Microsoft 365 : il est difficile de réduire les coûts… voici comment y parvenir facilement
Lorsque des pressions de réduction des coûts se font sentir, il est naturel d’examiner d’abord votre facture la plus importante. Les initiatives d’optimisation des coûts du cloud commencent généralement par les dépenses logicielles les plus élevées ou par les contrats les plus importants arrivant à échéance. Cela signifie que Microsoft 365® est souvent scruté à la loupe. Avec plus de 18 millions d’utilisateurs enregistrés, d’innombrables responsables informatiques et financiers cherchent à réduire leurs coûts d’abonnement à Office et à réduire le nombre de licences dont ils ont besoin.
Mais réduire les coûts de votre candidature 365 peut être comme parcourir une route sinueuse par une nuit sombre et brumeuse. Voici pourquoi et ce que vous pouvez faire pour éclairer la voie vers l’optimisation des coûts.
La visibilité sur les licences 365 est difficile – mais pas pour des raisons évidentes
Il est facile de supposer que 365 est difficile à gérer en raison de son utilisation universelle. En tant qu’application puissante, presque tous les employés se voient attribuer une licence, mais la taille et la portée ne font qu’aggraver la principale raison pour laquelle les entreprises ne parviennent pas à limiter leurs dépenses.
Voici le vrai problème : plus qu’une simple application, 365 est une suite d’applications.
Telle une petite poupée gigogne, une seule licence 365 peut contenir de nombreux autres outils qui peuvent ou non être utilisés par le titulaire de la licence. Pensez à Word®, Outlook®, Excel®, Access®, Visio®, entre autres. Dans un environnement d’applications en couches ou à plusieurs niveaux, la visibilité est obscurcie, ce qui rend l’optimisation des coûts et la gestion efficace des licences insaisissables. Comprendre quels sous-produits sont utilisés et par qui devient rapidement une exploration pour découvrir l’utilisation à chaque couche – une dissection granulaire que seule l’observabilité des données la plus approfondie peut garantir.
Les responsables informatiques ont besoin d’une vision microscopique des utilisateurs sous licence et de leurs habitudes d’utilisation des sous-produits. Ils doivent en outre surveiller l’évolution de l’utilisation au fil du temps.
Réduire la taille des applications sans affecter les fonctionnalités : ce dont vous aurez besoin
Tout cela rend difficile la réduction de la licence sans affecter les fonctionnalités de l’utilisateur, ce qui constitue l’objectif clé de tout programme d’optimisation des coûts d’application. Pour y parvenir efficacement, les responsables informatiques ont besoin d’un niveau d’intelligence approfondi, sachant exactement combien de licences l’organisation possède, notamment :
À quels utilisateurs individuels chaque licence a-t-elle été attribuée et à quels services appartiennent-ils ?
De quels types de licences disposent-ils (E3 vs E5 par exemple)
Qui utilise chaque sous-produit imbriqué et à quelle fréquence les utilise-t-il ?
Combien de licences supplémentaires ont été achetées au-delà des engagements contractuels de l’entreprise
Observabilité approfondie : l’intégration et l’analyse des utilisateurs ne sont qu’un début
Alors que certains logiciels intégrés peuvent exposer l’utilisation des licences E3 par rapport à E5 au niveau superficiel, la plupart ne peuvent pas révéler l’utilisation des outils en couches au sein de 365. Le déchiffrement du code nécessite des analyses utilisateur sophistiquées alimentées par une intégration au niveau de la couche la plus profonde autorisée par Microsoft. C’est le seul moyen de voir toutes les informations nécessaires.
Mais l’intégration profonde ne représente que la moitié de l’équation.
Pour réduire les coûts, les responsables informatiques et financiers doivent aborder la visibilité de l’utilisation et la gestion des dépenses d’un seul coup. C’est là que les logiciels de sécurité SaaS ou les outils Cloud Access Security Broker (CASB) peuvent ne pas être une solution complète. Solution SaaS de gestion des dépenses, qui combine des outils de découverte du Shadow IT et des outils de gestion des dépenses sur une seule plateforme.
Aborder ensemble la visibilité et les coûts : aller au-delà des bases
Alors que les outils Shadow IT peuvent vous aider à visualiser l’utilisation des applications à des niveaux granulaires, révélant combien de licences restent inutilisées ou doivent être mises à niveau vers E5 de manière vérifiable, une solution de gestion des dépenses SaaS peut aller plus loin en :
Mise en évidence des abonnements configurés pour se renouveler automatiquement sur les cartes de crédit d’entreprise et même les cartes personnelles
Redistribuer les licences si nécessaire à l’aide de playbooks automatisés pour accélérer l’effort de réponse informatique nécessaire
Générer des rapports financiers personnalisés pour chaque partie prenante et chaque département, en mettant en lumière la part de chaque budget qui revient à Microsoft.
Comment les activités de rétrofacturation financière répartissent les coûts à 365° dans l’entreprise, tenant les départements responsables des dépenses associées à leurs licences
Prévoir les dépenses à l’aide de données historiques pour extrapoler l’utilisation pour le futur
Le bénéfice d’une gestion 365 efficace : 30% d’économies
Même si la sécurité SaaS est primordiale, il s’agit parfois davantage de révéler comment une seule grande application – ou même quelques-unes d’entre elles – peut résoudre les plus grosses fuites du budget de l’entreprise. Quand Rapports Gartner Alors que 30 à 40 % des dépenses informatiques sont consacrées aux applications SaaS en raison du manque de visibilité et de contrôle, l’optimisation des coûts SaaS dévoile de nouvelles façons d’économiser de l’argent. La clé est de disposer des bons outils pour définir l’utilisation des sous-produits, identifier des informations exploitables pour les équipes informatiques et fournir aux équipes existantes les faits derrière chaque licence.
juin 3, 2024
Microsoft 365 : il est difficile de réduire les coûts… voici comment y parvenir facilement
Lorsque des pressions de réduction des coûts se font sentir, il est naturel d’examiner d’abord votre facture la plus importante. Les initiatives d’optimisation des coûts du cloud commencent généralement par les dépenses logicielles les plus élevées ou par les contrats les plus importants arrivant à échéance. Cela signifie que Microsoft 365® est souvent scruté à la loupe. Avec plus de 18 millions d’utilisateurs enregistrés, d’innombrables responsables informatiques et financiers cherchent à réduire leurs coûts d’abonnement à Office et à réduire le nombre de licences dont ils ont besoin.
Mais réduire les coûts de votre candidature 365 peut être comme parcourir une route sinueuse par une nuit sombre et brumeuse. Voici pourquoi et ce que vous pouvez faire pour éclairer la voie vers l’optimisation des coûts.
La visibilité sur les licences 365 est difficile – mais pas pour des raisons évidentes
Il est facile de supposer que 365 est difficile à gérer en raison de son utilisation universelle. En tant qu’application puissante, presque tous les employés se voient attribuer une licence, mais la taille et la portée ne font qu’aggraver la principale raison pour laquelle les entreprises ne parviennent pas à limiter leurs dépenses.
Voici le vrai problème : plus qu’une simple application, 365 est une suite d’applications.
Telle une petite poupée gigogne, une seule licence 365 peut contenir de nombreux autres outils qui peuvent ou non être utilisés par le titulaire de la licence. Pensez à Word®, Outlook®, Excel®, Access®, Visio®, entre autres. Dans un environnement d’applications en couches ou à plusieurs niveaux, la visibilité est obscurcie, ce qui rend l’optimisation des coûts et la gestion efficace des licences insaisissables. Comprendre quels sous-produits sont utilisés et par qui devient rapidement une exploration pour découvrir l’utilisation à chaque couche – une dissection granulaire que seule l’observabilité des données la plus approfondie peut garantir.
Les responsables informatiques ont besoin d’une vision microscopique des utilisateurs sous licence et de leurs habitudes d’utilisation des sous-produits. Ils doivent en outre surveiller l’évolution de l’utilisation au fil du temps.
Réduire la taille des applications sans affecter les fonctionnalités : ce dont vous aurez besoin
Tout cela rend difficile la réduction de la licence sans affecter les fonctionnalités de l’utilisateur, ce qui constitue l’objectif clé de tout programme d’optimisation des coûts d’application. Pour y parvenir efficacement, les responsables informatiques ont besoin d’un niveau d’intelligence approfondi, sachant exactement combien de licences l’organisation possède, notamment :
Observabilité approfondie : l’intégration et l’analyse des utilisateurs ne sont qu’un début
Alors que certains logiciels intégrés peuvent exposer l’utilisation des licences E3 par rapport à E5 au niveau superficiel, la plupart ne peuvent pas révéler l’utilisation des outils en couches au sein de 365. Le déchiffrement du code nécessite des analyses utilisateur sophistiquées alimentées par une intégration au niveau de la couche la plus profonde autorisée par Microsoft. C’est le seul moyen de voir toutes les informations nécessaires.
Mais l’intégration profonde ne représente que la moitié de l’équation.
Pour réduire les coûts, les responsables informatiques et financiers doivent aborder la visibilité de l’utilisation et la gestion des dépenses d’un seul coup. C’est là que les logiciels de sécurité SaaS ou les outils Cloud Access Security Broker (CASB) peuvent ne pas être une solution complète. Solution SaaS de gestion des dépenses, qui combine des outils de découverte du Shadow IT et des outils de gestion des dépenses sur une seule plateforme.
Aborder ensemble la visibilité et les coûts : aller au-delà des bases
Alors que les outils Shadow IT peuvent vous aider à visualiser l’utilisation des applications à des niveaux granulaires, révélant combien de licences restent inutilisées ou doivent être mises à niveau vers E5 de manière vérifiable, une solution de gestion des dépenses SaaS peut aller plus loin en :
Le bénéfice d’une gestion 365 efficace : 30% d’économies
Même si la sécurité SaaS est primordiale, il s’agit parfois davantage de révéler comment une seule grande application – ou même quelques-unes d’entre elles – peut résoudre les plus grosses fuites du budget de l’entreprise. Quand Rapports Gartner Alors que 30 à 40 % des dépenses informatiques sont consacrées aux applications SaaS en raison du manque de visibilité et de contrôle, l’optimisation des coûts SaaS dévoile de nouvelles façons d’économiser de l’argent. La clé est de disposer des bons outils pour définir l’utilisation des sous-produits, identifier des informations exploitables pour les équipes informatiques et fournir aux équipes existantes les faits derrière chaque licence.
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