Gestion du changement – quels sont les avantages pour moi?

Les recherches suggèrent que la résistance des utilisateurs est un facteur clé dans la mise en œuvre des systèmes. On entend souvent dire que les gens n’aiment pas le changement. Ce n’est pas tout à fait vrai, cependant – les gens vont résister au changement qu’ils ne comprennent pas vraiment ou dont ils ne se sentent pas partie intégrante. Si vous pouvez répondre à une question simple, l'ensemble du programme de changement EIM devient plus naturel et moins intimidant pour les personnes qui utiliseront le logiciel quotidiennement. Cette question est la suivante: «Quels sont les avantages pour moi?»

Si quelqu'un se lève lors d'un atelier de gestion du changement ou d'une session de formation à un nouveau logiciel et demande: «Quels sont les avantages pour moi?», Vous savez que le processus de changement est susceptible de se dérouler bien. Dans cette question, ils démontrent leur volonté de changer et vous indiquent de manière décisive comment y parvenir. Si vous pouvez démontrer que la nouvelle mise à niveau logicielle ou système leur facilitera la vie et s’améliorera, il est fort probable qu’ils adoptent rapidement le changement.

En fait, le changement est naturel pour tous les gens d’affaires. Demandez-vous combien de rôles sont les mêmes qu’il ya cinq ans. Nous savons tous que notre façon de travailler et les outils à notre disposition évolueront continuellement avec le temps. Nous acceptons cela et parfois nous en sommes heureux. Par exemple, l'avènement de la vidéoconférence et de services tels que Skype évite à de nombreuses personnes de prendre un vol long-courrier pour se rencontrer en personne.

Le changement peut donc être bénéfique et les gens ne s'opposent pas au changement s'ils le voient de la même manière. leur meilleur intérêt. Cependant, la résistance des utilisateurs reste un énorme défi. Même avec des applications d'entreprise telles que la planification des ressources d'entreprise (ERP), où l'entreprise impose à tout le monde d'utiliser le logiciel, celles-ci trouvent le moyen d'introduire des solutions de rechange.

En réalité, les utilisateurs évalueront les avantages du changement. Ils se demanderont si ce changement est meilleur pour eux ou, si cela aggrave légèrement les choses, si les avantages pour l’entreprise valent la peine d’être sacrifiés. Par exemple, la plupart des mises à niveau logicielles ajouteront de nouvelles fonctionnalités, mais supprimeront également certaines fonctionnalités et modifieront l'interface utilisateur utilisée par les utilisateurs. La résistance survient lorsque le changement et le besoin de changement ne sont pas bien communiqués et que les avantages ne sont pas clairs pour chaque utilisateur.

Cinq erreurs courantes en matière d'adoption par les utilisateurs

Les gens n'apprécient peut-être pas le changement, mais ils ne sont pas obligés résistez-y si le programme de gestion du changement est efficace. Voici quelques erreurs courantes que je constate dans les programmes de gestion du changement:

1. En se concentrant sur la technologie, pas sur les personnes
   Lorsqu’il s’agit d’un programme de changement EIM volumineux, il est facile de se laisser prendre aux nouvelles caractéristiques et fonctions du logiciel. Logiciel. Vous développez une stratégie de changement et un plan de communication pour montrer à tout le monde toutes les choses excellentes qu’ils ont maintenant à portée de main. Les gens ne sont pas intéressés par les nouvelles fonctionnalités, mais par la manière dont ils peuvent les utiliser. Par exemple, si une personne consacre la majeure partie de son temps à la recherche sur les systèmes de gestion de documents, elle souhaite connaître les nouvelles fonctions de recherche puissantes qui lui feront gagner du temps. Écoutez vos utilisateurs et créez un programme qui se concentre sur les fonctionnalités qui amélioreront leur vie.
2. Manque de coordination entre les équipes informatique et de changement
   Trop souvent, l'équipe informatique et l'équipe de gestion du changement ne travaillent pas en étroite collaboration. ensemble. L’équipe informatique souhaite s’assurer que le logiciel fonctionne correctement et que le système est sécurisé et performant, mais, en répondant aux besoins initiaux des utilisateurs, il n’est pas attentif aux problèmes des personnes. L’équipe de gestion du changement prend alors le relais et est frustrée par le fait que le système n’est pas aussi convivial qu’il le pourrait. En alignant étroitement l'équipe de gestion du changement et l'équipe informatique dès le départ, vous pourrez surmonter une bonne partie de ces conflits et fournir un système EIM qui répond mieux aux besoins des utilisateurs.
3. Oublier d'impliquer les utilisateurs
   J'ai récemment rendu visite à une grande entreprise européenne. ils passaient par leur processus de test d'acceptation des utilisateurs. Juste un problème: il n'y avait pas d'utilisateurs réels! J’aimerais dire que c’était un événement rare, mais je ne le peux pas. Si vous voulez que le changement réussisse, votre peuple passe en premier. Cela signifie vraiment que vous devez les impliquer autant que possible. Examinez votre processus de gestion du changement et identifiez les opportunités d'implication accrue des utilisateurs.
4. Incompréhension de la culture d'apprentissage au sein de l'organisation
   De nombreuses nouvelles techniques d'apprentissage et de formation sont disponibles. Au cours des dernières années, nous avons constaté une adoption généralisée de l’apprentissage virtuel et de l’apprentissage en ligne. Ces technologies sont flexibles et rentables et permettent aux utilisateurs d’apprendre à leur rythme. Ils nécessitent également une culture d'apprentissage spécifique où les utilisateurs sont satisfaits de la liberté offerte par ces techniques et prennent le temps de les utiliser. J'ai passé du temps avec un grand fabricant qui venait d'investir dans un nouveau système sophistiqué d'eLearning. Je leur ai demandé s'ils avaient déjà utilisé l'eLearning et s'ils informaient leurs utilisateurs du nouveau système. Ils ne l’avaient pas fait et ils n’allaient pas le faire parce qu’ils étaient habitués à de courtes séances en classe. La philosophie «construisez-la et ils viendront» fonctionne rarement. Le changement doit s'inscrire dans le contexte de la culture d'apprentissage de votre organisation
5. Ne pas donner aux gens ce dont ils ont besoin
   L'une des erreurs les plus courantes que je rencontre est celle de l'exactitude de la documentation. C'est un gros problème dans de nombreux domaines de la gestion de logiciels, mais il peut être paralysant en gestion du changement. Le scénario le plus courant est que le nouveau logiciel EIM est fourni et que toute la documentation est parfaite. Cependant, il subit ensuite un processus de correctifs et de mises à niveau, mais la documentation n'est pas tenue à jour. Lorsque les utilisateurs finissent par adopter la nouvelle fonctionnalité issue de ces modifications, la documentation est maintenant inexacte.

On m'a récemment montré un système fantastique d'assistance à la performance fournissant tout, y compris une aide contextuelle à l'écran. Cela était très bien car toutes les informations de la section d'aide et de conseils étaient automatiquement mises à jour dans le cadre d'un processus standard. Il est important que les entreprises reconnaissent l’impact sur le changement et la qualité des instructions facilement disponibles.

En fin de compte, la gestion du changement ne sera jamais une solution unique. Il doit être adapté aux besoins individuels de l'utilisateur et aux avantages qu'il tire du nouveau logiciel EIM. Il existe maintenant des solutions empaquetées de gestion des modifications qui fournissent des modules personnalisables vous permettant de suivre les étapes de préparation, de déploiement et de post-implémentation de vos programmes de gestion des modifications. De cette manière, vous pouvez créer une expérience de changement pour les utilisateurs qui contribue à rendre l’adoption lisse et naturelle.

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