Lignes directrices pour démarrer avec succès un programme de transformation

3. Démarrer le PMO et définir le plan de gouvernance

La gouvernance et le cadre du processus du PMO doivent être inclus dans le document, idéalement dans l’attribution des responsabilités et des hypothèses. Les équipes expérimentées auront déjà mis en place le PMO et le processus de gouvernance avant le premier jour du programme, mais malheureusement, et trop souvent, ce n’est pas le cas.

Quelle que soit votre situation, le processus d’exécution, de la spécification à l’exécution proprement dite, doit se dérouler sans délai. L’exécution dépendra de l’expérience du fournisseur, de la disponibilité des ressources et des termes du cahier des charges. L’expérience démontre la rapidité du PMO et l’exécution de la gouvernance, définie comme la rapidité et la direction, et sera motivée par le leadership et les attentes exprimées par les clients.

Il y a de nombreuses choses sur lesquelles travailler concernant votre bureau de gestion de projet, mais certains des points clés qui comptent le plus incluent :

• Lancer le processus de gouvernance. Cet aspect sera amélioré au cours du programme.
• Établir le journal RAID (risques, actions, problèmes, décisions) – Suivre et escalader si nécessaire. Les fournisseurs peuvent apporter leurs outils et tableaux de bord, mais n’attendez pas si vous pouvez utiliser Excel ou Smartsheet dès le premier jour.
• Compléter le plan de projet intégré initial: Démarrez le processus de maintenance du plan de projet intégré.
• Commencez à créer des rapports d’état: Ils seront anémiques au début, mais il faut bien commencer quelque part pour améliorer son reporting.
• Revoir, le cas échéant, modifier la gestion financière du programme et la réalisation de l’analyse de rentabilisation, ainsi que permettre les processus de suivi.

Conseil de pro : Incluez et décrivez clairement ces étapes dans la matrice des responsabilités du document et faites référence aux sujets de la section hypothèses. Attribuez une ressource financière interne pour gérer et prévoir les finances du programme ainsi que la ressource du fournisseur.