Ne faites pas plusieurs tâches. Améliorez-vous lors de la commutation de tâches.

Décembre
22, 2020

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On nous a dit que le multitâche est bon pour le travail la productivité mais nous savons intuitivement que le multitâche constant nous rend stressés. C'est parce que le mot «multitâche» lui-même contredit ce que nous faisons. Après tout, nous ne sommes pas multitâches. Les ordinateurs le font; les humains ne le font pas. Nous commutons des tâches.

Le mot «multitâche» implique que vous pouvez faire deux ou plusieurs choses à la fois. Mais notre cerveau ne nous permet de faire qu'une chose à la fois, et nous devons basculer dans les deux sens. Le cerveau humain est incapable de changer de «contexte» lorsqu'il change de tâche. Cela affecte les performances et augmente le stress.

Le changement de tâche n'a rien de nouveau. Mais le changement de tâche avec de nombreuses sources d'informations est un nouveau défi. Les flux constants d'informations provenant d'e-mails, de chats, d'appels téléphoniques, de documents imposent de nouveaux fardeaux à la mémoire . Se souvenir des détails tout en passant d'un sujet à un autre nécessite de l'aérobic mental. Comment pouvez-vous changer de tâche sans perdre le fil de vos pensées?

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Les outils de productivité rendent le changement de tâche plus difficile

Sous le lieu de travail du surnom chat ', un nouveau genre de logiciel a inauguré un nouveau chapitre dans les outils de productivité censés augmenter la productivité des employés et rendre le travail amusant! Si c'était seulement vrai.

Ces outils ont commencé dans le but de remplacer l'email par le chat pour la communication sur le lieu de travail . À en juger par leur croissance, cela a été un succès. Ensuite, ils sont devenus ambitieux et ont commencé à intégrer de nombreuses applications disparates à leurs systèmes. Ils voulaient fournir un guichet unique pour accéder à toutes les informations professionnelles en un seul endroit. Ironiquement, ces outils bien intentionnés ont créé des conséquences inattendues. Au lieu de simplifier le travail, ils ont créé une surcharge d'informations stressant l'utilisateur et affectant la productivité. Sans référence ni contexte appropriés, l'utilisateur a été obligé de charger mentalement le commutateur pour donner un sens à toutes les informations qui y étaient déposées.

Un autre type d'outil a commencé avec l'objectif ambitieux de rassembler toutes les applications Web couramment utilisées sous un même toit avec un seul s'identifier. Pourtant, chaque application fonctionne seule, dans son propre espace. Bien sûr, changer d'application est facile. Mais chaque application crée son propre îlot d'informations. Il n'y a aucun lien entre eux soutenant un seul récit. L'utilisateur doit conserver les connexions, le cas échéant, en mémoire, même s'il passe d'une application à l'autre travaillant sur le même sujet.

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Une application à des informations de discussion et rendre le changement de tâche naturel

Et s'il y avait une application qui exploite la puissance de nombreux médias de communication sur le lieu de travail d'aujourd'hui pour améliorer la productivité? Cela évite une charge excessive sur la mémoire de l’utilisateur. Il préserve le contexte de la «tâche» ou du «sujet». Il place toutes les communications pertinentes pour le sujet dans les fils. Les threads libèrent l'utilisateur de la préservation du contexte avec des méthodes procédurales.

Imaginez un représentant du service client desservant de nombreux clients. La conversation peut commencer avec les e-mails entrants ou les appels téléphoniques des clients. Le représentant peut alors avoir besoin de l'aide d'autres personnes de son équipe pour répondre à chaque client. Les communications internes peuvent être effectuées à l'aide d'un système de chat. Toutes les communications avec chaque client forment un sujet. Changer de sujet est stressant pour le représentant. Elle doit se souvenir de toutes les communications qu'elle a eues avec chaque client à l'aide de courriels, de chats et d'appels téléphoniques. Elle doit également les lier aux communications qu'elle a eues avec son équipe interne. Pour faciliter la situation, elle peut ouvrir de nombreuses fenêtres sur son écran, l'une pour le chat, l'autre pour le courrier électronique, etc. Vous pouvez voir comment cela peut devenir incontrôlable. Pourtant, c'est assez courant.

Imaginez maintenant une application qui prend en charge les courriels, les chats et les appels téléphoniques. Lorsque chaque client contacte un représentant, un nouveau fil de discussion est lancé. Ce fil de discussion connecte toutes les communications ultérieures avec ce client. Le représentant peut facilement changer de client en cliquant sur un autre fil de discussion. La numérisation du fil donne une «vue d’ensemble» de la situation. Sa réponse est rapide et appropriée. Cela augmente la satisfaction des clients.

Changer de sujet devient désormais un jeu d'enfant. Tout cela sans changer la façon dont le représentant travaille.

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La clé manquante – Contexte

't. Nous commandons le commutateur. Malheureusement, les applications qui étaient censées nous faciliter la vie et le plaisir de travailler nous gênent. Au lieu de nous aider à changer facilement de tâche, ils augmentent le fardeau de notre mémoire et nous stressent. Ce qui manque à ces applications, c'est le «contexte». Elles ne permettent pas à l'utilisateur de conserver le contexte lorsqu'il change de tâche. Le contexte est le ciment qui rassemble tout et rend le changement de tâche naturel et productif.

Si l'automatisation rend extrêmement facile la préservation du contexte entre les tâches, nous pouvons également le faire de manière procédurale. Vous pouvez créer des dossiers de chaque sujet que vous souhaitez suivre et enregistrer toutes les communications associées (e-mails, chats, documents partagés…) sous forme de fichiers – PDF, Image… dans ces dossiers. Bien que fastidieux, il réduit quelque peu la pression exercée sur le suivi de tout cela dans votre mémoire.