Les 5 principaux avantages d'un système de gestion de contenu cloud

Dans une récente étude de Forrester la société a découvert qu'une stratégie de gestion de contenu moderne était cruciale pour que les organisations atteignent leurs objectifs de transformation numérique. L'enquête a montré que plus de 75% des répondants estimaient que l'amélioration de la gestion du contenu était essentielle pour accélérer leur activité numérique. Pour Forrester, une approche de gestion de contenu moderne signifie une gestion de contenu cloud. Cet article examine certains des avantages que vous devriez attendre d'une solution de gestion de contenu basée sur le cloud.

Dans son rapport, Forrester explique pourquoi il considère la gestion de contenu basée sur le cloud comme si vitale pour la transformation numérique: «Alors que les demandes de capacités de collaboration augmentent et le contenu devient plus numérique, la capacité de fournir un accès simple, sécurisé et transparent au contenu pour les parties prenantes internes et externes est cruciale pour la réussite de l'entreprise… Les services de contenu cloud simplifient l'accès, la création de contenu et le traitement avec les clients et les partenaires commerciaux, rationaliser l'expérience d'interaction avec le contenu pour toutes les parties prenantes. »

La gestion de contenu dans le cloud rend le contenu automatiquement disponible quand et où l'utilisateur en a besoin. Il fournit des informations via des services de contenu cloud qui sont personnalisés pour tout cas d'utilisation métier, et livrés directement dans les applications métier que vos employés utilisent. Pour la plupart des entreprises, ces services sont fournis via une plate-forme centrale de gestion de contenu cloud – telle que OpenText Extended ECM Platform ou OpenText Documentum .

(Vous pouvez trouver une définition plus complète dans notre article précédent sur: Qu'est-ce que la gestion de contenu dans le cloud? )

Il s'agit d'un domaine de la technologie numérique en voie d'adoption rapide. Researchandmarkets.com évalue la valeur du marché de la gestion de contenu cloud à 12,6 milliards de dollars en 2020 – grâce au développement de cas d'utilisation tels que la gestion des cas et la gestion des flux de travail – et devrait atteindre 34 milliards de dollars d'ici 2022 . Cette croissance est tirée par les avantages que les organisations obtiennent grâce à l'adoption de systèmes de gestion de contenu basés sur le cloud.

Un peu plus de Forrester

Les solutions de gestion de contenu cloud ont évolué à partir de la gestion de contenu d'entreprise (ECM) traditionnelle. espace. ECM a été conçu pour contrôler le contenu de l'entreprise en introduisant un référentiel central pour stocker et gérer le contenu tout au long de son cycle de vie. Cependant, les systèmes ECM étaient souvent encombrants et loin d'être conviviaux. Dans sa recherche, Forrester a demandé aux répondants d'évaluer les avantages du logiciel de gestion de contenu cloud par rapport à l'installation d'ECM sur site. Vous pouvez voir les résultats dans le tableau ci-dessous.

Les réponses de ces sondés sont très révélateurs. Par le passé, le besoin de solutions de gestion de contenu était compris en termes d’amélioration des coûts, de l’efficacité et de la conformité. Cependant, il est clair que l’introduction de solutions de gestion de contenu dans le cloud, que vous pourriez considérer comme une gestion de contenu d’entreprise basée sur le cloud, a complètement changé la perspective des avantages à obtenir. Les vertus opérationnelles du coût, de l'efficacité et de la conformité, bien que toujours importantes, ont été remplacées par des objectifs commerciaux stratégiques tels que l'amélioration de la satisfaction client, une collaboration accrue et des cycles de vente plus rapides.

Examen des principaux avantages de la gestion de contenu cloud

Prenons un aperçu de cinq avantages clés que les entreprises récoltent grâce à l'adoption de solutions de gestion de contenu dans le cloud.

Libérer la valeur du contenu

Le volume considérable de documents et de contenu générés dans une entreprise a conduit à la nécessité de gérer et de stocker le contenu. informations générées, ainsi que de les rendre disponibles et utilisables pour les travailleurs du savoir. Autant que 80% de toutes les informations dans une organisation sont des informations non structurées dans des documents, e-mails, vidéos, etc. Cela a été appelé « gros contenu» . La valeur commerciale enfermée dans le Big Content est tout aussi grande que la valeur dans le Big Data. L'ECM sur site, mettant l'accent sur le contrôle et la conformité, permettait de gérer le contenu mais pas d'optimiser. La gestion de contenu basée sur le cloud aligne le contenu sur les processus métier afin de se concentrer sur l'autonomisation du personnel et des partenaires et de libérer toute la valeur du contenu disponible pour votre organisation.

Collaboration croissante au sein de l'organisation… et au-delà

Mise en évidence par le COVID-19 pandémie, les gens doivent pouvoir consulter et travailler sur des documents de n'importe où, que ce soit à la maison, sur la route ou au bureau. Les meilleurs systèmes de gestion de contenu cloud permettent un accès sécurisé sur n'importe quel appareil. Il est devenu encore plus fondamental pour la transformation numérique en facilitant le flux d'idées et le partage d'informations entre le personnel et leur communauté commerciale plus large. Il fournit les informations quand et où elles sont nécessaires pour accroître la collaboration et l'innovation dans toute la communauté. En offrant un accès sécurisé et évolutif au contenu, le cloud aide à établir rapidement les nouveaux modèles opérationnels en cours de déploiement dans un monde post-pandémique.

Intégration du contenu avec les processus métier

Aujourd'hui, les entreprises doivent automatiser les processus horizontaux tels que les comptes fournisseurs, traitement des factures, gestion des dossiers, gestion des contrats et gestion de la correspondance. Pour répondre à cette demande toujours croissante de connectivité au-delà des frontières de l'entreprise, les solutions de gestion de contenu d'entreprise basées sur le cloud sont conçues pour être intégrées aux processus et systèmes métier de base. La plate-forme de gestion de contenu cloud offre une gestion et une gouvernance centralisées des informations tout en garantissant que le contenu est rendu disponible à la périphérie grâce à l'intégration dans des applications d'entreprise, telles que l'ERP ou le CRM, pour responsabiliser l'employé à chaque étape du processus, tout en aidant à automatiser auparavant manuellement étapes de processus axées sur le contenu.

Augmentation de la productivité et de la satisfaction des employés

Une approche de gestion de contenu centrée sur le cloud apporte des gains de productivité avérés par rapport aux systèmes sur site précédents. Forrester a constaté que deux fois plus d'entreprises ont vu des avantages de productivité de leurs systèmes de gestion de contenu cloud que celles qui ne disposent que de systèmes sur site. Une explication majeure à cela est la plus grande facilité d'utilisation des systèmes cloud. Pour simplifier à l'extrême, le contenu peut désormais être transmis à la personne afin qu'elle puisse faire son travail plus rapidement et plus efficacement.

L'enquête Forrester a révélé que la convivialité du contenu était le troisième plus grand avantage attendu d'un cloud solution de gestion de contenu basée. Une autre raison de l'importance de la convivialité est la croissance de la génération Y au sein de la main-d'œuvre moderne. On prévoit que d'ici 2025 les trois quarts de la main-d'œuvre mondiale seront des milléniaux qui s'attendent à une excellente expérience utilisateur sur l'appareil de leur choix. Une bonne solution de gestion de contenu cloud est non seulement vitale pour libérer la valeur du contenu métier, mais aussi pour attirer et fidéliser le personnel.

Amélioration de la sécurité et de la protection des données

Il est étrange que l'augmentation massive de l'adoption du cloud n'ait pas dissipé les préoccupations au sein de nombreuses organisations concernant la sécurité de l'information. Ironiquement, les niveaux de sécurité disponibles sur le Web dépassent désormais ceux disponibles via les déploiements sur site. De plus, un système de gestion de contenu cloud voit sa sécurité mise à jour en temps réel. Les mises à niveau et les correctifs sont effectués au fur et à mesure de leur disponibilité, plutôt que lorsque les cycles de maintenance l’imposent.

Cela est également vrai en matière de protection des données. Les nouvelles réglementations telles que le RGPD ou le CCPA attribuent une responsabilité beaucoup plus grande à l'organisation sur la façon dont elle stocke, gère et utilise les données sensibles. Les services cloud permettent aux entreprises de savoir où toutes les données sont stockées, qui les utilise et comment elles sont utilisées. Cependant, il y aura toujours des cas où – que ce soit par nécessité ou par désir – certaines informations seront conservées derrière le pare-feu de l'entreprise. Les principales sociétés de gestion de contenu dans le cloud offrent une assistance flexible et hybride sur le cloud et sur site pour permettre des déploiements qui correspondent le mieux aux exigences exactes.

Pourquoi choisir OpenText comme fournisseur de gestion de contenu cloud

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