Gestion en période de fermeture – Blogs insuffisants

Dans notre précédent article, Solutions aux rapprochements périodiques, première partie nous avons identifié des solutions permettant de rationaliser le processus de rapprochement afin de mieux équiper votre équipe comptable. Dans cet article, nous examinerons certains des problèmes liés à la gestion de la clôture de période et leur impact sur les organisations comptables et financières. Nous passerons ensuite en revue certains des outils disponibles pour gérer le processus de clôture et atténuer la pression associée à la clôture.

Le traitement de clôture de période et le rapprochement des comptes sont des éléments clés du processus de fin de période. Un élément primordial de la clôture de la période est qu'il doit être géré. Une multitude de tâches doivent être accomplies à chaque période proche. L’un des pièges de la fin de la période est que la direction pense que ce sont les mêmes vieilles étapes qu’il faut accomplir et que leurs employés devraient pouvoir le faire «dans leur sommeil». Indépendamment de la nature routinière des tâches, et le timing doit être activement géré.

Défis de la gestion en fin de période

Bien que de nombreuses tâches de fin de période correspondent à la même période, il existe toujours des différences et il est nécessaire de planifier son impact. En plus des modifications apportées aux tâches mensuelles, chaque clôture de trimestre et d’année apporte ses propres tâches et étapes spéciales.

Pendant la période de clôture, certaines tâches dépendent de l’achèvement d’autres. Par exemple, vous devez d'abord fermer les fichiers auxiliaires avant de fermer le grand livre. La gestion de la fermeture devient plus difficile à mesure que la main-d'œuvre est répartie. Il est facile de gérer une période de fermeture lorsque tout le monde est dans le même bureau. Cependant, de nombreuses entreprises ont réparti leurs effectifs dans des fuseaux horaires et même des continents différents. Cela peut rendre difficile de maintenir une liste coordonnée de tâches rapprochées, en particulier lorsque des modifications peuvent être apportées aux tâches. La gestion d'une fermeture nationale, voire internationale, requiert une coordination et une communication.

Il est surprenant de constater le nombre d'organisations qui ne disposent pas d'une liste de tâches et de procédures à exécuter à la clôture de la période. Pour ceux qui le font, ils sont souvent définis par les utilisateurs finaux ou différents départements; par conséquent, il peut y avoir différentes définitions et niveaux d'importance dans l'ensemble de l'organisation. Parfois, les listes sont affichées sur un lecteur partagé. Cependant, le plus souvent, ils sont gérés sur le bureau de l’ordinateur d’une personne et parfois même sur un tableau blanc. Les mises à jour arrivent par courrier électronique ou par messagerie vocale et quelqu'un vérifie ce qui a été fait, avec peu ou pas d'informations sur ce qui doit être fait, les obstacles à la tâche existante ou la synchronisation des tâches.

Pour en savoir plus sur la manière de surmonter la fermeture financière défis, vous pouvez télécharger notre guide complet ici ou ci-dessous. Sinon, restez à l'écoute pour le blog n ° 9 de la semaine à venir!