Les 6 meilleures façons pour les solopreneurs de gérer leurs livres

Octobre
6, 2020

6 min de lecture

Les opinions exprimées par les contributeurs de Entrepreneur sont les leurs.

L'extrait suivant est de Money-Smart Solopreneur : A Personal Finance System for Freelancers, Entrepreneurs et Side-Hustlers , maintenant disponible via Entrepreneur Press. Achat sur Amazon | Barnes & Noble | Librairie | IndieBound .

Une bonne tenue de registres est simplement une bonne entreprise . La façon dont vous gérez les données, comptabilisez les transactions financières et stockez et récupérez vos enregistrements fait partie de la gestion et de la maintenance de votre entreprise. Utilisez les six conseils suivants pour un exercice d'équilibrage plus réussi.

1. Séparer les données professionnelles et personnelles

La ​​frontière entre les finances personnelles et les entreprises peut devenir floue pour les solopreneurs. Il est important de séparer les deux, afin que vous puissiez facilement suivre les progrès de votre entreprise, planifier pour l'avenir et créer des états financiers pour des périodes spécifiques, par exemple mensuellement ou annuellement. étiqueter les dépenses déductibles d'impôt et préparer facilement vos impôts. Sans un système d'archivage approprié, suivre les détails de votre entreprise et se conformer à la loi peut être presque impossible. Par exemple, si vous ne disposez pas d'un système permettant de déterminer quels repas au restaurant ou quels véhicules-milles étaient personnels et lesquels étaient destinés aux affaires, vous pourriez ne pas être en mesure de réclamer des dépenses professionnelles valides comme déductions fiscales.

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2. Utiliser un compte bancaire professionnel

Pour séparer complètement vos finances professionnelles et personnelles, ouvrez un compte bancaire professionnel dédié. Si votre entreprise est constituée en société (comme une S corp ou une LLC), vous devez avoir des comptes séparés pour distinguer légalement votre entreprise et vos finances personnelles. N'oubliez pas que le but de l'incorporation est de créer une entité entièrement distincte de vous-même. Vous aurez besoin d'un compte bancaire professionnel distinct sur lequel vous pourrez déposer des chèques à l'ordre de votre entreprise.

Si le nom de votre entreprise est le même que votre nom personnel, vous pourriez probablement encaisser des chèques d'entreprise ou les déposer dans votre compte personnel. Et quel que soit le type ou le nom de votre entité commerciale, vous pouvez payer les factures et les dépenses professionnelles à partir d'un compte courant personnel et les réclamer en tant que déduction fiscale professionnelle. Mais ces actions brouillent certainement vos eaux financières. Ainsi, même si vous pouviez éviter d’avoir un compte bancaire professionnel, c’est toujours une bonne idée d’en ouvrir un.

3. Demander une carte de crédit professionnelle

La ​​plupart des comptes-chèques d'entreprise offrent une variété de moyens d'effectuer des paiements y compris les cartes de débit, le paiement de factures en ligne et les virements électroniques. Cependant, selon le montant et le type d'achats que vous devez effectuer, vous souhaiterez peut-être demander une carte de crédit professionnelle. Tout comme avec un compte bancaire professionnel, une carte de crédit professionnelle permet de séparer facilement vos finances professionnelles et personnelles.

Vous n'avez pas besoin de posséder une grande entreprise ni même de constituer une société pour être admissible à une carte professionnelle les propriétaires uniques de temps peuvent être éligibles. Vous pouvez demander une carte même si votre entreprise est nouvelle et n’a pas commencé à générer des revenus. Cependant, si vous avez un revenu, c’est un plus. Vous devrez probablement estimer vos dépenses prévues sur la carte, ce qui aidera les émetteurs à déterminer la taille de votre limite de crédit. Si vous n'êtes pas sûr du montant de crédit disponible dont vous aurez besoin, il est préférable d'estimer une valeur supérieure plutôt que inférieure.

4. Trouvez un système comptable adapté à vos besoins

Quels que soient le type, la taille ou la complexité de votre entreprise, vous devez trouver un système comptable adapté aux besoins de votre entreprise. Le IRS vous permet de choisir le système d'archivage de votre choix, à condition qu'il montre clairement vos revenus et dépenses. Votre système peut être entièrement manuel et écrit sur papier. Mais je ne pense pas qu’il existe un véritable substitut à un outil financier en ligne ou à un logiciel de comptabilité de bureau. Pensez simplement aux avantages de pouvoir utiliser une application pour smartphone pour envoyer une facture, suivre le temps facturable ou prendre une photo d'un reçu qui est automatiquement téléchargé et stocké dans le cloud. La plupart des programmes de comptabilité des petites entreprises sont faciles à utiliser, même si vous n’êtes pas comptable. Ils vous permettent généralement de télécharger des images de reçus et de documents et d'importer automatiquement des données d'institutions financières.

5. Obtenez toujours des reçus pour vos dépenses professionnelles

Bien que le fait d'être indépendant signifie que vous êtes responsable de payer plus d'impôts qu'un employé W-2, l'avantage est que vous pouvez demander des déductions fiscales professionnelles. Les déductions fiscales sont excellentes parce qu'elles réduisent le montant du revenu imposable de votre entreprise, ce qui réduit à son tour l'impôt que vous devez payer.

Mais la preuve que votre déduction fiscale est valide vous appartient. Cela signifie que vous devez conserver les pièces justificatives, telles que les reçus, les factures et les paiements aux employés. La bonne nouvelle est que vous pouvez stocker ces documents cruciaux sous forme numérique, plutôt que sous forme de documents papier, si vous le souhaitez. Vous pouvez toujours demander une déduction fiscale même si vous n’avez pas le reçu. Cependant, si l'IRS vérifie l'une de vos déclarations de revenus, vous devrez peut-être expliquer exactement comment vous avez calculé les impôts que vous avez payés.

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6. Éliminez le papier le plus possible

Le dématérialisation du papier ou le moins de papier possible permet de gagner de la place dans votre bureau et de protéger vos données et documents contre le vol, le feu ou les dégâts d’eau. Un système sans papier permet non seulement d'économiser des ressources environnementales, mais également de gagner du temps. Essayez d'éliminer tous les documents entrants, tels que les factures, les relevés de compte et les reçus.

Notez qu'il y a certains documents papier essentiels que vous devrez toujours conserver, tels que les actes, les licences ou les registres commerciaux avec l'original scellés. Vous pouvez avoir d'autres enregistrements ou contrats qui devraient être conservés à des fins légales. En cas de doute, consultez un avocat pour connaître les exigences légales et les délais de prescription dans votre état. Réduisez continuellement ce que vous recevez chaque mois. Chaque fois que vous ouvrez votre boîte aux lettres physique et que vous voyez du papier à l'intérieur, prenez note pour vous connecter à votre compte en ligne ou contactez le marchand et demandez à passer sans papier.

Personne n'aime frapper les livres, mais c'est essentiel si vous voulez rester dans les affaires.