Meilleures pratiques pour atténuer la fraude

Dans la partie un de cette série, nous avons défini les dépenses engagées par les employés et énuméré un certain nombre de domaines qui ont une incidence sur sa gestion. Dans cet article, nous allons nous concentrer sur les fraudes potentielles, intentionnelles et accidentelles, pouvant résulter des dépenses des employés et sur la manière de les atténuer.

La manière dont les employés dépensent complique la gestion des dépenses des organisations. L’Association des examinateurs certifiés en fraude (ACFE) Selon l’étude mondiale 2018 sur la fraude et les abus professionnels 5% des revenus d’une organisation type sont perdus chaque année du fait de la fraude, et 83% des cas de fraude impliquent un détournement d’actifs, y compris rembourrage voyage et catégories de dépenses. Les employés qui utilisent des méthodes de paiement personnelles, telles que les espèces, Apple Pay, une carte de crédit personnelle ou le paiement direct d’un fournisseur de services pour des frais non traditionnels peuvent ouvrir la porte à une fraude potentielle et avoir une incidence sur la prévisibilité des besoins de trésorerie de l’organisation. Les dépenses non traditionnelles comprennent:

• Réservations d’hôtel en dehors du système de gestion des voyages de la société

• Réservations de salle de réunion et restauration pour une fonction professionnelle sans bon de commande ni demande d’approbation préalable

• Abonnements à des magazines, programmes de cadeaux tels que des clubs de vin, abonnements pour événements sportifs, etc.

• Remboursement pour l'utilisation de voitures personnelles

Des fraudes peuvent également se produire lorsque plusieurs demandes de remboursement sont soumises pour la même dépense, telles que des fournitures achetées avec une carte de crédit, remboursé sur un rapport de dépenses à l'employé, puis payé contre une facture présentée aux comptes fournisseurs par le fournisseur. Ou bien un employé peut présenter le même reçu sur deux notes de frais différentes ou la même dépense pour différents voyages.

L’étude ACFE montre que la perte médiane résultant du détournement d’actifs s’élevait à 154 000 USD, les remboursements correspondant à 14% du risque. dans cette catégorie de fraude. En outre, un rapport de 2017 établi par Oversight indique que 37% des voyageurs d'affaires avaient au moins une exception dans leurs notes de frais. En fin de compte, cela signifie qu'un employé a de nombreuses possibilités de manipuler les dépenses à son avantage. Les multiples canaux de dépenses et méthodes de paiement disponibles aujourd'hui, ainsi que l'absence de processus et de système en place pour capturer toutes ces dépenses, peuvent multiplier l'impact de ce phénomène.

Les audits ne sont qu'une partie de la solution

les entreprises disposent de certains types de flux de travaux d'approbation et de processus d'audit pour garantir que les rapports de dépenses sont correctement remplis et justifiés. L'employé classe les dépenses (déplacement pour rendre visite à un client, repas personnel, hôtel, taxi, etc.); indique le montant dépensé, y compris le mode de paiement utilisé (espèces, carte de crédit professionnelle, etc.); et joint un reçu ou une facture. Les gestionnaires approuvent ou rejettent les rapports de dépenses conformément aux politiques de l'entreprise. Les notes de frais et les factures approuvées sont enregistrées dans le système ERP et doivent être remboursées à l'employé ou à une carte de crédit professionnelle ou à un fournisseur.

Les audits sont un excellent moyen de vérifier que les dépenses sont correctement justifiées pour répondre aux exigences fiscales. et adhérer à la politique de la société et comme point de contrôle contre plusieurs soumissions de la même dépense ou facture. Toutefois, si vous ne connectez pas tous les canaux et toutes les méthodes de dépense disponibles aux employés, vous ne pouvez pas empêcher de manière proactive les activités frauduleuses. Et il se peut que vous manquiez de données de dépenses précises à des fins de reporting, de budgétisation et de prévision, quel que soit le pourcentage des dépenses que vous auditez.

La visibilité de la fraude nécessite une observation constante

Selon l'étude ACFE, 82% de la fraude est causée par cinq pour cent des employés et il faut 18 mois pour la découvrir. Le suivi des tendances inhabituelles des dépenses au sein d'un département ou des pics de dépenses des employés peut aider à détecter une fraude éventuelle.

L'atténuation de la fraude implique une combinaison d'actions allant au-delà des audits:

1. Disposez d'un programme robuste intégrant des cartes de visite d'entreprise ou des cartes de déplacement et de dépense dans une plate-forme dépenser. Cela fournit un mécanisme de vérification automatique et de visibilité des charges, indépendamment du moment où un rapport de dépenses est soumis. Les examinateurs de fraude, les auditeurs et les responsables peuvent utiliser ces données pour valider les achats et les crédits, ainsi que pour les enquêtes.

2. Utilisez des technologies GPS qui mesurent le kilométrage parcouru pour éviter que les employés ne parcourent les kilomètres parcourus pour voir les clients. .

3. Surveillez les dépenses non conformes aux politiques avec des outils de reporting permettant de suivre les exceptions dans le temps, par employé et par catégorie de dépenses, pour alerter les gestionnaires des fraudes potentielles avant qu'elles ne deviennent incontrôlables.

4. Disposez d'un système intégré qui alerte automatiquement les les mêmes frais sont présentés sur deux rapports de dépenses distincts, comme un billet de train, pour éviter le remboursement contre un reçu personnel de carte de crédit et contre le billet réel, afin d'éviter d'éventuelles fraudes.

Pour les dépenses des employés qui ne sont pas liées au voyage, le paiement Les cartes P ou les cartes de crédit professionnelles peuvent également empêcher l’entreprise de payer deux fois la même dépense. La carte P ou la carte de crédit donne une visibilité sur le montant facturé et sur le fournisseur afin de minimiser les chances qu'une même facture soit payée deux fois.

Les meilleures pratiques pour atténuer les erreurs et la fraude

La fraude intentionnelle et les erreurs non intentionnelles peuvent être minimisées. une ou plusieurs des meilleures pratiques suivantes:

• Utilisez une plate-forme intégrée pour capturer les dépenses des employés sur tous les canaux,

• Mettez en place des budgets centralisés avec des alertes en temps voulu aux chefs de département pour qu'ils respectent les budgets approuvés, ainsi que des règles d'approbation pour avant et après. soumettre la dépense.

• Mettre en place des politiques de vérification permettant de surveiller 100% des rapports concernant les principaux domaines de duplication et d'erreurs intentionnelles ou non intentionnelles.

• Supprimez la consignation manuelle du kilométrage grâce à l'introduction de suivis automatiques de kilométrage basés sur le GPS. [19659004] Audit 100% des dépenses en combinant intelligence artificielle et audits manuels.

Comme l'a signalé l'ACFE, jusqu'à cinq pour cent des entreprises s chiffre d'affaires est perdu chaque année à la fraude. Pour les organisations dont les revenus annuels sont compris entre 100 et 500 millions de dollars, la fraude peut entraîner des pertes de 5 à 25 millions de dollars par an. La mise en place de politiques et de meilleures pratiques, telles que le contrôle budgétaire, l'audit à 100%, le remplacement de la comptabilisation manuelle du kilométrage par un suivi automatisé du kilométrage et l'extraction de données, peut atténuer l'ampleur de ces pertes et augmenter le résultat net de l'entreprise.

Restez à l'écoute. pour notre prochain article, où nous explorerons le sujet des dépenses invisibles. Nous examinerons de manière approfondie les moyens par lesquels les directeurs financiers peuvent tirer parti du suivi et du suivi des dépenses, quelle que soit la manière dont ils sont capturés, où l'argent est dépensé et quel canal de paiement les employés utilisent pour payer les services fournis.

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