Maîtriser la prolifération : un centre de contrôle unique pour Microsoft 365 et au-delà

Votre organisation fonctionne sur Microsoft^® 365. Des équipes pour la collaboration. SharePoint pour les documents. Perspectives de communication. C’est là que se déroule le travail et vous avez investi en conséquence.

Mais voici ce qui empêche les responsables informatiques et les responsables de la conformité de dormir la nuit : Microsoft 365 n’est pas votre seul système. Vous disposez également de Salesforce^® suivi des relations clients. Peut-être SAP^® gérer les finances. Une plateforme spécialisée pour votre industrie. Et le contenu ? C’est dispersé dans chacun d’eux.

Microsoft 365 est exceptionnel dans ce qu’il fait. Mais lorsque vos processus métier s’étendent sur plusieurs plates-formes, vous avez besoin d’un logiciel de gestion de contenu cloud qui les connecte toutes.

La vérification de la réalité de Microsoft 365

Plus votre adoption de Microsoft 365 est réussie, plus la propagation du contenu s’accélère. Sans centre de contrôle central, les données critiques sont enfouies dans un labyrinthe de canaux Teams et de sites SharePoint, invisibles aux politiques de gouvernance qui protègent votre organisation.

La plupart des organisations s’appuient également sur des systèmes CRM, des plateformes ERP et des applications spécifiques à un secteur : gestion des réclamations pour les assurances, gestion des dossiers pour les services financiers, systèmes de réglementation pour les sciences de la vie ou plateformes spécialisées pour les agences gouvernementales. La gouvernance du contenu qui couvre uniquement Microsoft 365 laisse des lacunes que les auditeurs, les régulateurs et les responsables des litiges trouveront.

Ce qui manque aux solutions à écosystème unique

Certaines approches de gestion de contenu se concentrent sur la « gestion sur place », l’indexation du contenu dans SharePoint et l’application de métadonnées. Cela fonctionne bien si Microsoft 365 représente l’intégralité de votre univers de contenu.

Mais pour la plupart des entreprises, notamment dans les secteurs réglementés, ce n’est pas le cas.

Une réclamation client dans votre CRM concerne des documents dans SharePoint. Un contrat fournisseur se connecte aux bons de commande dans votre ERP. Une stratégie de conformité s’applique aux enregistrements répartis dans plusieurs référentiels. Les solutions de gestion de contenu cloud confinées à un seul écosystème créent un nouveau type de silo qui semble organisé, mais qui s’effondre néanmoins aux limites où les activités se déroulent réellement.

Une couche intelligente dans chaque application

OpenText™ Core Content Management adopte une approche différente : une plateforme de gestion de contenu cloud qui offrent des capacités basées sur l’IA dans Microsoft 365 et partout où votre entreprise fonctionne.

Dans Microsoft 365, vous bénéficiez d’une intégration native avec Teams, Outlook, Word, Excel et PowerPoint. Espaces de travail professionnels— des hubs structurés qui unissent le contenu, les personnes et les processus — sont accessibles directement dans les canaux Teams. Les utilisateurs peuvent enregistrer des e-mails sous forme d’enregistrements sans quitter Outlook et co-créer des documents avec une gouvernance complète exécutée en arrière-plan.

Au-delà de Microsoft 365, OpenText intégration de contenu étend le même contenu, la même gouvernance et la même intelligence à Salesforce, SAP, Google Workspace, etc. Le contenu est organisé autour du contexte métier (clients, requêtes, projets), et non selon des hiérarchies de dossiers. Le résultat est une source de vérité sur l’ensemble de votre paysage applicatif.

Pour les secteurs réglementés, cela signifie une gestion de contenu qui couvre votre environnement Microsoft et vos systèmes spécialisés avec une conformité, des pistes d’audit et des politiques de conservation unifiées.

Une gouvernance qui voyage avec votre contenu

Les exigences de conformité ne respectent pas les limites des applications. Les organisations sont confrontées à des politiques de conservation qui s’étendent sur plusieurs référentiels, à des blocages pour litiges sur plusieurs plates-formes et à des pistes d’audit qui doivent capturer chaque action de contenu, quel que soit l’endroit où elle s’est produite.

Que vous soyez confronté aux exigences de conformité dans les domaines de la santé, des services financiers, des sciences de la vie ou du gouvernement, le défi est le même : un contenu fragmenté signifie une conformité fragmentée.

OpenText n’ajoute pas simplement une autre couche ; il fournit le point d’ancrage de la gouvernance pour l’ensemble de votre patrimoine numérique. Grâce aux intégrations commerciales entre Microsoft, Salesforce et SAP, vous passez d’un nettoyage réactif à un contrôle proactif. Il ne s’agit pas de « gérer sur place ». C’est gouverné partout.

Une IA qui fonctionne parce que votre contenu est prêt

L’adoption de l’IA est une priorité et Microsoft Copilot fait partie de cette conversation. Mais la qualité des outils d’IA dépend du contenu auquel ils peuvent accéder. Si votre contenu est dispersé et non gouverné, l’IA produit des réponses incomplètes ou, pire encore, des hallucinations.

Aviateur de contenu OpenText™inclus avec OpenText Core Content Management, fournit des informations basées sur l’IA sur le contenu gouverné. Posez des questions en langage naturel. Obtenez des réponses tirées d’informations fiables et conformes aux politiques. Intégration avec Microsoft 365 signifie que Content Aviator fonctionne comme un agent de confiance pour Microsoft Copilot, étendant la portée de l’IA au contenu au-delà de l’écosystème Microsoft.

Le résultat : une IA qui comprend votre contexte commercial, pas seulement vos sites SharePoint.

De vrais résultats

ScottsMiracle-Gro fait face à un défi que de nombreuses organisations reconnaîtront : sept solutions de gestion de contenu différentes, certaines sans support, avec des informations piégées dans des systèmes distincts. Lors de la préparation d’une migration vers SAP S/4HANA, ils avaient besoin d’une solution de gestion de contenu cloud.

Avec OpenText Core Content Management, ils ont consolidé leur solution en une seule plateforme en seulement huit semaines, s’intégrant à Microsoft Active Directory pour une authentification unique transparente dans toute l’entreprise. Le résultat : 500 000 $ d’économies sur les anciens frais de licence, un magasin de documents unifié et consultable et des pistes d’audit renforcées pour la conformité. L’entreprise est désormais en mesure d’exploiter Content Aviator pour une synthèse et des informations de documents basées sur l’IA.

Comme le dit leur directeur des opérations SAP : « Une fois que nous avons démontré les gains rapides, davantage de départements ont voulu nous rejoindre. »
Vous voulez en voir plus ? Regardez comment les grandes entreprises transforment le contenu en intelligence prête pour l’IA.

La voie à suivre

Votre investissement Microsoft 365 est judicieux. La question est : que se passe-t-il lorsque votre contenu doit fonctionner au-delà de Microsoft ?
Certaines solutions optimisent pour un seul écosystème. OpenText™ Core Content Management offre une intelligence connectée pour chacun d’entre eux, avec une gouvernance qui se déplace partout où va votre contenu.

Pour les organisations des secteurs réglementés, ce n’est pas une bonne chose. C’est la différence entre une conformité fragmentée et un contrôle unifié.

Prêt à voir la différence ? Explorez les intégrations OpenText™ Content Cloud pour Microsoft 365.

Le poste Maîtriser la prolifération : un centre de contrôle unique pour Microsoft 365 et au-delà est apparu en premier sur Blogues OpenText.

Source link