Gestion de projet pour les équipes de services professionnels virtuels

Avec l'avènement des outils de collaboration instantanée et de vidéoconférence, les équipes de services professionnels virtuels sont devenues la norme dans de nombreuses organisations. Les meilleures pratiques de gestion de projet pour ces équipes virtuelles nécessitent un ensemble différent de processus et de stratégies, comme le soulignent Penny Pullan et Evi Prokopi dans leur article PMI.org intitulé « Principales équipes de projet virtuelles: Do's and Don 'ts . ”

Défis des chefs de projet d'équipes virtuelles

Si votre société est présente dans le monde entier, vous devrez surmonter les différences de fuseaux horaires, de cultures et de langues entre vos équipes. En outre, si votre organisation fait partie des près de 45% des personnes ayant externalisé certaines de leurs équipes de services professionnels à des fournisseurs tiers, des contractuels ou des pigistes, cela représente un défi supplémentaire. Les horaires de travail flexibles et les équipes internes distantes jouent également un rôle dans l'équation.

Tous ces facteurs exigent un ensemble souple, mais pratique, de meilleures pratiques exploitant la technologie, la sensibilité culturelle et le droit du travail pour garantir la complétude des équipes. chaque projet à l'heure et avec excellence dans les moindres détails. Pullan souligne que dans une enquête qu'elle a menée en 2015 auprès de chefs de projets du monde entier, les mêmes défis se présentaient:

• Participation de participants distants (76% des répondants)

• Incapacité de saisir les nuances et les dynamiques de conversation (58 %)

• Différences de fuseaux horaires (56%)

• Différences culturelles (56%)

• Suivi du travail (47%)

• Différences de langue, en particulier de terminologie clé (44%)

• Détection et désamorçage conflit (42%)

• Difficultés rencontrées pour développer des relations avec des équipes virtuelles (42%)

Meilleures pratiques pour les équipes distantes afin de résoudre les problèmes

Etant donné que les équipes virtuelles font face à des défis uniques, un ensemble de meilleures pratiques ciblant ces défis créera un effectif plus cohésif. Des moyens spécifiques et cohérents de travailler avec des équipes virtuelles peuvent résoudre ces problèmes, en améliorant l'efficacité et la productivité.

1. Combinez la visioconférence et le streaming vidéo avec des fonctionnalités adaptatives

Comme le conseille Vern Hanzlik la communication avec des équipes virtuelles fonctionne mieux lorsqu'une organisation utilise à la fois la visioconférence et le streaming vidéo. Les réunions de collaboration se déroulent plus facilement lorsque les participants peuvent se voir et s'entendre. Les nuances et les dynamiques se manifestent, comme si les participants étaient dans la même pièce. Les participants ressentent un véritable lien avec l'organisation au cours de ces réunions virtuelles, établissant un engagement de 87%.

Ce pourcentage pourrait peut-être augmenter davantage si les caractéristiques d'accessibilité entrent dans la composition. Pour les équipes composées de personnes handicapées ou parlant une autre langue (ou même un dialecte), les enregistrements, les transcriptions, les traductions, les analyses des utilisateurs et la possibilité de recherche phonétique peuvent changer la donne.

Pour les équipes étrangères, il est avantageux d'avoir un participant. qui parle couramment les deux langues pour éclaircir tous les moments «perdus dans la traduction». Avoir quelqu'un qui est bilingue est indispensable lorsque la langue seconde est une langue difficile à traduire, même avec les algorithmes les plus sophistiqués, tels que le turc. Même un simple avertissement peut perdre son sens si personne qui connaît les deux langues ne peut expliquer ce que veut dire le locuteur.

La diffusion vidéo en continu est préférable pour les grandes réunions, telles que l’intégration, la formation et les discours d’exécutif, conseille Hanzlik. Là encore, les fonctionnalités adaptatives sont indispensables pour les participants présentant des différences de langue ou des handicaps.

Grâce à ces deux outils, combinés aux fonctionnalités adaptatives nécessaires, une organisation peut relever plusieurs des défis les plus urgents:

• Mobilisation de participants distants

• Incapacité à saisir les nuances et les dynamiques de conversation

• Développer des relations avec des équipes virtuelles

2. Utiliser les ordres du jour des réunions pour concentrer les équipes distantes

Comme le révèle l’enquête de Pullan, les ordres du jour des réunions peuvent aider les équipes de services professionnels virtuels à se mettre sur la même page avant le début de la réunion. Lorsque les participants peuvent se préparer à la réunion grâce à des idées de recherche et de réflexion, ils ont plus de chances de parvenir rapidement à un consensus sur les solutions.

3. Trouvez des solutions pratiques aux différences de fuseaux horaires

Bien que des outils en ligne comme le très populaire convertisseur de fuseaux horaires de TimeandDate.com puissent fournir une conversion précise à une date et une heure données, ce n’est que la moitié du combat. Trouver un moment pour se rencontrer quand les deux équipes seront disponibles pour des réunions, par exemple, peut être un défi.

Pour les réunions, les deux parties pourraient avoir à faire un peu de compromis. Qu'il s'agisse de se lever quelques heures plus tôt ou de retarder un peu l'heure du coucher, les équipes peuvent réfléchir ensemble pour trouver une solution viable. Pour éviter les réunions trop fréquentes, une organisation peut utiliser des outils de collaboration pour résoudre la plupart des problèmes.

Comme le conseille Zapier Matthew Guay tirer parti des différences de fuseaux horaires par rapport aux tâches des équipes permet de mener le travail à bien plus efficacement. Par exemple, une équipe d’écrivains des deux côtés du globe peut écrire et éditer à tour de rôle les travaux de l’autre, ce qui permet d’obtenir un travail plus précis.

4. Développer une culture d'entreprise inclusive mais cohérente pour surmonter les différences et les conflits culturels

Un article de 2013 du New York Daily News souligne la nécessité de développer une culture d'entreprise inclusive. Afin de réduire les risques de vol, plusieurs banques américaines ont interdit la coiffe et les lunettes de soleil à l'intérieur de leurs portes. Leur raisonnement? Les coiffures et les lunettes de soleil masquaient les caractéristiques d'identification, rendant plus difficile l'identification des clients ou des employés qui tentaient un vol qualifié ou des transactions frauduleuses. , hijabs, bonnets ou autres couvre-chefs. Un employé mennonite ou musulman, par exemple, se sentirait exclu – même si l'entreprise prévoyait que les employés fassent une exception pour éviter les lois anti-discrimination sur l'emploi.

Au lieu de cela, mettez en place des politiques inclusives tenant compte des différences culturelles. [19659004] En outre, une organisation ferait bien d'encourager son personnel à en apprendre davantage sur les différences culturelles entre ses équipes. Avec des équipes virtuelles dont les membres traversent les frontières internationales, il est indispensable d’apprendre et de pratiquer un comportement culturellement approprié. Affirmer les différences culturelles en célébrant différentes fêtes, en encourageant le port de vêtements traditionnels lorsque cela est approprié et en apprenant au moins quelques phrases dans la langue de l'équipe d'outre-mer contribue grandement à la création d'une culture inclusive.

Deuxièmement, comme Kevin Gardner conseille, une organisation doit créer une culture cohérente qui unit ses équipes malgré les différences culturelles. L’accent mis sur le travail d’équipe, ainsi que sur des «normes strictes, des mérites et une vision partagée», aide à créer des équipes dont les liens transcendent leurs différences. Une fois de plus, une culture aussi transformatrice est encore plus importante lorsque les équipes sont séparées par la distance.

Gardner indique cinq domaines essentiels dans lesquels une organisation peut favoriser une culture transcendant les fuseaux horaires et les frontières culturelles:

• Transparence : Les équipes enseignantes expliquent comment et pourquoi l'organisation fonctionne, tout en fixant des objectifs de performance mesurables et transparents, afin de renforcer la cohésion.

• L'atténuation de la bureaucratie, de la microgestion et des silos: Au lieu de cela, une organisation devrait mettre l'accent sur la collaboration, le travail d'équipe et une culture agile qui favorise la communication et la résolution de problèmes. Lorsque les membres de l'équipe surveillent mutuellement leur travail, ils peuvent alléger le fardeau des superviseurs et leur permettre de s'autonomiser dans le processus.

• Habilitation: Pour tirer pleinement parti des compétences de chaque membre de l'équipe, une organisation doit fournir des possibilités de formation. , valorisent les contributions des individus et permettent à leurs idées de s’enraciner.

• Valoriser chaque membre de l’équipe: Reconnaissez les plus petites réalisations. L'envoi de petits cadeaux lors d'occasions spéciales permet de créer des liens qui transcendent les fuseaux horaires et les frontières. Lorsqu'une entreprise considère son personnel distant comme un client précieux, les membres de cette équipe se sentent comme un élément précieux de l'organisation.

• Encourager la collaboration : Encouragez chaque membre de l'équipe à obtenir l'avis de ses collègues. . Une telle collaboration donne aux équipes une nouvelle perspective qui peut conduire à une percée dans un nouveau produit ou service. Permettez aux équipes de s'approprier chaque projet afin de créer un esprit d'équipe qui surmonte les obstacles de distance et de culture. Une telle approche peut mieux détecter et désamorcer les conflits en mettant les différences de côté pour se concentrer sur un objectif.

5. Améliorer la formation pour faciliter l'adoption de nouvelles technologies

Adam Heitzman de Inc a déclaré: «Ralentissez pour accélérer.» Lorsque de nouvelles technologies font leur apparition, Il est rentable d'éduquer vos équipes virtuelles sur tous les aspects des nouveaux outils et processus, y compris pourquoi la nouvelle technologie les aidera à mieux faire leur travail. Lorsqu'une organisation anticipe les obstacles et trouve des solutions pour mettre tout le monde au courant avant de mettre la nouvelle technologie en place, cela peut améliorer l'efficacité et générer des profits plus importants à long terme.

Lorsqu'une organisation prend le temps nécessaire pour intégrer la nouvelle technologie à leurs équipes de services professionnels virtuels peuvent à bon escient transformer ces équipes de services professionnels en leaders d’opinion organisationnels, comme le souligne Elena Tewari . Elle observe que des équipes de services professionnels bien formées et bien informées deviennent la "première ligne des perturbations technologiques" au sein d'une organisation.

Les meilleures pratiques produisent des résultats fructueux

Avec un ensemble réfléchi de meilleures pratiques s'appuyant sur une culture d'entreprise cohésive. , l'engagement et la productivité vont augmenter parmi toutes les équipes, qu'elles soient contingentes ou internes. Lorsque l'autonomisation, la transparence et l'innovation deviennent vos priorités principales, la gestion des projets de vos équipes virtuelles produira des résultats fructueux, où qu'ils se trouvent dans le monde.

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