Loi sur la signature électronique aux Philippines : est-ce légal ?

Avec l’avènement des configurations de travail à distance et hybrides et la numérisation de la plupart des processus commerciaux, les signatures électroniques deviennent de plus en plus populaires.

Mais avec leur popularité croissante vient une question commune : une signature électronique est-elle légale aux Philippines ?

Dans cet article, nous discuterons de tout ce qui concerne la signature électronique afin que vous puissiez naviguer dans les eaux troubles de sa légalité aux Philippines.

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

Une signature électronique, plus souvent appelée signature électronique, est un moyen rapide et sécurisé de signer des documents numériques. En raison de leur vérifiabilité et de leur sécurité, n’importe qui peut utiliser des signatures électroniques à la place des signatures manuscrites.

Dans la plupart des cas, une signature électronique est un fichier numérique intégré dans un document qui indique que vous avez accepté ses conditions. Le fichier peut être sous la forme d’une image graphique ou même simplement de votre nom, qui peut également inclure d’autres informations, telles que votre adresse ou votre numéro de sécurité sociale. Vous pouvez également utiliser divers outils d’automatisation de documents aider.

Les signatures électroniques sont généralement utilisées pour les documents juridiques tels que les contrats, les actes et les testaments ; cependant, ils peuvent également être utilisés sur des formulaires commerciaux tels que des bons de commande et des factures si nécessaire.

Les signatures électroniques sont-elles légales aux Philippines ?

Oui. Les signatures électroniques sont légales aux Philippines. Cependant, il ne s’applique pas à tous les types de documents.

Pour déterminer si les signatures électroniques sont légales aux Philippines, vous devez examiner deux textes législatifs : la loi de la République n° 8792 et la loi sur le commerce électronique de 2000 (« loi sur le commerce électronique ») couvrent la loi sur les signatures électroniques aux Philippines.

« UNE LOI PRÉVOYANT LA RECONNAISSANCE ET L’UTILISATION DES TRANSACTIONS ET DOCUMENTS COMMERCIAUX ET NON COMMERCIAUX ÉLECTRONIQUES, DES SANCTIONS POUR LEUR UTILISATION ILLÉGALE, ET À D’AUTRES FINS »

AR 8792, juin 2000

La loi sur le commerce électronique réglemente les enregistrements et les signatures électroniques ainsi que les messages de données et les documents électroniques utilisés à des fins professionnelles et personnelles.

Les contrats de transport de marchandises et de transactions électroniques au sein du gouvernement, y compris les sociétés détenues et contrôlées par le gouvernement, sont soumis aux réglementations énoncées dans cette loi.

En accord avec ce qui précède. La loi de la République 8792 ou la loi sur le commerce électronique de 2000 (la « loi ») vise à faciliter les transactions nationales et internationales grâce à l’utilisation de supports électroniques et de technologies permettant de reconnaître l’authenticité et la fiabilité des documents électroniques.

Loi sur le commerce électronique, août 2020

La loi sur le commerce électronique a été promulguée le 15 mars 2000 par le président philippin de l’époque, Joseph Estrada. Cette loi a établi que les signatures électroniques sont valides lorsqu’elles sont utilisées conformément à ses règles et règlements.

Quels sont les différents types de signatures électroniques ?

Il existe trois types de signatures électroniques : les signatures électroniques simples, les signatures électroniques avancées et les signatures électroniques qualifiées. Les signatures électroniques sont souvent utilisées pour signer électroniquement des documents. Une signature numérique est un code électronique utilisé pour vérifier l’identité d’une personne qui signe un document par voie électronique. La personne qui signe les documents avec une signature numérique est connue sous le nom de e-signataire.

Les signataires électroniques peuvent utiliser de nombreux types de signatures électroniques. Certains sont plus sûrs que d’autres, mais tous ont une chose en commun : ils sont beaucoup plus faciles à utiliser que les signatures traditionnelles au stylo et au papier.

1. Signature électronique simple

Le niveau le plus bas est la signature électronique simple (SES). C’est le strict minimum pour établir avec certitude l’identité de quelqu’un.

Lorsque vous signez un document, le processus doit être simple, sécurisé et rapide.

La plupart des gens ont vu cela le plus souvent sous la forme d’une pièce jointe à un e-mail. Vous recevez le document avec votre nom déjà en place où votre signature est requise. Lorsque vous êtes satisfait de l’image de signature générée, vous pouvez la renvoyer en cliquant sur un bouton. Peu importe qui a terminé le processus à la fin, le document est désormais juridiquement contraignant car quelqu’un l’a signé électroniquement.

Une signature plus rapide des documents se fait au prix de rendre une ou les deux parties vulnérables à la fraude. Si quelqu’un voulait falsifier une signature, il suffirait d’un clic car il est impossible de dire qui l’a fait.

2. Signature électronique avancée

Les signatures électroniques avancées sont des signatures numériques qui utilisent un certificat de haut niveau pour prouver l’identité du signataire. Le signataire a une confiance totale dans les clés de signature qu’il utilise.

Pour qu’une signature électronique soit considérée comme valide, elle doit être liée à l’identifiant électronique du signataire. Le moyen le plus simple d’illustrer cela consiste à demander au signataire d’utiliser une application mobile pour vérifier que sa signature électronique a bien été créée par lui.

Par rapport à la signature électronique de base, ce type de signature électronique avancée offre un niveau de sécurité plus élevé. Dans ce cas, le danger survient si quelqu’un accède à son téléphone ou vole l’accès à l’identité électronique associée, qui est plus commun que nous pensons.

3. Signature électronique qualifiée

Une signature électronique qualifiée est une signature électronique de haut niveau qui a été vérifiée par un fournisseur de services de confiance (TSP). C’est comme si votre signature était attestée « sur papier et stylo », mais sous forme électronique.

Lorsqu’un signataire utilise l’application sur son téléphone pour vérifier sa signature électronique sur un document électronique, le TSP vérifie tous les critères de « correspondance » pour s’assurer que tout est en ordre.

Les TSP ne sont utilisés que dans un seul pays et proviennent généralement d’entreprises publiques ou d’institutions telles que la poste.

Quels cas d’utilisation sont appropriés pour les signatures électroniques ?

Les signatures électroniques ne s’appliquent pas à tous les types de documents. Par exemple, ils ne s’appliquent pas aux documents qui doivent être notariés, tels que les contrats de vente de biens immobiliers et les actes. Cependant, ils sont utiles dans la préparation des documents RH, les accords d’utilisateur final, les contrats et les transactions commerciales et non commerciales.

Dans la préparation des documents RH, les signatures électroniques peuvent être utilisées pour informer les employés des nouveaux avantages ou des modifications de leur couverture d’assurance maladie.

Ils peuvent également être utilisés à des fins de formation – par exemple, un manuel de l’employé pourrait être signé électroniquement par les gestionnaires lors de sa première distribution et de nouveau une fois qu’il a été examiné par les employés.

Les signatures électroniques peuvent également aider à la création d’accords d’utilisateur final. Il s’agit d’accords entre des particuliers et des entreprises qui précisent comment ils utiliseront la technologie ensemble.

Par exemple, une personne peut signer un accord avec une entreprise qui fournit des services logiciels afin de pouvoir accéder à son compte en ligne à l’aide d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe fournis par le fournisseur de services de l’entreprise.

Dans ce cas, les deux parties auraient intérêt à s’assurer que chaque partie a lu et compris ce sur quoi elles s’entendent avant de signer sur la ligne pointillée.

Les contrats peuvent également être signés par voie électronique si les deux parties conviennent de le faire au préalable (et s’il n’y a pas de problèmes juridiques qui s’y opposent).

Quels cas d’utilisation ne sont pas appropriés pour les signatures électroniques ?

Certains documents peuvent ne pas être signés électroniquement, comme les notarisations formelles.

La notarisation formelle est un processus qui implique un notaire public et une reconnaissance des parties impliquées dans la rédaction d’un document. Il est utilisé pour s’assurer que les signataires étaient présents et conscients de ce qu’ils signaient.

Les différents types de documents qui peuvent nécessiter une notarisation sont :

• Contrat de société portant sur des biens mobiliers et immobiliers et des droits réels
• Don de biens immobiliers
• Procuration spéciale
• Accords de redevances impliquant la signature de brevets et de demandes de brevets
• Contrats de prêt subordonné
• Notes à vue sécurisées
• Formulaire SEC 12-1
• Documents d’entreprise soumis à la SEC
• Procurations émises par des courtiers et des concessionnaires
• Déclarations de revenus
• La renonciation ou le refus d’exercer un droit hérité, ou l’abandon d’une part dans un bien obtenu par mariage
• L’autorité d’un mandataire sur un bien, constatée par un acte public, est réputée exercée dans les limites de son territoire
• Un transfert de droits qui est indiqué dans un document public.
• Les cessions qui ne figurent pas dans un document public ou qui ne sont pas enregistrées au registre des biens peuvent être ignorées par des tiers.

Comment les signatures électroniques sont-elles authentifiées ?

De nombreux facteurs peuvent être utilisés pour authentifier l’identité d’une personne lors de la signature de documents en ligne. Les méthodes les plus courantes utilisent des mots de passe, des codes SMS à usage unique et la correspondance biométrique. D’autres méthodes incluent les pièces d’identité émises par le gouvernement, les certificats numériques émis par Fournisseurs de services de confiance (TSP) ou des autorités de certification (CA), et des cartes à puce ou des informations d’identification dérivées de mobiles.

Le système de l’expéditeur authentifie le signataire avant que la transaction n’ait lieu. L’ID utilisateur et le mot de passe sont requis, ainsi que d’autres facteurs d’authentification tels que l’authentification à deux facteurs ou la biométrie s’ils sont disponibles sur le système de l’expéditeur.

Une autre façon d’authentifier votre signataire consiste à lui envoyer un code SMS à usage unique pour vérifier son identité. Cette méthode est utile pour les documents qui nécessitent plusieurs signatures sur plusieurs systèmes, tels que les contrats avec plusieurs parties impliquées qui peuvent ne pas se trouver au même endroit à la fois mais qui doivent signer toutes les parties simultanément.

D’autres moyens incluent la vérification des personnes inconnues à l’aide de pièces d’identité émises par le gouvernement (permis de conduire, passeport, etc.), que les applications capturent, extraient et analysent avant de s’authentifier à des fins de signature ; ou poser des questions sur des informations personnelles liées spécifiquement à votre entreprise.

Questions fréquemment posées

Maintenant que nous vous avons expliqué tout ce qu’il y a à savoir sur la légalité des signatures électroniques, nous avons rassemblé quelques questions courantes sur les signatures électroniques que vous pourriez avoir :

Comment créer une signature électronique ?

Créer une signature électronique est un processus simple. Tout d’abord, vous devrez créer un compte sur le site Web du fournisseur de signature électronique de votre choix. Une fois cela fait, vous pourrez créer votre signature. Les étapes peuvent varier légèrement selon l’entreprise que vous choisissez, mais voici ce que nous recommandons :

1. Choisissez le type de signature que vous souhaitez utiliser. Les options peuvent inclure une signature manuscrite, une signature imprimée ou même simplement une ligne ou une case où vous pouvez dessiner votre propre marque personnalisée.
2. Décidez quelles informations iront dans votre signature électronique. Cela peut inclure votre nom, vos coordonnées et même du texte supplémentaire si vous le souhaitez, qui seront tous affichés à côté du document signé lui-même lorsqu’il sera imprimé pour que les autres puissent le voir !
3. Créez un mot de passe unique pour ce compte particulier afin que personne d’autre ne puisse y accéder ultérieurement si nécessaire (mais ne l’oubliez pas non plus).

Comment faire une signature électronique dans Word ?

1. Créez une ligne en cliquant sur l’emplacement souhaité.
2. Saisie > Ligne de signature apparaîtra, suivez le lien vers la ligne de signature Office.
3. Saisissez un nom dans la zone Signataire suggéré de la boîte de dialogue Configuration de la signature.
4. Le champ Titre du signataire suggéré vous permet de spécifier un rôle pour le signataire.
5. Ensuite, choisissez OK. Votre document signé comporte désormais le bloc-signature

Donc voilà. Ils sont légaux.

Les signatures électroniques sont parfaitement légales aux Philippines. Cependant, il existe des cas où elles peuvent ne pas être applicables.

Par exemple, si vous utilisez une signature électronique pour signer un document qui sera utilisé comme preuve devant un tribunal, il est préférable d’utiliser une signature physique à la place car la loi stipule qu’un document doit être signé à la main puis notarié pour être valable comme preuve devant un tribunal.

Un autre cas est lorsque le document implique des transactions immobilières. Dans ce cas, la loi exige que les deux parties signent sur papier et que leurs signatures soient notariées ou attestées par un officier public.

En conclusion, les signatures électroniques sont légalement acceptables aux Philippines. Assurez-vous simplement qu’il ne s’agit pas de l’un des cas susmentionnés où ils pourraient ne pas être considérés comme valides.