Les employés consultent leurs e-mails 36 fois par heure – voici 5 conseils éprouvés pour récupérer ce temps.

Une récente étude dit que le travailleur moyen reçoit 304 affaires e-mails une semaine. L’employé moyen consulte ses e-mails 36 fois par heure, et 80 % des travailleurs se contentent de travailler avec leur boîte de réception ouverte en permanence. Par la suite, il leur faut environ 16 minutes pour se recentrer.

Nous vivons dans un monde plein d’idées différentes, de personnes et d’entreprises rivalisant pour attirer notre attention. Presque toutes les applications, sites Web et entreprises veulent la même chose : votre adresse e-mail. Cela a transformé nos boîtes de réception en un champ de bataille entre les e-mails urgents, les informations précieuses et les messages parfois amusants mais inutiles.

Pour les entrepreneurs, communication efficace est essentiel au succès et à la subsistance de votre entreprise. Recevoir un torrent d’e-mails est la nouvelle norme. Essayer de lire chacun d’eux pourrait donner l’impression d’essayer de boire de l’eau dans une lance à incendie.

Expert en productivité Merlin Mann Cela s’est produit en 2006 lorsqu’il a inventé le terme « boîte de réception zéro ». Certains ont pensé à tort qu’il s’agissait d’un plaidoyer pour vérifier et parcourir constamment vos e-mails chaque fois que vous entendez ce ping distinctif. Mais selon Mann, le zéro ne consiste pas à réduire le nombre d’e-mails dans votre boîte de réception, mais plutôt à réduire le nombre d’e-mails dans votre boîte de réception. quantité de le moment où votre cerveau est dans votre boîte de réception.

Voyons comment réduire le stress provoqué par l’assaut quasi constant des e-mails dans notre monde moderne.

1. Créer un système

L’objectif de la « boîte de réception zéro » est pour augmenter la productivité. Il existe peu de facteurs qui tuent plus la productivité que la pratique consistant à vérifier et à répondre constamment aux e-mails tout au long de la journée.

Environ 62% de tous les e-mails sont sans importance. Par conséquent, en augmentant productivité Il s’agit de réduire le temps que vous passez à passer au crible ce qui n’a pas d’importance. Créer un système indiquant comment et quand vous consultez vos e-mails est crucial.

Définissez des heures spécifiques auxquelles vous consultez les e-mails. Peut-être une fois à 8 heures du matin, encore une fois à midi et encore une fois à 16 heures. Vous pouvez même désigner certains contacts comme VIP pour vous assurer de recevoir leur courrier électronique ping critique à n’importe quelle heure de la journée.

Comme Stephen Covey a écrit« La clé n’est pas de prioriser ce qui est prévu dans votre emploi du temps, mais de planifier vos priorités. »

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2. Prioriser

Personne ne sait mieux ce que tu priorités êtes que vous. Le travailleur moyen dépense 28% de la semaine de travail, lire et répondre aux courriels. Pendant que vous parcourez vos e-mails à ces heures désignées, prenez note des e-mails importants qui nécessitent votre approbation ou signature instantanée, ainsi que des e-mails plus volumineux qui nécessitent une contribution et une analyse réfléchies. Nous en reparlerons plus tard.

Mais il y a aussi les e-mails planifiant des réunions, envoyant du contenu promotionnel ou simplement vous mettant en copie. Soit les déplacez vers un autre dossier, les déléguer à votre secrétaire ou supprimez-les simplement. Prenez la décision ferme. Faites la différence entre ce qui mérite votre attention et ce qui la détourne. Dans le même ordre d’idées, la désinscription des newsletters inutiles peut faire toute la différence.

3. Différer

« Il ne suffit pas d’être occupé ; les fourmis aussi. » dit Henry David Thoreau. « La question est : de quoi sommes-nous occupés ? »

Communication efficace augmente la productivité. Lorsque les e-mails doivent vous faire perdre du temps, assurez-vous que cela en vaut la peine.

Comme nous l’avons déjà établi, la majorité des e-mails ne valent pas la peine que vous y consacriez votre temps. Certains sont importants mais ne nécessitent pas beaucoup de temps. Mais il y en a quelques-uns qui exigent et méritent votre attention. Vous pouvez généralement savoir quand vous le recevez. Au lieu de laisser ce sentiment de naufrage s’installer et dominer votre réflexion toute la journée, déplacez-les dans un dossier désigné pour vos e-mails les plus importants. Répondez-leur lorsque vous pouvez consacrer la bande passante mentale qu’ils désirent et méritent.

Et rappelez-vous ce que Dwight D. Eisenhower dit« Ce qui est important est rarement urgent, et ce qui est urgent est rarement important. »

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4. Éliminez les déchets

J’y ai déjà fait allusion, mais ici, c’est clair : de nombreuses newsletters et abonnements sont une perte de temps. Cela prendra un certain temps au début pour y parvenir, mais parcourir votre boîte de réception et vous désabonner des newsletters inutiles contribuera grandement à y parvenir. désencombrer votre boîte de réception.

Un moyen utile de garantir que votre boîte aux lettres importante reste intacte serait de créer un courrier indésirable adresse e-mail pour garantir que tous vos e-mails d’inscription impulsifs sont redirigés vers une adresse e-mail sans importance. Environ 245 milliards d’e-mails sont envoyés chaque jour. Assurez-vous de ne vous occuper que des plus importants.

5. Soyez flexible

« Inbox Zero » vise à réduire l’encombrement mental et le stress pour augmenter la productivité. Mais toi seul sais quoi productivité optimale ressemble par rapport à votre entreprise. Si la quête du désencombrement devient une perte de productivité, alors c’est aussi mauvais qu’une boîte aux lettres pleine.

Ne vous concentrez pas sur les détails. Plutôt, créer de bonnes habitudes qui vous permettent d’être flexible. Créez votre propre calendrier, un ensemble d’étiquettes, des critères de délégation et de suppression et un système de gestion de boîte de réception qui vous permet de vous concentrer sur la productivité, d’éliminer la pression et un faux sentiment d’urgence. Fixez-vous des objectifs pour vous-même et pour votre entreprise.

Suivez ces cinq conseils et vous serez sur la bonne voie pour vous concentrer sur les tâches les plus prioritaires, rester organisé et gérer efficacement votre courrier. Et plus important encore, vous réduirez le temps passé par votre cerveau dans votre boîte de réception afin qu’il puisse se consacrer à d’autres choses plus importantes.