Il est courant que les employés demandent des informations sur les RH, telles que leur solde de congés personnels (PTO), leur solde de jours de maladie, leurs avantages sociaux, leurs fiches de paie et leurs retenues d’impôt. (Heck, je le fais tout le temps.) Il est également nécessaire pour une entreprise d’effectuer des vérifications des antécédents des employés potentiels avant de proposer une offre.
Lorsque le personnel des RH gère manuellement les demandes d’informations sur les employés et les vérifications des antécédents des candidats, cela détourne le personnel des RH de tâches plus précieuses telles que la formation et le perfectionnement des employés et passe le plus de temps possible à faire correspondre les candidats aux postes vacants. Répondre manuellement aux demandes d’informations des employés et effectuer des vérifications des antécédents des candidats impose une lourde charge administrative au personnel des RH et prend beaucoup plus de temps que les employés, les candidats et le personnel des RH ne le souhaiteraient.
Il est également important d’avoir une visibilité sur les demandes des employés et les vérifications des antécédents des candidats pour éviter la duplication des efforts, améliorer les processus et l’efficacité et répartir le travail équitablement. Sans une telle visibilité, il est difficile de prendre des décisions éclairées en matière de gestion des ressources humaines.
Défis rencontrés
Découverte Ltée., un fournisseur mondial de services financiers et d’assurance sud-africain comptant 12 000 employés, était confronté à tous les problèmes susmentionnés. Le personnel des RH a répondu aux demandes des employés par e-mail et par téléphone, n’avait pas de processus de suivi des demandes des employés et a effectué des vérifications des antécédents des candidats par e-mail et par téléphone. Tout cet univers – le personnel des RH, les employés et les candidats – a estimé que les processus prenaient trop de temps. Cela a frustré toutes les parties et les a laissées dans l’espoir d’une meilleure expérience. Les responsables RH estimaient qu’ils pouvaient améliorer les opérations globales et la productivité s’ils disposaient d’une visibilité suffisante sur les tâches et le statut du personnel RH.
Solutions découvertes
Heureusement, Discovery a amélioré l’interface et l’expérience RH pour les employés, les candidats et le personnel RH grâce à la numérisation et à l’automatisation. Travailler avec Facteurs de réussite SAP solutions, l’entreprise a créé un portail pour un accès immédiat aux demandes RH standard et des vérifications automatisées des antécédents des candidats grâce à la robotique. Discovery a également automatisé les rapports à l’échelle de l’entreprise sur les tâches et le statut du personnel des RH, pour faire la lumière sur les opérations et aider à améliorer la satisfaction des employés en réduisant les tâches administratives et les doubles emplois, en équilibrant les charges de travail et en réorientant les rôles.
Design de portail élégant
Pour donner vie au portail, Discovery a repensé 12 processus, automatisé 37 processus et créé 110 liens vers 53 politiques d’employés pour les plateformes en libre-service. En plus de l’accès direct aux libre-services, Discovery comprenait des services assistés par chat et un outil pour évaluer la qualité de la résolution.
Des résultats stellaires
Le portail des employés satisfait les employés avec des réponses immédiates, et les vérifications automatisées des antécédents des candidats garantissent que les candidats progressent le plus rapidement possible dans le processus d’évaluation. Les deux solutions permettent au personnel des RH de se concentrer sur le développement des employés, le recrutement des candidats et l’intégration.
Les résultats incluent une réduction de 25 % du temps d’embauche des candidats et 45 % du personnel RH libéré des tâches manuelles pour développer la main-d’œuvre et recruter. Sans interaction RH requise dans de nombreux cas, un employé accède au portail et récupère les informations souhaitées en une seule session. Les niveaux de service pour la résolution des demandes des employés sont passés de 80 % à 93 %. Quatre-vingt pour cent des employés de Discovery utilisent le portail et l’ont noté avec un score de satisfaction de 2,5 sur 3.
Les résultats comprenaient également une économie de 10 % du budget grâce à la centralisation, à l’automatisation des processus et au redéploiement de capacités hautement qualifiées dans l’entreprise ; et réduction de 32 % des effectifs généralistes RH et de 41 % de l’effort administratif RH grâce à la réorientation des rôles et à la requalification des employés.
Tous ces excellents résultats ont été obtenus grâce aux solutions créatives de Discovery, qui leur ont valu une place de finaliste dans le Prix de l’innovation SAP 2022.
« Travailler avec les solutions SAP a permis aux RH de créer une fonction de services partagés différenciée grâce à la numérisation et à l’automatisation, améliorant l’expérience des personnes et améliorant la productivité », a déclaré Kammy Sing, responsable du groupe People Operations, Discovery Ltd.
Pour en savoir plus sur la solution primée de Discovery, consultez leurs SAP Innovation Awards plate-forme de lancement.
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