Le cloud pour le gouvernement : un aperçu de 4 transformations d’agence

Les agences gouvernementales progressent dans leur parcours de migration vers le cloud, mais il reste encore des progrès à faire. Chez OpenText, nous sommes bien placés pour aider les agences du secteur public à migrer vers le cloud. Notre Solution Cloud pour le gouvernement a été répertorié sur le marché FedRAMP comme étant entièrement autorisé, offrant une option cloud de gestion de contenu hautement sécurisée et à faible risque pour le secteur public.

Que vous cherchiez à accélérer votre adoption du cloud ou que vous recherchiez un point de départ pour votre migration vers le cloud, le cloud peut apporter des avantages significatifs au gouvernement. Voici quatre cas d’utilisation du cloud dans le secteur public.

1. Simplifiez et améliorez les flux de travail d’approbation

Une agence fédérale de la santé des États-Unis est chargée de réglementer la fabrication, la distribution et la commercialisation de certains médicaments en vente libre soumis à une limite d’âge. Cela inclut l’approbation des nouveaux produits.

Le processus d’approbation des nouveaux produits soumis à une limite d’âge est complexe et nécessite l’échange de milliers de documents hautement techniques et exclusifs. Tout d’abord, un fournisseur soumet ses informations à l’agence de réglementation et la demande est soumise à une évaluation complète par des scientifiques gouvernementaux. Tout au long du processus, les scientifiques doivent pouvoir correspondre avec le fournisseur pour demander des éclaircissements ou des informations supplémentaires, si nécessaire.

L’agence fédérale de la santé cherchait à mettre en œuvre une nouvelle fonctionnalité basée sur le cloud pour simplifier et gérer ce flux de travail. L’agence a exigé la création de modèles de données et de flux de travail complexes en moins d’un an, un délai sans précédent pour les projets technologiques et systémiques du secteur public. Grâce à la solution OpenText Cloud for Government, l’agence fédérale de la santé a pu mettre en place cette fonctionnalité en neuf mois.

Avec OpenText™ ECM étendu et OpenText™ AppWorks™ l’agence a pu déployer rapidement un flux de travail centré sur les documents pour la gestion électronique du processus d’approbation des nouveaux produits pharmaceutiques soumis à une limite d’âge. Les soumissions sont automatiquement traitées via le flux de travail en fonction du type de soumission et d’approbation et la soumission est ensuite envoyée aux scientifiques du gouvernement pour examen.

Grâce à la plateforme Extended ECM, la documentation est acheminée vers plusieurs utilisateurs pour révision et approbation, permettant une édition collaborative et rationalisant le processus de révision. Un outil appelé Letter Generator permet à l’agence de santé de correspondre directement avec les fournisseurs pour demander des informations ou des documents supplémentaires si nécessaire. La plate-forme de développement low-code AppWorks permet de répondre rapidement aux futures demandes de fonctionnalités, permettant ainsi de réaliser des maquettes et des prototypes rapides et faciles de nouvelles fonctionnalités.

2. Passer du papier au numérique

Comté de Harris, le plus grand comté de l’État du Texas (n°3 en Amérique), fournit des services publics essentiels à plus de 4,7 millions d’habitants, notamment l’éducation, la santé publique et les services sociaux. Harris County Universal Services, l’organisation qui fournit des solutions informatiques aux 80 départements du comté de Harris, cherchait à améliorer ses pratiques de gestion des documents.

Traditionnellement, les départements s’appuyaient sur des systèmes et des processus individuels pour gérer les enregistrements et utilisaient des entrepôts pour stocker des documents papier ou des lecteurs partagés pour partager des informations. Les archives physiques augmentaient le risque de perte de données en cas de catastrophe, et les silos de données limitaient la collaboration et ralentissaient la prestation de services. Une inondation massive provoquée par l’ouragan Harvey en 2017, qui a submergé 25 à 30 % du comté de Harris, a mis en évidence les risques liés à l’entreposage de documents papier.

Pour moderniser sa gestion des documents, le comté de Harris a déployé Extended ECM, une plateforme centrale de gestion de contenu d’entreprise que tous les services pouvaient utiliser pour stocker leurs documents sous forme numérique. Grâce à l’ECM étendu, le comté de Harris a pu remplacer le processus papier utilisé par le département de santé publique pour les demandes de budget adressées au tribunal du commissaire par un flux de travail numérique rationalisé. La numérisation du flux de travail des demandes de budget a permis un gain de temps important, permettant au service de recevoir des réponses plus rapides aux demandes de budget.

En outre, la solution a permis au comté de Harris de remplacer les processus manuels de gestion des documents dans la division de l’impôt foncier et de tirer parti des solutions OpenText de capture d’informations et d’extraction de données pour rationaliser les processus de comptabilité fournisseurs. La nouvelle solution a réduit les efforts de gestion des dossiers jusqu’à 50 % dans certains cas.

3. Gérez en toute sécurité les documents dans le cloud

Une agence gouvernementale bien connue facilite un accès équitable et durable à l’accession à la propriété et à des logements locatifs abordables et de qualité à travers l’Amérique.

L’agence fédérale du logement gère un grand nombre de documents liés à son activité principale, tels que les demandes de prêt, les détails du prêteur, les détails du prêt, les documents juridiques et les contrats. L’agence de logement cherchait à mettre à niveau son logiciel de gestion de contenu existant vers la dernière version, hébergée dans OpenText Cloud.

L’agence a pu effectuer une mise à niveau et migrer vers le cloud d’un seul coup. Grâce à sa nouvelle solution, l’agence dispose désormais d’un système de gestion de contenu sécurisé basé sur le cloud qui répond à ses exigences d’accès et de sécurité, opérationnel en cinq mois. En plus d’avoir une interface utilisateur modernisée, la mise à niveau garantit également une sécurité accrue et une réduction des coûts puisque l’agence a retiré son propre centre de données.

4. Gérer les dossiers et maintenir la conformité

Une agence gouvernementale de défense recherchait une solution de gestion de documents capable de prendre en charge une grande variété de cas d’utilisation et des quantités importantes de fichiers sur des instances internes et externes de sa solution de gestion de contenu. L’agence exigeait également que la solution soit conforme aux réglementations gouvernementales afin de garantir la bonne gestion, la préservation et l’élimination des documents électroniques.

L’agence dispose d’un écosystème polyvalent avec plusieurs instances internes et externes de sa solution de gestion de contenu. Dans cet environnement, l’agence a mis en œuvre Extended ECM comme solution de gestion des dossiers conforme, hébergée dans le cloud Microsoft® Azure.

En plus d’être une solution de gestion de documents certifiée pour répondre à toutes les exigences de la stratégie de gestion de documents du ministère de la Défense, la solution a également contribué à rationaliser la gestion globale du contenu de l’agence. Depuis sa mise en œuvre en 2014, des référentiels supplémentaires et des systèmes existants ont été migrés vers le système OpenText, brisant les silos de données et permettant le retrait des systèmes existants. Aujourd’hui, le système compte plus de 22 000 utilisateurs et gère plus de 100 millions de fichiers. Il est entièrement intégré aux outils et processus informatiques des autres agences.

Les solutions cloud gouvernementales autorisées par FedRAMP permettent une transition transparente et sécurisée vers le cloud.

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