Get It Together – Façons d’utiliser Google Agenda pour les équipes distantes

Les équipes distantes peuvent tirer parti des calendriers en ligne tels que Google Calendar pour mieux gérer leur temps. S’il y avait un moyen de garder votre équipe sur la bonne voie et d’améliorer sa concentration, n’essaieriez-vous pas ?

Google Agenda dispose de plusieurs fonctionnalités intéressantes que les équipes distantes peuvent utiliser pour rester organisées et planifier à l’avance. De plus, cela peut augmenter la productivité de votre équipe et faciliter la collaboration.

Lorsque votre équipe à distance dispose des outils nécessaires pour travailler aussi efficacement que possible, vous remarquez instantanément des résultats. Google Calendar est l’un des calendriers les plus populaires et les plus accessibles disponibles pour les équipes du monde entier.

Dans ce guide, nous vous montrerons plusieurs façons de responsabiliser votre équipe en utilisant Google Agenda. Cela inclut l’utilisation de fonctionnalités telles que les plages de rendez-vous pour une meilleure planification. Vous pouvez également créer une recherche avancée pour vous aider à retrouver un événement spécifique à la demande.

Plongeons-nous et explorons comment Google Agenda peut aider votre équipe distante à prospérer.

Autonomisez votre équipe à distance avec Google Agenda

Pour prospérer, les équipes distantes doivent être équipées des bons outils. Après tout, le travail à distance ne serait même pas possible sans la technologie dont nous disposons aujourd’hui.

Il est temps de prendre du recul et de réfléchir aux outils que vous avez fournis à vos équipes distantes à ce jour. Disposent-ils, par exemple, d’un outil de planification fiable comme Google Agenda ? Quels outils de collaboration utilisent-ils le plus fréquemment ? En comprenant leurs besoins, vous pourrez les aider à aller de l’avant.

Dans les sections ci-dessous, nous explorerons les meilleures fonctionnalités de Google Agenda pour le travail à distance. Vous apprendrez comment chacune de ces fonctionnalités peut bénéficier à votre équipe et quels sont leurs meilleurs cas d’utilisation. Commençons!

Configurer des créneaux de rendez-vous

Les plages de rendez-vous sont une fonctionnalité puissante de Google Agenda qui vous permet de bloquer des périodes spécifiques pour rendez-vous. Au lieu que quelqu’un vous envoie une invitation à une réunion et l’accepte, ces créneaux horaires facilitent grandement les choses.

Lorsque vous créez des créneaux de rendez-vous sur votre calendrier, ceux-ci deviennent des plages horaires « réservables ». Toute personne ayant accès à ces créneaux pourra réserver un moment pour vous rencontrer.

Cela a été utilisé par les professeurs qui cherchent à créer des heures de bureau réservables pour leurs étudiants. C’est un excellent moyen d’informer les autres de votre disponibilité chaque jour et de leur permettre de choisir une heure.

Des créneaux de rendez-vous ont été créés afin d’offrir aux équipes un maximum de flexibilité avec leurs horaires. Au lieu d’être obligé de programmer des événements là où ils « semblaient » convenir, cela offre une meilleure solution. Votre équipe peut voir les blocs exacts qu’elle peut réserver, prendre des mesures et les réserver, ou demander des modifications de temps.

Si votre équipe n’a pas utilisé de plages de rendez-vous jusqu’à présent, faites-leur savoir qu’elles existent. Cette excellente fonctionnalité de Google Agenda vous offre une bonne flexibilité de temps.

Utiliser les salles de réunion du calendrier

Alors que le travail à distance gagne en popularité, le travail hybride augmente également. Un employé hybride est défini comme quelqu’un qui travaille plusieurs jours au bureau et le reste à distance.

Si votre équipe n’est distante qu’une fraction du temps, la mise en place de salles de réunion de calendrier peut valoir la peine d’être mise en place. Cette fonctionnalité de Google Agenda permet à votre organisation de créer et d’étiqueter des salles de réunion. Chaque salle que vous créez peut ensuite être ajoutée aux événements et réunions du calendrier et est montrée à tous les participants.

En fonction des personnes que vous invitez à un événement ou à une réunion, Google Agenda vous aidera à choisir la salle qui vous convient le mieux. Ceci est établi sur les données que vous avez fournies sur chaque membre de votre équipe.

Trouvez n’importe quoi avec la recherche avancée

La fonctionnalité de recherche avancée de Google Agenda facilite la recherche d’un événement ou d’une réunion. Si vous n’avez jamais utilisé cette fonction de recherche auparavant, vous pouvez y accéder à partir de la loupe. Une fois que vous avez cliqué sur la loupe, un menu déroulant avec plusieurs paramètres s’affiche.

En fonction de ce que vous essayez de trouver, entrez le paramètre de recherche approprié et attendez vos résultats. Par exemple, même si vous essayez de trouver une réunion il y a des années, si l’enregistrement existe toujours, Google Agenda devrait le trouver.

Il s’agit d’une fonctionnalité que votre équipe distante doit systématiquement utiliser pour retrouver rapidement les communications passées. Nous constatons que des efforts en double sont effectués assez fréquemment, ce qui signifie que quelqu’un a effectué un travail supplémentaire. Vous pouvez économiser du temps et de l’argent avec votre équipe distante en leur apprenant à utiliser efficacement la recherche avancée.

Notifications en ligne et hors ligne

Lorsque les membres d’une équipe travaillent à distance, il est essentiel de savoir quand chacun de leurs collègues est disponible. Cela est rendu remarquablement facile avec Google Agenda et la suite d’outils Google.

Chaque fois qu’un membre de votre organisation est en ligne, il est affiché comme disponible. Cela permet aux autres membres de l’équipe de savoir qu’ils peuvent enfin tendre la main et poser une question.

Lorsqu’une personne est occupée en réunion ou absente de son ordinateur, un état approprié s’affiche. Si vous souhaitez que votre équipe à distance soit aussi efficace que possible, n’oubliez pas d’activer les notifications en ligne/hors ligne.

Bien que cela puisse sembler peu important au début, les équipes distantes peuvent avoir du mal à communiquer efficacement. Si vous venez de constituer votre équipe à distance et que vous commencez à rencontrer des problèmes, ces notifications facilitent la communication. Il n’y a pas de moyen plus rapide de gagner du temps et d’obtenir des réponses immédiates à vos questions que de tirer le meilleur parti des notifications.

Zoom arrière avec une vue annuelle

La majeure partie de votre planification sera effectuée sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle, mais pas sur une année entière. Votre équipe s’est-elle déjà assise et prévu tout un an en avantle temps bloque les événements et activités importants ?

Google Agenda propose une vue annuelle des événements de l’agenda, ce qui vous permet de voir où vous avez le plus passé votre temps. Vous pourrez également regarder plus loin et prendre de meilleures décisions en fonction de l’évolution des projections dans le futur. Si des vacances ou un événement critique approchent, vous aurez tout ce dont vous avez besoin pour planifier de tels événements avec suffisamment de temps.

Votre équipe distante doit comprendre la vision de votre entreprise et la valeur apportée par la vision sur l’année. Planifier des événements de cette manière garantit que rien ne soit manqué et vous permet de planifier les grandes vacances longtemps à l’avance.

Pensées finales

Google Agenda peut être un excellent outil pour les équipes distantes, améliorant à la fois leur productivité et leur efficacité. Si vous avez une équipe qui a besoin de collaborer et de travailler ensemble, assurez-vous de leur donner les bons outils.

Nous avons parcouru plusieurs façons d’utiliser Google Agenda au sein d’une équipe distante pour une efficacité maximale. Cela inclut la mise en place de créneaux de rendez-vous, où toute personne intéressée peut planifier un moment pour se rencontrer ou discuter.

Nous avons discuté de l’utilisation des salles de réunion disponibles dans Google Agenda pour plus de facilité et de simplicité. Les fonctionnalités supplémentaires étaient la fonction de recherche avancée, permettant des notifications en ligne et hors ligne, et un zoom arrière sur une vue annuelle.

Dans l’ensemble, Google Agenda est un excellent outil que les équipes distantes peuvent utiliser pour maximiser l’efficacité. Cela peut aider les travailleurs à distance à devenir plus efficaces et à améliorer considérablement leur productivité à long terme.

Crédit d’image : par Christina Morillo ; Pexel ; Merci!

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