Melissa & Doug achète un ERP surdimensionné pour devenir

Chez Melissa & Doug, une entreprise de jouets dont le mantra est « plus de temps de jeu, moins de temps d’écran », le CIO Mike Macrie ne prévoit pas de retirer les écrans de ses collègues – mais il cherche des moyens pour que la technologie permette mieux leur créativité et supprimer la corvée. « Je crois que la technologie est un ensemble d’outils pour les aider à s’exprimer, à les responsabiliser », dit-il.

Peu importe où vous travaillez, ajoute-t-il, « vous ne voulez jamais être dans un rôle où vous combattez la technologie pour faire votre travail quotidien. »

Après quelques années de changement, cependant, il y a encore des éléments de cela, admet-il, mais l’équipe de direction se concentre sur l’amélioration de son engagement à fournir aux employés les outils les plus modernes entre leurs mains pour rendre leur travail quotidien aussi facile que possible. « Nous constatons une énorme différence dans l’engagement des employés », dit-il.

Un pas dans cette direction est le remplacement du système ERP maison de Melissa & Doug, construit sur mesure en Delphi, par une plate-forme SaaS plus moderne.

Macrie n’est avec Melissa & Doug que depuis huit mois, mais il a pris le temps d’apprendre d’où venait l’entreprise basée dans le Connecticut, ainsi que vers où elle se dirigeait. « L’histoire était une organisation très axée sur le design et la créativité », dit-il. « Il s’agissait toujours des enfants, et l’accent n’était pas mis sur le back-office ou la chaîne d’approvisionnement », dit-il.

La société connaît une croissance rapide grâce aux ventes en ligne (uniquement aux États-Unis pour le moment) et à la distribution au détail internationale, et possède également des opérations au Royaume-Uni et en Chine. Mais le système Delphi commençait à vieillir et la décision a été prise il y a quelques années de chercher un remplaçant, dit-il.

« Nous avons eu des difficultés à faire en sorte que toutes les formalités administratives et transactions internationales fonctionnent au-delà des frontières à mesure que nous augmentions en volume », dit-il. Obtenir une tarification plus flexible s’avérait également difficile, tout comme offrir une visibilité en temps réel sur l’inventaire pour les opérations de commerce électronique.

Laisser tomber Delphi

Continuer à construire sur la base de code existante était terminé. « Essayer de trouver des codeurs Delphi n’est pas une tâche facile », dit-il. Il était temps de moderniser le système ERP de base.

La société a évalué un certain nombre de solutions de milieu de gamme, y compris Oracle NetSuite, mais c’est un autre produit Oracle qui a finalement gagné : Oracle Fusion Cloud Apps.

Il y avait plusieurs raisons pour le choix. « Il offrait un meilleur support international et correspondait mieux aux ambitions de l’entreprise », dit-il. « Nous ne voulions pas nous retrouver dans une position où, dès que nous aurions fini d’implémenter NetSuite, nous devions commencer à travailler sur Fusion. Cela s’est avéré être le bon choix car en quelques années, ils auraient dépassé ce que NetSuite aurait pu fournir. Et les migrations consécutives auraient certainement mis à rude épreuve les ressources, car l’équipe informatique de Macrie est composée de 24 personnes au service d’environ 700 employés dans le monde, avec environ 50 consultants externes travaillant sur la mise en œuvre d’Oracle Fusion.

Ainsi, un an après le début d’un programme de trois ans, ils ont terminé la majeure partie de la mise en œuvre financière et toute la mise en œuvre de l’approvisionnement, et mettent actuellement en œuvre la commande pour la gestion de la trésorerie et des entrepôts et les articles d’inventaire, qui sont vraiment au cœur de leur activité de distribution, il dit.

Les changements dans la finance en particulier l’aident déjà à atteindre son objectif de réduire la corvée. « Prenez le processus de clôture financière », dit-il. « C’était de nature très manuelle, avec beaucoup de feuilles de calcul. Désormais, l’utilisation de l’ERP d’Oracle a probablement réduit le nombre d’étapes de 75 % pour le service comptable. »

Des changements similaires sont également en cours dans le traitement des commandes, où beaucoup de paperasse a été supprimée, et Macrie attend avec impatience le jour où le personnel de l’entrepôt sera équipé de scanners manipulés plutôt que de se promener avec des liasses de papier. « [These are] toutes les améliorations qui, selon nous, vont nous apporter beaucoup plus d’efficacité ainsi qu’une plus grande satisfaction des employés », dit-il.

Communiquer le changement

Comme on peut s’y attendre avec une transformation aussi importante, Macrie et son équipe communiquent constamment, à l’interne et avec leurs partenaires, au niveau de la direction à tous les employés sur les raisons pour lesquelles ils le font, ce qu’ils espèrent accomplir et comment ça se passe pour soutenir les objectifs de croissance. De plus, il existe une formation spécifique associée aux changements, en particulier pour le personnel travaillant dans les entrepôts, en anglais et en espagnol aux États-Unis, et en mandarin en Chine, dit-il : « Nous travaillons continuellement avec eux pour obtenir leurs commentaires sur cette formation : comment le rendons-nous meilleur et plus efficace ; comment pouvons-nous permettre aux gens de se familiariser plus rapidement avec les nouveaux systèmes et plates-formes ? »

Cependant, ce n’est pas seulement l’informatique qui pousse à travers les changements. Parfois, ils sont tirés.

« Alors que les yeux des gens s’ouvrent sur ce qui est possible, ils commencent rapidement à s’en sortir : voici comment vous pouvez obtenir 10 % d’efficacité supplémentaire, voici comment nous obtenons 5 % supplémentaires, et toutes ces idées commencent à affluer », dit-il. « Cela a été une très grande surprise pour nous de voir à quel point la main-d’œuvre peut être engagée pour nous aider à nous améliorer continuellement, alors que dans le passé, elle se sentait peut-être vraiment limitée par nos systèmes et pas aussi ouverte avec nous sur la façon dont nous pouvons tous travailler ensemble pour améliorer le compagnie. »

Bien que la décision d’adopter les applications Oracle Fusion ait été prise avant l’arrivée de Macrie chez Melissa & Doug, son expérience jusqu’à présent l’a fait changer d’avis sur l’offre Oracle. « Il y a cinq ans, j’aurais dit que le monde n’était pas prêt pour que le marché intermédiaire passe aux applications Fusion », dit-il. « Mais si vous pouvez le faire fonctionner dans votre organisation et que vous êtes assez audacieux pour prendre le risque, cela vaut la peine de le prendre maintenant car une grande partie du risque technique a été supprimée avec le cloud et le SaaS. »

Même ainsi, la société ne se lance pas dans les applications Fusion ; il adopte Manhattan WMS plutôt qu’Oracle Warehouse Management Cloud, et a récemment déplacé ses opérations de commerce électronique vers Shopify Plus – une décision prémonitoire compte tenu de l’agitation entourant Oracle Commerce Cloud. Et suite à une vague de licenciements dans l’équipe Commerce Cloud, certains analystes ont pensé qu’Oracle avait choisi de mettre fin au produit, mais Oracle a ensuite affirmé qu’il transférait la responsabilité de mieux l’intégrer à d’autres applications Fusion. Si tel est le cas, cela pourrait encore gagner Macrie. « Nous continuerons à les évaluer en fonction de nos besoins à mesure que nous avancerons », dit-il.