Gestion des risques de projet – Réaliser une analyse préliminaire du projet / Blogs / Perficient

Un exercice puissant et avant-gardiste utilisé dans la gestion des risques des projets, le projet préliminaire exercice de gestion préventive des risques et aide à prévenir des catastrophes coûteuses. Cela garantit que votre projet reste sur la bonne voie et minimise les risques d’échec.

Lors d’une pré-mortem, l’équipe du projet imagine collectivement que le projet a déjà échoué. Au lieu d’attendre un véritable échec, ils explorent de manière proactive causes potentielles de cet échec. En envisageant des scénarios de défaillance, l’équipe obtient un aperçu des risques et des pièges avant qu’ils ne surviennent.

Les analyses préliminaires de projet peuvent être réalisées projet par projet ou sur l’ensemble d’un programme.

Évaluation pré-mortem ou évaluation des risques du projet

Une pré-mortem se produit avant le projet démarre en se concentrant sur anticiper et atténuer problèmes potentiels. Une évaluation des risques se produit généralement après le projet commence, en identifiant les risques qui pourraient avoir un impact sur les résultats du projet.

Pré-mortems et post-mortems

Une pré-mortem et une post-mortem (analyse après projet) sont similaires. Ensemble, ils fournissent un aperçu de la dynamique du projet et aident à comprendre l’impact des décisions sur les résultats. Alors qu’une autopsie réfléchit à ce qui n’a pas fonctionné après coup, une pré-mortem anticipe les problèmes avant qu’ils ne se matérialisent.

Avantages d’une prémortem

1. Gestion proactive des risques du projet : Un projet premortem permet aux équipes de gérer les risques avant qu’ils ne se matérialisent. En imaginant le pire des cas, vous pouvez identifier de manière proactive les problèmes et les risques potentiels. Ce prise de conscience précoce vous permet de prendre des mesures préventives ou d’élaborer des plans d’urgence.
2. Prise de décision améliorée : Une pré-mortem ancre l’équipe en mettant en évidence les vulnérabilités et les risques. Cela évite un excès de confiance et encourage une évaluation plus réaliste des chances de réussite du projet. En envisageant des scénarios d’échec, les équipes prennent de meilleures décisions lors de la planification du projet.
3. Communication améliorée : Au cours de la pré-mortem, les membres de l’équipe explorent collectivement des scénarios d’échec, encourageant ainsi un dialogue ouvert et une collaboration entre les membres de l’équipe.
4. Responsabilité accrue : Une prémortem rassemble divers membres de l’équipe pour discuter des risques et des solutions. Les membres de l’équipe s’approprient les risques potentiels.

Comment ça marche?

Un exercice pré-mortem, comme de nombreux exercices de brainstorming, est mieux réalisé en personne. Compte tenu des nombreux outils de collaboration en ligne désormais disponibles, la vidéoconférence (avec écran partagé) peut être tout aussi efficace. Quelle que soit la méthode utilisée, les meilleurs résultats seront obtenus grâce à une discussion honnête, ouverte et positive.

1. Boîte à outils:

   Éléments de brainstorming typiques tels que des notes autocollantes, un tableau blanc, des marqueurs, une minuterie et un espace collaboratif. Pour une session en ligne, utilisez la vidéoconférence et un outil de collaboration en ligne.

2. Boîte horaire :

   Maximum de deux heures au total (30 minutes pour chaque séance de brainstorming, 30 minutes pour le classement et la priorisation, des intervalles de temps plus petits pour une discussion ouverte ou une exploration).

3. Participants :

   Une pré-mortem implique généralement le chef de projet, les membres de l’équipe et les parties prenantes. Plus vous avez de perspectives diverses au cours de l’autopsie, plus vous avez de chances d’identifier un risque futur potentiel et d’empêcher que ce risque ne se produise.

4. Imaginez l’échec :

   L’équipe se transporte mentalement vers le futur, où le projet a déjà échoué.

   • Imaginez le pire : commencez par révéler que le projet en question a été un désastre complet.
   • À quoi ressemble un échec de projet ? Pour qui?
   • Réfléchissez individuellement aux échecs commerciaux potentiels et à leurs causes : délais non respectés, pannes de communication, problèmes techniques, manque d’adoption, etc.

5. Travailler à l’envers :

   L’équipe travaille ensuite à rebours à partir du point d’échec pour comprendre comment cela s’est produit.

6. Classer la criticité et la probabilité du risque :

   Pour chaque scénario de défaillance, chaque membre de l’équipe donne son avis sur la gravité d’une défaillance et sa probabilité de se produire.

   • Discutez des différences de classement entre les membres de l’équipe.
   • Consensus de groupe sur la criticité et la probabilité.
   • Choisissez les 3 à 5 principaux échecs critiques/probables.

7. Stratégies d’atténuation des risques :

   Forte de ces connaissances, l’équipe peut développer des stratégies pour atténuer ces risques.

   • Comment éviter l’échec ?
   • Liste des solutions potentielles pour éliminer les pannes/causes critiques.
   • Assurez-vous de capturer les éléments d’action et de les attribuer aux membres de l’équipe.

8. Socialiser et surveiller :

   Passez en revue la liste et les solutions avec toutes les parties prenantes et recherchez des moyens de renforcer le plan.

Conclusion

N’oubliez pas que même s’il peut sembler contre-intuitif de discuter d’un échec, une analyse préalable d’un projet est un outil précieux pour garantir le succès d’un projet ! Il aide les équipes à gérer les risques de manière proactive, à améliorer la planification des projets et à favoriser un état d’esprit d’amélioration continue.