Gestion de trésorerie : le véritable coût des processus manuels et des données obsolètes

Rester à l’avant-garde de la courbe d’innovation en constante évolution est impératif pour assurer la vitalité financière de toute organisation. Malgré cette urgence, de nombreux services de gestion de trésorerie s’appuient sur des données obsolètes et des processus manuels, ignorant les vastes ramifications de telles pratiques. Dans un blog précédent, j’ai examiné les économies de coûts et de ressources que les entreprises peuvent réaliser grâce à automatiser leurs fonctions de trésorerie de base.

Les conséquences des défis en matière de processus et de données auxquels sont confrontés les services de trésorerie vont au-delà des perceptions initiales. Ils ont des implications considérables et potentiellement coûteuses, susceptibles de compromettre considérablement l’efficacité opérationnelle et la prise de décision stratégique. Il est primordial de reconnaître et de résoudre ces problèmes de front pour rester compétitif et établir une base résiliente pour une santé financière et un succès durables.

Les enjeux cruciaux de la gestion de trésorerie

Avant de se lancer dans le voyage vers un service de trésorerie plus modernisé, il est essentiel de comprendre les obstacles que l’équipe de trésorerie doit surmonter. Un rapport de Global EuroFinance intitulé « Transformation numérique de la trésorerie » décrit les défis les plus urgents auxquels sont confrontés les services du Trésor, fournissant une vue détaillée et perspicace du paysage difficile. Cette analyse est cruciale pour comprendre les obstacles multiformes qui entravent les opérations de trésorerie optimales. Les défis identifiés dans le rapport ne sont pas simplement des obstacles isolés, mais des éléments intégraux qui nécessitent une considération stratégique pour toute initiative réussie de transformation numérique en matière de gestion de trésorerie. Ces défis comprennent :

Prévision des flux de trésorerie (61 %) : Prédire avec précision les flux de trésorerie est essentiel pour la gestion de la trésorerie. Les erreurs de flux de trésorerie peuvent conduire à un surendettement ou à un excès de liquidités, deux situations qui entraînent un fardeau financier.

Exactitude et disponibilité des données (59 %) : La trésorerie s’appuie sur les données pour tout, des décisions d’investissement à l’évaluation des risques. Si ces données sont inexactes ou inaccessibles, cela peut avoir un effet domino sur l’ensemble de l’organisation. Cela augmente le risque de prendre des décisions mal informées pouvant entraîner des pertes financières.

Optimisation du fonds de roulement (41%) : La gestion efficace du fonds de roulement est la pierre angulaire des opérations de trésorerie. Cependant, cette tâche peut s’avérer ardue sans les données et les outils appropriés. Une mauvaise gestion du fonds de roulement se traduit par des opportunités manquées d’investir des fonds excédentaires ou d’obtenir un financement pour la croissance.

Processus manuels sur papier (40 %) : L’un des défis les plus répandus, mais sous-estimé, est le recours à des processus manuels et papier. Ces méthodes désuètes prennent du temps et sont sujettes aux erreurs. Ils consomment des ressources précieuses de l’entreprise qui pourraient être mieux utilisées dans la planification et l’analyse financières stratégiques.

Capacité/complexité des systèmes (32 %) : La complexité des systèmes existants peut entraver l’efficacité des opérations financières. Les équipes de trésorerie sont confrontées aux limites et à la complexité de ces systèmes, ce qui ralentit la productivité et inhibe la capacité de réagir rapidement aux dynamiques du marché.

Étonnamment, selon le même rapport, plus de la moitié (56 %) de ces services de trésorerie jouent un rôle central dans les changements stratégiques et de modèle économique de leur entreprise. Ce chiffre atteint le chiffre stupéfiant de 70 % si l’on se concentre uniquement sur l’Amérique du Nord. Ces défis, rencontrés par la plupart des services de trésorerie, soulignent la nécessité cruciale d’adopter des solutions modernes et automatisées.

Les coûts des données obsolètes et des processus manuels

De manière générale, les grandes organisations consacrent environ 32 cents pour chaque tranche de 1 000 $ de revenus aux fonctions de trésorerie, tandis que les petites et moyennes organisations supportent des coûts environ 75 % plus élevés. Le recours à des systèmes manuels et obsolètes augmente ces dépenses. De plus, ces coûts montent en flèche lorsque le service du Trésor s’engage dans une prise de décision stratégique en utilisant des données périmées et obsolètes. Essentiellement, ces coûts comprennent les éléments suivants :

1. Mauvaise prise de décision : Les données obsolètes compromettent la capacité de prendre des décisions éclairées. Les changements stratégiques, les fusions, les acquisitions ou les décisions commerciales importantes motivées par des données inexactes ou anciennes peuvent entraîner des faux pas coûteux. La santé financière d’une organisation est intimement liée à la qualité des données qui guident ses décisions stratégiques.

2. Frais généraux : Le maintien de processus manuels sur papier entraîne un coût caché : le besoin d’employés supplémentaires. Ces employés sont essentiels pour gérer et superviser ces tâches. Leurs salaires et avantages sociaux s’additionnent, contribuant aux frais généraux d’une organisation. De plus, les processus manuels nécessitent souvent des efforts supplémentaires d’audit et de conformité, ce qui augmente encore les coûts.

3. Opportunités manquées : Lorsque des données obsolètes et des processus manuels enlisent les services de trésorerie, ceux-ci manquent souvent de l’agilité nécessaire pour saisir les opportunités. Ils peuvent passer à côté de conditions de marché favorables, d’investissements potentiels ou de moyens efficaces d’optimiser leurs flux de trésorerie.

4. Risques de non-conformité : S’appuyer sur des processus manuels augmente la probabilité d’erreurs et augmente le risque de non-conformité réglementaire. Les violations de conformité peuvent entraîner de lourdes amendes et des frais juridiques, ternissant ainsi la réputation d’une entreprise.

5. Désavantage concurrentiel : Dans l’environnement commercial en évolution rapide d’aujourd’hui, les entreprises qui adoptent la transformation numérique et l’utilisation opportune des données acquièrent un avantage concurrentiel. Ceux qui sont à la traîne en raison de données obsolètes et de processus manuels risquent de prendre du retard par rapport à la concurrence.

Le coût des décisions de trésorerie prises sur la base de données obsolètes et de processus manuels ne se limite pas aux dépenses financières ; cela englobe les opportunités manquées, les mauvaises prises de décision, les risques de non-conformité et les désavantages concurrentiels. Pour éviter ces coûts, les organisations doivent donner la priorité à la transformation numérique et garantir que les services de trésorerie peuvent accéder en temps opportun à des données précises.