La solution en 5 minutes qui peut transformer votre liste de tâches

Juin
15, 2021

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Les avis exprimés par les contributeurs de Entrepreneur sont les leurs.

Il y a des jours où ma liste de choses à faire se sent électrisée. Chaque tâche est urgente et la page contient tellement d'éléments étoilés qu'elle ressemble à une constellation. Que vous soyez employé, entrepreneur, manager ou PDG, vous avez probablement ressenti la même chose. Il peut être difficile de savoir sur quoi travailler ou par où commencer.

La réponse tient en un seul mot : Impact.

Trouvez l'activité avec le plus grand potentiel d'amélioration. Appliquez-le à vos plus grands nombres, y compris des métriques telles que les clients, l'argent, l'exposition ou les économies, et vous obtiendrez des résultats exponentiels. C'est l'équation de l'impact. Les individus, les équipes, les services et les organisations entières peuvent utiliser cette approche pour prendre des décisions et définir des priorités stratégiques.

Les quatre quadrants d'impact

Vous pouvez télécharger l'image des quatre quadrants en utilisant ce lien.

Nous voulons tous faire un travail significatif, mais il n'est pas toujours facile d'identifier lequel activités produiront les plus gros dividendes. Si vous êtes confronté à ce dilemme, dressez une liste de toutes les possibilités. Notez qu'il ne s'agit pas d'un inventaire de tâches direct ; parfois, l'imprimante a besoin de plus de papier, par exemple, que vous souhaitiez le remplir ou non. Au lieu de cela, notez tous les projets ou domaines d'intervention qui se disputent votre attention.

Ensuite, esquissez un simple graphique à quatre cases. Vous vous référerez à ce tableau lorsque vous attribuerez la lettre A, B, C ou D à chaque élément de votre liste. Voici comment les lettres se décomposent.

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Quadrant A

Petit nombre + petit avantage = faible impact[19659004] La correction d'un petit problème de produit pour une poignée de personnes atterrit dans le quadrant A. Ce sont des tâches à faible risque avec un rendement tout aussi faible, mais cela ne signifie pas qu'elles sont inutiles. Par exemple, lorsqu'un développeur rejoint notre entreprise et démarre JotForm bootcampnous lui demandons de corriger des bugs mineurs logiciels. Les nouvelles recrues doivent se mettre à niveau avant d'apporter des modifications critiques aux produits. Ces tâches à faible pression et à faible stress peuvent donc être un excellent moyen d'apprendre.

Cependant, méfiez-vous de rester coincé dans le quadrant A. Les tâches à faible impact consomment du temps et de l'énergie, et elles ont tendance à inclure des travaux de maintenance cycliques. Un produit compliqué, par exemple, n'atteindra jamais zéro bug. Si deux personnes examinent la même fonctionnalité, l'une peut voir une fonctionnalité là où l'autre voit des défauts. Consacrez la majeure partie de votre temps à des activités à fort impact.

Quadrant B

Petit nombre + grande amélioration = impact négatif

En 2012, Microsoft a publié Windows 8 pour concurrencer le style d'interface visuelle d'Apple. Microsoft a investi énormément de temps et d'argent pour créer un système d'exploitation confus et encombré que la plupart des utilisateurs de souris et de clavier rejetaient.

« Microsoft courait après l'iPad », a écrit Tom Warren dans The Verge, « et l'entreprise s'est lancée dans les écrans tactiles tout en oubliant à quoi servent réellement leurs PC. "

Windows 8 n'est qu'un exemple parmi des milliers de produits, projets et entreprises qui ne parviennent pas à évaluer les chiffres (et à comprendre leurs clients). C'est pourquoi le quadrant B est une zone dangereuse. Procédez avec une extrême prudence ici, et rappelez-vous que si vous investissez des ressources précieuses dans de grandes améliorations, les appliquer à de petits nombres produira en fait un impact négatif.

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Quadrant C

Grand nombre + petite amélioration = impact modeste

Les complications chirurgicales peuvent être dévastateur pour les patients. Ils sont également coûteux pour les prestataires de soins de santé, et ils sont souvent évitables. En 2009, des chercheurs ont demandé aux équipes chirurgicales de huit hôpitaux internationaux d'adopter une liste de contrôle de 19 éléments pour toutes les procédures en salle d'opération. Un an après la mise en œuvre de la liste par les équipes, le taux moyen de mortalité des patients a chuté de plus de 40 % tandis que les complications ont diminué d'environ un tiers.

Une liste de contrôle est une petite amélioration sans effort pour un domaine compliqué. comme la chirurgie. Mais les résultats peuvent être dramatiques et même changer la vie d'un grand nombre de personnes. Dans notre entreprise, nous publions souvent de petites mises à jour de conception et de fonctionnalités qui nécessitent un effort minimal, mais les modifications qui satisfont de nombreux utilisateurs valent toujours la peine.

Quadrant D

Grand nombre + grande amélioration = impact majeur

Vous avez toucher le jackpot. Dans ce quadrant, vos efforts peuvent produire des résultats exponentiels. Peut-être que vous développez une fonctionnalité de produit révolutionnaire qui renforce la fidélité des clients, ou que vous créez du contenu qui augmente considérablement le trafic organique.

Gardez à l'esprit que vous pouvez mesurer l'impact de différentes manières, et que les quantités n'ont pas besoin d'être à couper le souffle. Par exemple, nous avons récemment mis en place un système RH qui facilitera la vie de l'ensemble de nos 300 employés. Par rapport à XX millions d'utilisateurs, 300 est un petit nombre, mais le changement offre des avantages tangibles et continus aux personnes qui alimentent notre entreprise.

Le quadrant D est le point idéal, mais comment trouvez-vous ces projets ? Regardez à la fois à l'intérieur et à l'extérieur de vous-même ou de votre organisation pour identifier les plus gros gains. Dans notre entreprise, cela signifie analyser les données des utilisateurs et explorer comment soutenir un grand groupe de clients avec des initiatives à fort impact. Nous regardons également vers l'extérieur pour trouver des opportunités alimentées par des changements techniques, culturels et organisationnels : comment les gens travaillent-ils maintenant ? Qu'est-ce qui pourrait nous rendre tous plus productifs ? Posez des questions et restez ouvert à de nouvelles possibilités.

Liste. Attribuer. Répétez l'opération.

Essayez le système à quatre quadrants pour apprivoiser une liste de tâches incontrôlables ou définir des priorités mensuelles, trimestrielles et annuelles. Il s'échelonne de jours en années et des individus aux entreprises. Le processus deviendra également plus rapide et plus intuitif avec une utilisation répétée.

En plus de fournir de la clarté lorsque vous vous sentez dépassé, travailler pour un impact maximal calmera cette voix lancinante que nous entendons tous parfois – celle qui vous demande si vous êtes vraiment tirer le meilleur parti de votre temps, et si vous réellement faites un travail significatif. Décidez de ce qui compte, où vous êtes prêt à apporter des améliorations majeures, puis choisissez les bons chiffres pour multiplier votre impact.

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