Les hôpitaux baptistes du sud-est du Texas consacrent plus de temps aux soins des patients en déplaçant les services de télécopie vers le cloud

À Hôpitaux baptistes du sud-est du Texas (BHSET)nos équipes de médecins, d’infirmières et de personnel non clinique travaillent en permanence pour prodiguer des soins de haute qualité. Nous proposons une large gamme de services ambulatoires et hospitaliers, ainsi que des établissements de soins médicaux d’urgence et des centres de traitement spécialisés pour le cancer et la santé comportementale.

Nous recherchons toujours des moyens d’améliorer nos services et d’atteindre une communauté plus large dans le sud-est du Texas. Pour poursuivre cette mission, nous construisons de nouveaux établissements de soins, comme notre réseau régional de cancérologie, et acquérons des cliniques locales. Mais au fur et à mesure de notre expansion, nous avons commencé à éprouver des difficultés de croissance.

Planifier des services de télécopie prêts pour l’avenir

Comme la plupart des prestataires de soins de santé américains, nous comptons sur le fax pour nous aider dans notre travail. Environ 15 % de nos 2 000 collaborateurs envoient et reçoivent quotidiennement des fax, pour un total de plus de 1,2 million de pages chaque année. Ces documents jouent un rôle essentiel dans nos services de première ligne, et tout problème avec nos systèmes de télécopie peut potentiellement entraîner des retards dans les soins aux patients.

Au fur et à mesure que notre organisation se développait, nous avons réalisé que notre approche actuelle du fax n’était pas en mesure de suivre le rythme. L’un des plus grands défis était que nous effectuions la majorité de nos télécopies manuellement, en utilisant des lignes de télécopie analogiques et des appareils multifonctions (MFD). Avec autant de lignes téléphoniques en service dans toute l’organisation, il était extrêmement difficile de localiser la source des problèmes de télécopie, même si toute notre équipe informatique s’occupait du problème. Pour aggraver le problème, nos fournisseurs de télécommunications se préparaient à une augmentation importante des prix de nos lignes de fax analogiques. Nous savions que nous devions trouver une solution plus efficace et plus rentable.

Choisir une solution hybride

Alors que nous évaluions nos options, une solution s’est démarquée des autres : OpenText RightFax Connect. Nous avons déjà eu plusieurs années d’expériences positives en utilisant RightFax pour la télécopie numérique. Passer à un modèle de déploiement hybride, basé sur des serveurs sur site avec livraison de fax dans le cloud, semblait être la prochaine étape naturelle.

Un autre facteur important dans notre décision a été la possibilité d’exploiter les services gérés d’OpenText. Avec les services gérés à distance pour RightFax Connect, OpenText assure le fonctionnement optimal de nos services de télécopie, ce qui soulage une lourde charge des épaules de notre équipe informatique. OpenText assure également une surveillance quotidienne de notre solution, ce qui signifie qu’ils peuvent identifier de manière proactive les problèmes avant qu’ils ne provoquent des temps d’arrêt.

Un partenariat pour réussir

En ce qui concerne la mise en œuvre de la solution, Services professionnels OpenText nous a vraiment impressionnés. Je travaille dans le secteur informatique depuis 25 ans et, pendant tout ce temps, j’ai rarement rencontré une équipe de projet aussi compétente et solidaire que celle qu’OpenText nous a assignée.

OpenText a prouvé dès le départ qu’ils étaient engagés dans notre succès. Ils nous ont aidés à résoudre les problèmes techniques lors de la mise en œuvre de la solution et ont même créé une intégration personnalisée entre notre référentiel de dossiers médicaux cliniques et RightFax Connect. Ma propre équipe m’a répété à plusieurs reprises tout au long du projet à quel point l’équipe OpenText avait été utile.

Gagner du temps, permettre la croissance

Avec l’aide d’OpenText Professional Services, nous avons déployé avec succès RightFax Connect et la prochaine étape consiste à porter nos anciennes lignes de fax vers le cloud. Nous travaillons maintenant avec nos fournisseurs de télécommunications pour mener à bien ce processus. Lorsque ce travail sera terminé, nous transformerons la façon dont nous traitons les fax.

Se débarrasser de nos lignes analogiques nous permettra d’éviter de fortes augmentations de prix de la part de nos fournisseurs de télécommunications, ce qui nous permettra d’économiser plus de 200 000 $ par an. Dans le même temps, nous gagnerons en flexibilité et en évolutivité pour soutenir notre activité en pleine croissance. Nous prévoyons une croissance de 25 % de nos volumes de télécopies au cours des trois prochaines années à mesure que nous accueillerons de nouvelles cliniques et de nouveaux patients, et RightFax Connect nous aidera à gérer cela facilement.

Plus important encore, le passage du papier au fax numérique permettra à nos cliniciens de passer moins de temps à trier des documents et plus de temps à soigner les patients. Nous prévoyons d’automatiser le traitement des fax numériques, ce qui pourrait potentiellement augmenter l’efficacité clinique jusqu’à 20 %, nous aidant ainsi à continuer de fournir des soins réactifs et de haute qualité aux patients au fur et à mesure de notre croissance.

Pour en savoir plus sur notre travail avec OpenText, cliquez ici pour lire notre étude de cas maintenant.