantes avec ce que vous dépensez réellement, vous restez au courant de la situation financière de votre entreprise. Ceux-ci différeront en fonction de votre entreprise, mais incluront des éléments tels que le loyer, les fournitures, les dépenses des employés et les services publics. Comparez vos dépenses aux montants budgétés pour une période spécifique (par exemple mensuellement ou trimestriellement).
Le moyen le plus simple de procéder consiste à répertorier vos éléments budgétaires sur le côté gauche d’une page de bloc-notes ou d’une feuille de calcul, puis à saisir les dépenses réelles à droite. Ajoutez une troisième colonne montrant la différence entre votre budget et vos dépenses réelles à partir de vos reçus de caisse, relevés de carte de crédit et relevés de chèques. Donnez la priorité aux catégories les plus importantes. Ceux qui sont essentiels – comme le café et le sucre pour un café – nécessiteront plus d’attention que ceux qui sont simplement agréables à avoir, comme une télévision pour les clients.
2. Identifiez les centres de coûts
Les dépenses peuvent être importantes parce qu’elles sont importantes (par exemple, le loyer) ou parce qu’elles sont essentielles à l’exécution de votre travail (par exemple, votre facture Internet pour un programmeur ou un développeur Web). Le marketing peut être important car même s’il crée des clients, il est facile de devenir incontrôlable si votre stratégie inclut de la publicité Internet au paiement par clic ou au paiement par impression. Les centres de coûts peuvent indiquer un problème de dépenses lorsqu’il existe un écart trop important par rapport aux dépenses habituelles, ou ils peuvent indiquer que votre entreprise est en croissance ou commence à décliner. En suivant vos dépenses et leurs retour sur investissement (ROI), vous pouvez identifier les produits ou processus qui ne sont pas rentables en interne. Si votre retour sur investissement marketing est trop faible, vous pouvez choisir de soutenir la tendance acheteurs libre-service et stimulez vos ventes grâce à des expériences en ligne, en utilisant moins de commerciaux.
3. Externalisation
Les tâches administratives pour lesquelles vous payez quelqu’un pourraient être meilleures externalisé en ligne. Ceux-ci peuvent inclure la paie, la saisie de données, la comptabilité, la conception de sites Web, le marketing, les centres d’appels et même les relations humaines (RH). Ou vous pouvez essayer de les gérer vous-même avec des fournisseurs de logiciels en tant que service (SaaS). Commencez par votre plus grosse dépense, mais tout ce qui améliore la rentabilité doit être examiné.
4. Établir des procédures de bureau
Une fois que vous avez déterminé votre plan d’action, vous devez le rendre routinier. Si vous êtes un entrepreneur individuel, notez ce que vous devez faire, puis faites-le. Il peut même être utile de prétendre que vous relevez de quelqu’un d’autre (même si vous vous êtes lancé en affaires pour devenir votre propre patron). Considérer « partenaires responsables » qui vous maintiennent concentré sur votre tâche. Si vous avez des employés, documentez vos procédures. Indiquez quand elles doivent être effectuées – par exemple, mardi est le jour de la paie et jeudi est le jour de l’inventaire. Indiquez qui le fait et détaillez toutes les étapes.
5. Faites de la technologie votre amie
Selon le Technology Engagement Center de la Chambre de commerce des États-Unis, depuis 2020, les petites entreprises qui utilisent davantage la technologie a affiché une croissance plus élevée en termes de ventes, de bénéfices et d’emploi. Gardez simplement les quatre premières stratégies à l’esprit lorsque vous adoptez des technologies utiles.
En rapport: 10 modifications à la législation fiscale que vous devez connaître pour faire économiser des milliers de dollars à votre entreprise
Maîtrise totale
Vous devez capturer avec précision vos transactions pour que toute structure de gestion des dépenses fonctionne. Vérifiez ce que vous faites et révisez les procédures ci-dessus si elles ne fonctionnent pas ou en cas de changement. Qu’il s’agisse de croissance, de pertes d’activité ou d’un véritable désastre, les choses volonté changement. Celles-ci affecteront tout ce qui précède et nécessiteront de nouveaux budgets, des décisions en matière de centres de coûts, des besoins d’externalisation, des procédures et des technologies de bureau.
Lorsque vous mettrez en œuvre ces cinq stratégies pour la première fois, votre persévérance sera récompensée. La rentabilité augmentera à mesure que vous réduisez systématiquement les coûts, en particulier ceux qui ne contribuent pas à générer des revenus. Le processus peut être lent et semé d’embûches – que vous preniez une mauvaise décision d’externalisation ou que vous mettiez du temps à transformer le mercredi en jour de comptabilité – mais en gardant un œil sur vos objectifs, vous vous retrouverez bientôt maître de tout ce que vous gérez.
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