Mise à l'échelle des initiatives d'automatisation des processus robotiques

Selon The Hackett Group research, les organisations financières prévoient une augmentation de plus de 12 ans de l'automatisation des processus robotisés (RPA) au cours des deux ou trois prochaines années. Mais la croissance dépendra d’une étape critique – passer d’un bot à 10, ou 50 ou 100. Alors qu’un bot peut travailler plus vite et plus précisément qu’un être humain, pour financer pour réaliser le plein potentiel de RPA, il faut évoluer. Et c’est là que beaucoup d’entreprises sont bloquées.

Aller au-delà de la preuve de concept

Beaucoup d’entreprises commencent leur aventure en robotique de manière presque aléatoire; ils initient des pilotes discrets et non coordonnés dans des zones disparates. Selon le chef de file de la pratique du groupe Hackett, Paul Morrison, les entreprises doivent revenir à une stratégie holistique de la RPA. Et cela signifie construire un business case entièrement nouveau. Cela signifie également que les robots doivent faire partie d'un système complet de gouvernance et d'infrastructure, et pas seulement dans le secteur financier.

La meilleure pratique consiste à élaborer une liste «en direct» des opportunités potentielles, organisée par un centre d'expertise RPA. ou équipe de projet. Morrison dit que l'équipe devrait utiliser un processus itératif pour revenir à cette liste et la redéfinir à intervalles réguliers.

Notre expérience montre que les fonctions financières adoptent de plus en plus le modèle COE pour l'adoption de RPA et d'autres technologies intelligentes. . Le COE tire parti des ressources résidentes (ou virtuelles) et joue le rôle de plaque tournante pour la coordination des stratégies, la conception, la mise en œuvre, voire la gestion des robots.

L'objectif principal est-il de réduire les coûts? Accélérer le temps de cycle? Améliorer la qualité? Ou une combinaison prioritaire? Le COE peut alors gérer l'approche de la conceptualisation et de la mise en œuvre à l'échelle de l'entreprise en collectant des contributions directes des propriétaires de processus et des participants pour définir des activités et des processus intégrés. Le COE devrait développer un pipeline d'opportunités. Ce processus discipliné est plus susceptible d'identifier les projets qui seront couronnés de succès. (Au fur et à mesure que la RPA s'applique à l’ensemble de l’entreprise, les mêmes principes s’appliquent.)

«Au cœur, un processus structuré d’identification des opportunités», ajoute Morrison.

. Par exemple, ils ne peuvent pas gérer les documents non structurés (sans capacités de capture de données intelligentes supplémentaires). Mais ils peuvent prendre en charge des activités transactionnelles qui ne nécessitent pas de jugement et sont «alimentées» par des informations numériques structurées. Si les données ne sont pas structurées, l'équipe de projet devrait envisager de «détourner» le processus vers l'intelligence artificielle et l'informatique cognitive, peut-être en combinaison avec RPA.

Avec un objectif défini commencer à augmenter. L'implémentation d'un bot peut prendre six à huit semaines. La mise en œuvre réussie de projets multi-robots peut prendre un an à 18 mois, la première vague pouvant durer de trois à six mois. La meilleure pratique consiste à évoluer de manière continue. Après avoir conçu le premier ou les deux premiers robots, commencez à déployer plusieurs robots sur une base échelonnée.

Surmonter les obstacles

Ne pas impliquer la fonction informatique dès le départ est le principal obstacle à la réussite d'un projet. «Amenez tout le monde sous la tente», recommande Morrison. Cela inclut non seulement l'informatique, mais aussi les propriétaires de processus et les utilisateurs professionnels.

Un autre obstacle potentiel est de ne pas disposer d'une méthodologie rigoureuse pour identifier et hiérarchiser les opportunités RPA. La décision concernant les initiatives à lancer en premier peut être fondée sur ce qui est le plus facile: les fruits à portée de main. Cela peut être dicté par l'état de préparation de certaines communautés d'utilisateurs. Mais peu importe, tenez compte de ce qui aurait le plus d’impact.

La méthodologie de mise en œuvre de la technologie peut devenir un obstacle à une mise à l’échelle rapide. La RPA est déployée parallèlement à des systèmes hérités de base qui ont généralement exigé la structure d’un développement formel par étapes («cascade»). C’est pourquoi il est essentiel que le service informatique établisse les bases de RPA en termes d’accès, de contrôle et de déploiement. Lorsque le moment est venu de déployer les robots, le déploiement doit se faire dans des sprints contrôlés et permettre à l'utilisateur de surveiller et d'ajuster les volumes d'automatisation.

Il est préférable de commencer par quelques robots pour démontrer leurs avantages. et utiliser l’expérience pour réduire le risque du processus. La plupart des problèmes surgissent à ce stade précoce. Ensuite, la finance peut tirer parti des leçons apprises pour évoluer rapidement. «Ne commencez pas avec 100 robots à moins que vous ayez beaucoup d'aide», dit Morrison.

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