Meilleures pratiques pour gérer votre liste de contrôle de fin de mois

Une liste de contrôle de fin de mois est essentielle pour garantir le bon déroulement du processus de clôture. Son objectif est de donner une visibilité sur le statut de chaque tâche, de gérer les ressources ou les délais et de réduire les risques de confusion en cas de roulement du personnel ou de modification des rôles et des responsabilités.

Si vous êtes comptable, vous avez probablement été responsable de plusieurs tâches. listes de contrôle différentes au cours de votre carrière. Celles-ci vont d'une liste imprimée ou d'un fichier Excel sur votre disque dur à des fichiers partagés gérés par des équipes.

Si vous occupez une position de leader, vous êtes probablement confronté au défi commun et permanent qui consiste à rassembler les informations contenues dans divers mois. Des listes de contrôle finales pour éclairer les décisions significatives et améliorer les processus.

Et si vous pouviez passer au niveau supérieur et gérer votre liste de contrôle avec la technologie ? Une plate-forme unifiée va au-delà d'Excel pour permettre l'automatisation, un flux de travail intelligent, la visibilité des statuts, une liste complète de tâches et des tableaux de bord en temps réel pour des rapports actualisés.

Considérez ces quatre meilleures pratiques pour améliorer votre rapport mensuel. end close close checklist, et donc votre processus de fermeture complet dans son ensemble.

Choisissez un moyen judicieux d’organiser votre liste de contrôle

En quoi cela ressemble sera différent pour chaque organisation.

Vous pouvez organiser votre liste de contrôle de fin de mois par bilan compte, groupe fonctionnel ou entité. Si vous implémentez une solution pour automatiser votre liste, vous pouvez également trier et filtrer en fonction de nombreuses caractéristiques utiles pour vous et votre équipe.

Identifiez les critères les plus essentiels

Identifiez les critères qu'il est toujours important de connaître. à propos de chaque tâche et les incorporer dans votre liste de contrôle. Par exemple:

• Sur quel secteur des états financiers at-il une incidence?

• Qui effectue cette tâche?

• Quand faut-il l’exécuter?

Évaluez régulièrement les rôles et les responsabilités

Souvent, cela prend un grand changement, comme une acquisition ou un chiffre d’affaires, pour faire le point sur toutes les tâches en cours et qui en est responsable. Et commencer ce processus au milieu d'un projet de fin d'année ou de transformation peut être particulièrement difficile.

Lorsque tout le monde utilise la même plate-forme pour gérer ses processus individuel, d'équipe et global, vous avez le informations dont vous avez besoin au bout des doigts. Et lorsque les processus sont gérés de manière cohérente, l'adaptation aux changements de personnel ou aux acquisitions devient beaucoup moins difficile.

Que votre liste de contrôle soit automatisée ou manuelle, l'évaluation régulière des rôles et des responsabilités peut préparer vos équipes à de inévitables changements. Si vous savez qui est responsable de quoi et quand des tâches clés sont exécutées, réaffecter et réévaluer devient un exercice beaucoup plus rapide.

Évitez d'avoir trop de détails – ou pas assez

Que votre liste de contrôle soit ou non Sur papier ou de manière automatisée, il est important de trouver le juste équilibre entre le niveau de détail à inclure. Les listes de contrôle les plus efficaces excluent des détails spécifiques qui changeront de mois en mois ou nécessiteront trop de maintenance, mais incluront suffisamment de contexte pour chaque élément de sorte qu'il puisse être compris par les autres coéquipiers sans explication incrémentielle significative.

En d'autres termes, si une personne qui n'est pas actuellement responsable d'une tâche ne peut pas entrer et en acquérir une compréhension de haut niveau grâce à la description de la liste de contrôle, elle a donc besoin de plus de clarté ou de détails.

Il est également important d'inclure suffisamment d'éléments et de tâches individuelles pour mener à bien. responsabilisation, prendre des décisions et avoir une bonne idée du statut – sans exiger de vos équipes de cocher une case ou de certifier quelque chose chaque fois qu'elles bougent d'un muscle.

Aller au-delà du manuel

Tant de départements de la comptabilité et des finances sont décentralisés ou dans un état de changement constant. Plutôt que de disposer d'une liste de contrôle et de tableaux de bord normalisés dans lesquels les dirigeants peuvent facilement voir où sont les choses, chaque comptable, entité ou site dispose d'un fichier Excel séparé.

Par conséquent, lorsqu'une personne rejoint ou quitte l'entreprise, ou encore une acquisition ou un dessaisissement. Dans certains cas, il est difficile de réaffecter ou de réévaluer les responsabilités manuellement

Grâce à une approche standardisée, tout le monde peut voir ce qui leur est attribué, il a une visibilité globale et il est facile de mettre à jour, de maintenir et de faire rapport sur l'état et les progrès.

Excel est un outil puissant, mais ce n’est pas la meilleure option pour gérer votre liste de contrôle de fin de mois. Une solution automatisée transforme un fichier Excel en un tableau de bord en temps réel qui est également intégré aux processus qu’il est destiné à suivre.

Avec l’automatisation, vous pouvez intégrer votre liste de contrôle et votre processus de suivi à la même plate-forme où vous effectuez plusieurs de vos activités de clôture de fin de mois. Cela a du sens, n'est-ce pas?

Pensez-y de la manière suivante:

• Et si vous pouviez avoir une tâche qui référence une entrée de journal récurrente de fin de mois et est automatiquement marquée comme terminée lorsque l'entrée est terminée?

• Que faire si d'autres éléments peuvent être automatiquement certifiés en fonction des dépendances?

Telle est la solution fournie par une plate-forme intégrée et pourquoi la technologie est telle. un élément de différenciation en ce qui concerne votre liste de contrôle de clôture de fin de mois.

En savoir plus sur la manière dont votre organisation peut faire passer votre processus de clôture de fin de mois à un niveau supérieur avec la technologie.

[1965 Cet article a été initialement publié dans le magazine BlackLine Magazine et a été republié avec autorisation.

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