Les organisations DACH sont-elles préparées aux enquêtes internes et réglementaires ?

Les enquêtes modernes sont extrêmement exigeantes dans tous les sens du terme. Qu’elles soient motivées par des allégations de lanceurs d’alerte, la conformité réglementaire ou des problèmes de RH, les retombées potentielles pour votre organisation rendent primordiale la prise de mesures rapides et approfondies pour minimiser les risques, les coûts et les litiges potentiels.

Récemment, nous nous sommes associés à Legal Business[2] dans une enquête pour découvrir à quel point les enquêtes sont complexes et difficiles pour les organisations de la région DACH et comment elles les traitent. Lire la prise de position d’OpenText, Relever les défis de l’enquête dans la région DACH, pour approfondir ces questions.

Défis d’investigation uniques et complexité dans la région DACH

Les résultats – que les enquêtes sont très complexes – ne sont pas surprenants. Les organisations allemandes, autrichiennes et suisses doivent désormais respecter des exigences plus strictes en matière de protection des données par le biais de réglementations telles que le RGPD lorsqu’elles mènent une enquête interne. Les comités d’entreprise ont également un rôle important à jouer dans la manière dont les enquêtes impliquant des employés sont menées et la directive européenne sur les lanceurs d’alerte a récemment promu la protection des lanceurs d’alerte d’entreprise en imposant aux pays membres de l’UE d’appliquer la directive à leur législation nationale.

En termes de complexité des problèmes, les répondants ont cité la conduite de l’entreprise (38 %) en tête, les enquêtes antitrust (36 %) et les problèmes internes liés à la conduite des employés (34 %). Les poursuites intentées par une autre organisation (23 %) et les enquêtes en réponse à des allégations de lanceurs d’alerte (21,3 %) sont également parmi les plus complexes en termes d’enjeux.

Préparation des enquêtes

Malheureusement, de nombreuses organisations ne possèdent pas la compréhension des processus d’enquête solides ou n’ont pas la capacité de tirer parti de la technologie et de l’expertise pour relever efficacement ces défis. Comme détaillé dans notre Papier OpenTextl’enquête a révélé que les organisations font appel à des experts externes en matière d’enquête en raison d’un manque d’expertise dans les enquêtes internes et réglementaires.

Liste de contrôle pour la sélection d’un fournisseur d’enquêtes d’entreprise

1 – Logiciels et services complets d’eDiscovery

Les enquêtes sont devenues l’un des cas d’utilisation les plus courants de la technologie et des flux de travail eDiscovery. Il s’agit également du deuxième cas d’utilisation d’eDiscovery le plus courant (derrière uniquement les litiges) avec 83,2 % des répondants l’identifiant comme un cas d’utilisation auquel ils appliquent la technologie et les workflows d’eDiscovery. [2]

Compte tenu de cette fréquence, il est important de sélectionner un fournisseur d’enquêtes d’entreprise qui dispose à la fois d’une solution complète et sophistiquée d’analyse avancée basée sur l’IA pour prendre en charge l’ensemble du processus d’enquête, des collections et de l’investigation jusqu’à la conclusion, et d’une équipe qui comprend comment appliquer au mieux les technologie pour réduire les délais, les coûts et les risques.

2 – Empreinte globale

Peu importe où commencent les enquêtes, les preuves peuvent se trouver n’importe où, dans n’importe quel pays et dans n’importe quelle langue. Il est important de choisir un fournisseur d’enquêtes d’entreprise qui soit une organisation mondiale et qui puisse prendre en charge l’enquête, quel que soit l’endroit où la piste vers la vérité vous mène.

3 – Présence locale

La présence d’experts physiquement situés dans les pays DACH qui comprennent les lois, les coutumes et la culture locales de chaque pays est tout aussi importante. Les enquêtes en Allemagne, par exemple, sont menées différemment que partout ailleurs dans le monde et, dans de nombreux cas, les données ne peuvent pas quitter le pays.

4 – Capacités de détection automatique et de traduction de la langue

L’UE compte 24 langues officielles et de nombreuses enquêtes sont susceptibles d’impliquer des preuves dans plusieurs langues. Il est important de sélectionner un fournisseur d’enquêtes d’entreprise qui offre la possibilité de détecter automatiquement les langues étrangères et de traduire ces documents dans une langue commune pour accélérer les enquêtes.

5 – Des outils pour révéler les faits plus rapidement

Le nombre et la complexité des litiges et des enquêtes ne cessent d’augmenter, tout comme la nécessité d’accéder plus rapidement aux faits. Les approches d’analyse associées à la bonne technologie peuvent rapidement conduire une stratégie de cas pour des décisions de « combat ou de fuite » basées sur les risques et les coûts.

6 – Outils de réduction des coûts

Les équipes juridiques et d’enquête sont soumises à une pression croissante pour fournir des résultats rapidement mais aussi dans les limites du budget. L’application de solutions technologiques avancées comprenant des analyses en amont pour faire apparaître plus rapidement les informations pertinentes, ainsi que des approches d’apprentissage automatique telles que l’examen assisté par la technologie (TAR), peut aider à réduire les coûts.

7 – Outils d’atténuation des risques

Les organisations doivent également lutter contre les risques croissants. Plus l’équipe est nombreuse, plus le risque de perdre de vue une information clé ou de produire par inadvertance un document privilégié, confidentiel ou sensible est élevé. Il est important de sélectionner un fournisseur capable de tirer parti de la technologie, d’une équipe allégée et des meilleures pratiques pour minimiser les risques, des capacités de détection automatisée des données (à la fois RegEx et personnes, lieu et emplacements) et des capacités de rédaction automatisées au contrôle qualité automatisé (QC).

8 – Temps sans friction pour les faits

Aligner rapidement les méthodes d’enquête sur les exigences sans perdre de temps sur des obstacles inutiles est essentiel pour mener une enquête efficace et efficiente. Sélectionnez un fournisseur d’enquêtes d’entreprise qui peut rendre les données accessibles presque immédiatement via sa plate-forme eDiscovery à l’équipe d’enquête dès le début du projet.

Préparez-vous tôt

La capacité à découvrir les risques n’a jamais été aussi importante. Les organisations de la région DACH ont des exigences uniques et il est important de prendre en compte des facteurs spécifiques lors de la sélection d’un fournisseur d’enquêtes d’entreprise. Les risques, qu’ils soient connus ou pas encore bien compris, peuvent être détectés si votre organisation comprend comment obtenir l’aide adéquate pour les rechercher !

En savoir plus dans l’article d’OpenText, Relever les défis des enquêtes dans la région DACH.

[1] Affaires juridiques et OpenText enquête.

[2] UN Rapport sur l’état de l’industrie 2023 publié par eDiscovery aujourd’hui.