MoJ CDIO Gina Gill lance un appel au pragmatisme numérique

En tant que jeune Indienne ayant grandi à Glasgow, en Écosse, Gina Gill a été attirée par l’informatique dès son plus jeune âge. Elle a suivi des études d’informatique au lycée avant de se diriger vers l’informatique et les sciences de gestion à l’université. Mais son parcours professionnel pour devenir CDIO au ministère de la Justice, où elle est chargée de soutenir les 70 000 employés travaillant dans les tribunaux, les prisons et les services de probation, n’a pas été simple.

Gill a commencé sa vie professionnelle en tant que développeur de logiciels et a assumé divers rôles opérationnels, commerciaux et de livraison de programmes avant de rejoindre la fonction publique en 2017, après avoir travaillé principalement dans les services financiers pour la Financial Conduct Authority, Lloyds Banking Group et Barclays Capital.

Elle a rejoint le ministère de la Justice en tant que COO de la fonction numérique, puis est devenue CDIO par intérim avant d’être nommée à temps plein en février 2021.

Désormais responsable de tous les services numériques et technologiques du ministère de la Justice, à l’exception du service des cours et tribunaux, où elle fournit le calcul et l’infrastructure de l’utilisateur final, mais pas les logiciels, Gill a entrepris de réorganiser un 17^einstitution du siècle, en mettant l’accent sur l’alignement avec le gouvernement central, en le rendant plus axé sur l’utilisateur et en modernisant l’informatique héritée.

Une stratégie de transformation numérique pour 2025

Comme beaucoup de ses prédécesseurs et de ses pairs actuels, Gill, qui a pris la parole lors du sommet officiel du CIO au Royaume-Uni à la mi-octobre, s’est efforcée de faire des progrès dans un gouvernement britannique connu pour compliquer excessivement ses efforts de transformation numérique avec une pléthore de stratégies et être en proie à des ministres. jouer aux chaises musicales à gros enjeux.

À un moment donné, il y avait 40 stratégies au sein du MoJ, et Gill a simplifié la vision de ses équipes en créant la stratégie numérique 2025 du département.

« Il s’agissait de résumer le ‘Et alors ?’ Que sommes-nous ici pour faire en tant que fonction numérique ? » elle dit. « Et quelles sont les choses sur lesquelles nous devons nous concentrer au cours des trois prochaines années ?

Avec la vision de fournir un « système judiciaire de classe mondiale qui fonctionne pour tous les membres de la société », Gill explique que la stratégie se concentre sur la gestion des technologies héritées et l’amélioration de l’accessibilité des données, ainsi que sur la création de services qui soutiennent mieux les utilisateurs. Ce dernier, admet-elle, nécessite un changement culturel et plus de talents dans un marché du recrutement de plus en plus difficile.

« Nous devons travailler différemment, donc un changement culturel est nécessaire en termes de politique, et les équipes opérationnelles et numériques doivent travailler ensemble pour définir le service en amont », dit-elle.

La stratégie a été conçue pour protéger le public, réduire la récidive et améliorer la sécurité dans les prisons, et elle commence à porter ses fruits.

Le ministère de la Justice a également déployé des services en cellule et des services éducatifs pour les détenus afin de contribuer à réduire la récidive en rendant le temps passé en cellule plus intéressant. De nouveaux services numériques ont été introduits pour calculer les dates de libération des prisonniers et pour aider à organiser un logement après la libération. Les formulaires papier s’éloignent et, pendant la probation, le ministère de la Justice a mis en place un nouveau service numérique pour réduire de moitié le temps nécessaire à la préparation d’un dossier de condamnation.

« C’est une question d’efficacité opérationnelle, mais c’est plus que cela », déclare Gill. « Il s’agit de simplifier nos services pour nos utilisateurs, qu’ils soient internes ou externes », ajoutant que les agents pénitentiaires devraient passer plus de temps avec les délinquants qu’avec les systèmes, et les travailleurs sociaux sur l’aide juridique ou la tutelle.

Collaboration avec le CDDO

En janvier 2021, le Cabinet Office a lancé le Bureau central du numérique et des données (CDDO) pour définir la stratégie du numérique, des données et de la technologie (DDaT) en collaboration avec les leaders gouvernementaux du numérique et pour suivre l’avancement des programmes numériques et de données.

Il a d’abord reçu une réponse tiède, certains suggérant qu’il ajoutait de la complexité et de la gestion dans une fonction publique déjà très lourde, et d’autres affirmant que cela améliorerait la visibilité et la surveillance des programmes en cours dans l’ensemble du gouvernement central.

Lorsque le CDDO a annoncé le nouveau ‘Transformer pour un avenir numérique’stratégieplus tôt cette année, des personnalités du secteur se sont également interrogées sur le fonctionnement des stratégies des départements face à une centralisation accrue. Mais Gill a vu les avantages.

« Nous travaillions sur notre stratégie en même temps que [the CDDO was] travailler sur une stratégie plus large », dit-elle. « Ce travail était vraiment le plus grand effort de collaboration que je pense avoir jamais vu. »

« [The CDDO] travaillé avec les DSI de tous les ministères, avec les secrétaires permanents et les ministres. Il s’agissait d’obtenir l’adhésion de tout le monde, mais aussi de travailler avec nous pour s’assurer que ce dont nous étions convenus résonnait, faisait partie de nos priorités et était réalisable.

Gill estime que l’introduction du CDDO a réuni les DSI des départements pour discuter des défis communs et collaborer sur les politiques à l’échelle du gouvernement, telles que le nouveau cadre DDaT, l’examen des dépenses et la stratégie de la fonction publique 2025. Pourtant, en lui disant que cette dernière stratégie gouvernementale est peu différente des itérations précédentes, dont beaucoup ont promis d’améliorer les services aux citoyens, de réduire la dette technique et d’améliorer l’accès aux données, elle admet que la nouvelle stratégie du CDDO n’est pas nécessairement révolutionnaire.

« Ce n’est pas nouveau », dit-elle. « J’ai dit ceci lorsque j’ai lancé notre stratégie que je n’allais rien vous dire de révolutionnaire. »

Elle a cependant ajouté : « Si je regarde la stratégie du CDDO, il y a des mesures plus spécifiques en termes de ce que nous cherchons à réaliser collectivement. Et il a cette adhésion des ministères. Plutôt qu’une stratégie élaborée quelque part dans une pièce sombre, puis envoyée à tout le monde pour dire : « S’il vous plaît, faites ceci », nous en faisons partie. »

En mai, le Premier ministre de l’époque, Boris Johnson, s’est engagé à supprimer jusqu’à 91 000 emplois dans la fonction publique, affirmant qu’elle était devenue « enflée » en raison du Brexit et de la pandémie de coronavirus.

Après avoir été contestée par le syndicat de la fonction publique PCS, la réduction de 20 % des effectifs a ensuite été suspendue sous le nouveau Premier ministre Rishi Sunak, avec une autre des politiques de Johnson – l’annulation du programme d’apprentissage accéléré – rétablie.

À une époque d’instabilité économique, Gill estime que la profession naissante de DDaT doit être protégée contre la possibilité de futures coupes.

« C’est une profession très importante, dit Gill. « Comme pour les organisations du secteur privé, nous avons des problèmes en termes de recrutement et de rétention d’un nombre suffisant de personnes qualifiées. Le marché est devenu complètement fou depuis Covid.

«Nous travaillons sur ce qu’est notre proposition, quelle est notre offre parce que nous n’allons jamais payer le salaire le plus élevé du marché. Il s’agit en grande partie de la mission, de la culture et de la flexibilité que nous pouvons offrir.

Compte tenu de cela, il est entendu que le talent peut provenir d’autres domaines. Gill affirme que jusqu’à 40 % de ses équipes numériques ont commencé dans des rôles opérationnels, où elles ont eu l’occasion de comprendre l’entreprise et ses utilisateurs, tout en 39% de la fonction numérique et technologique sont désormais des femmes.

Elle pense que la clé pour encourager davantage de femmes dans l’industrie réside dans la narration et la flexibilité du lieu de travail. L’autre aspect est de savoir comment intéresser les jeunes femmes et les filles à une carrière numérique en capturant leur imagination à un jeune âge et les intéresser aux rôles techniques.

« Il s’agit d’éliminer les mythes selon lesquels il faut être vraiment technique ou être issu de ce milieu », dit-elle. « Il s’agit de développer cette compréhension de la vaste gamme de rôles et d’ensembles de compétences dont vous avez besoin pour réussir dans le DDaT. »

Un accent sur l’héritage et la livraison

En tant que département ministériel qui supervise quatre millions d’affaires judiciaires en personne et à distance par an, sert plus de 80 000 prisonniers et distribue environ 1,7 milliard de livres sterling d’aide juridique, le ministère de la Justice est un mastodonte à part entière avec 86 000 collègues internes opérant dans 13 organisations et 1 000 sites. Et si le rythme du changement peut sembler glacial, de nouveaux obstacles émergent constamment.

Au cours des derniers mois, il a dû faire face à des avocats juniors en grève pour des bas salaires et a vu deux changements rapides au poste de Premier ministre, un budget d’automne sombre et un examen de la commission des comptes publics, qui a révélé que les systèmes hérités, la mauvaise surveillance des fournisseurs et les dépenses excessives coûtaient très cher. le contribuable. Sur ce dernier point, Gill, notant que l’examen est spécifique à la surveillance électronique, déclare que le ministère de la Justice travaille « en étroite collaboration avec la direction du programme pour améliorer les modèles de prestation et s’assurer qu’il y a une expertise fonctionnelle et une gouvernance à l’avenir.”

Désormais, elle se concentre sur la stratégie, la livraison, le retour sur investissement et la création d’une culture numérique.

« JEIl s’agit d’obtenir des résultats par rapport à cette stratégie et d’être en mesure de mesurer et de démontrer les avantages », dit-elle. « Ce que je veux réussir au cours des trois prochaines années, c’est ce changement culturel. Si je n’apporte rien d’autre que l’organisation comprenant le potentiel du numérique, alors je serai super heureux. »